As viagens corporativas são uma parte essencial da estratégia de crescimento e relacionamento das empresas. Seja para encontrar clientes, representar a empresa em feiras e eventos ou apoiar a abertura de novas filiais, as viagens têm grande impacto nos negócios.
Inclusive, a maioria dos tomadores de decisão de viagens afirma que o aumento do orçamento do setor impulsiona o crescimento da receita (64%) e da lucratividade (59%) da empresa, segundo o relatório Value of Business Travel.
Porém, é natural que esses deslocamentos consumam muitos recursos financeiros. Afinal, a empresa é responsável por custear transporte, alimentação, hospedagem, entre outros serviços.
Por isso, conquistar um retorno sobre investimento (ROI) positivo deve ser uma prioridade para os gestores de viagens, buscando justificar e garantir o equilíbrio sustentável das despesas.
Continue lendo o artigo para aprofundar seu conhecimento sobre ROI e descobrir como metrificar e maximizar esse indicador no setor!
ROI é a sigla para "Return on Investment", ou Retorno sobre Investimento. Essa é uma métrica usada para avaliar a eficiência de um investimento financeiro em diversas áreas de uma empresa.
Sua relevância também se aplica às viagens a trabalho, referindo-se à análise da receita que a viagem trouxe em relação ao que foi gasto com deslocamentos, hospedagens, alimentação, entre outros custos.
Este indicador é indispensável para justificar os gastos com viagens e demonstrar seu valor para a empresa.
Teoricamente, o ROI pode ser calculado da seguinte forma:
[(retorno financeiro da viagem - custo da viagem) ÷ custo da viagem] × 100.
Essa fórmula traz um resultado em porcentagem, relacionando o custo total da viagem com seu retorno financeiro.
Porém, o "retorno" pode ser algo variável, e até mesmo abstrato, quando falamos em viagens corporativas. Ele pode ser mensurado de diversas formas, levando em consideração os objetivos da viagem e da empresa.
Em alguns casos, esse retorno pode ser um benefício financeiro direto, como uma negociação fechada, um cliente conquistado ou um contrato assinado.
Em outras situações, o retorno pode incluir métricas relacionadas ao impacto nas operações internas, como a produtividade da equipe, desenvolvimento de projetos ou implementação de novas tecnologias.
Existem também viagens cujo objetivo é gerar um retorno intangível, como a manutenção do relacionamento com um cliente, o reforço da marca por meio da presença em um evento ou um encontro presencial de um time remoto, que resulta em novas ideias e inspirações.
Pensando nessa grande variação de possíveis cenários, podemos listar alguns exemplos de métricas relacionadas ao cálculo do ROI em viagens corporativas:
Esse é, sem dúvida, um dos retornos mais tangíveis e fáceis de medir quando se trata de viagens corporativas, pois é diretamente financeiro e mensurável. Acompanhe quantas oportunidades foram geradas e qual a taxa de conversão dessas oportunidades em contratos reais, além do valor desses contratos.
Medir a satisfação de clientes e parceiros é uma excelente forma de mensurar o ROI, especialmente quando o foco da viagem não é diretamente gerar uma venda, mas fortalecer relacionamentos.
A satisfação pode levar a negócios futuros ou fidelização, o que, a longo prazo, pode resultar em retorno financeiro, embora de maneira indireta. Essa métrica pode ser acompanhada por meio de pesquisas de satisfação e coleta de feedbacks.
Esse tipo de retorno é negligenciado frequentemente, mas pode ser muito valioso. Caso a viagem seja voltada para o desenvolvimento profissional, a melhoria de desempenho após o retorno pode ser uma métrica relevante.
Se o colaborador participou de uma capacitação ou curso, além de acompanhar a aplicação prática do conhecimento no dia a dia, é possível solicitar que ele compartilhe o aprendizado com sua equipe.
O fortalecimento da marca através de viagens, seja por meio de networking, visibilidade em eventos ou pelo aumento do reconhecimento no mercado, é um retorno de valor estratégico.
Mesmo que o impacto financeiro imediato não seja evidente, o fortalecimento da posição da empresa no mercado pode gerar retornos futuros. A pesquisa de percepção de marca antes e depois da viagem é uma boa maneira de medir esse retorno.
A economia obtida por meio de negociações com fornecedores de viagens ou pelo acesso a tarifas exclusivas com agências corporativas também é uma métrica útil.
Além disso, a implementação de novos processos ou tecnologias que resultem em mais eficiência também pode ser um retorno positivo, pois impacta diretamente no custo-benefício das viagens.
A eficiência do uso do tempo em viagens pode ser refletida na quantidade de reuniões realizadas, decisões tomadas ou tarefas completadas. Esse acompanhamento é importante para otimizar o valor do tempo gasto fora do escritório.
Para garantir um cálculo assertivo, é preciso somar todos os custos relacionados à viagem corporativa, sejam eles diretos ou indiretos. As principais despesas são:
Passagens aéreas ou terrestres;
Alimentação, incluindo refeições de negócios;
Cursos e eventos, se for o caso da viagem.
Quer garantir um cálculo preciso? Confira nosso artigo sobre como calcular os custos de uma viagem corporativa, essencial para o cálculo do ROI!
Entender e calcular o ROI em viagens corporativas vai muito além de justificar despesas. Esse indicador pode ser uma ferramenta estratégica e poderosa para tomada de decisão e melhoria contínua do programa de viagens.
Veja algumas das principais vantagens do cálculo do ROI no setor:
Ao apresentar um ROI positivo, o gestor de viagens consegue demonstrar o impacto positivo das viagens nos resultados da empresa. Isso facilita a defesa de orçamentos em reuniões com o board e dá suporte a decisões de investimento futuras.
Quando o retorno das viagens é mensurado, é possível garantir que elas estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Viagens com baixo ROI, por exemplo, podem ser revistas ou ajustadas com base em dados, e não apenas em achismos.
O cálculo do ROI permite a identificação de padrões, como os tipos de viagem que geram mais valor, os destinos com melhor custo-benefício e os setores com melhores resultados.
Viagens com baixo ROI, por exemplo, podem ser revistas ou ajustadas. A partir dessa análise, ajustes mais inteligentes podem ser realizados com base em dados, e não apenas em achismos, aumentando a eficiência dos investimentos.
Com dados de ROI bem estruturados, os processos se tornam mais transparentes tanto para a gestão quanto para os viajantes. A transparência gera confiança e fortalece o comprometimento com os resultados esperados para cada deslocamento.
Em cenários de incerteza ou necessidade de respostas rápidas, contar com informações objetivas sobre o desempenho das viagens oferece um diferencial competitivo. Decisões mais ágeis e precisas podem ser tomadas, priorizando ações que realmente tragam retorno e impacto para o crescimento da empresa.
Se calcular o ROI das viagens é importante, otimizar esse retorno é ainda mais. Afinal, se a empresa está investindo tempo e dinheiro, é preciso garantir que cada viagem gere o máximo de impacto.
Veja a seguir algumas estratégias para potencializar o ROI das suas viagens!
Para economizar recursos e obter o melhor ROI, é necessário estabelecer regras claras sobre o que pode ser reservado e os limites de gastos. Para isso, crie uma política de viagens detalhada, cobrindo todos os pontos essenciais.
Além da definição de limites de gastos, a política deve incluir fornecedores preferenciais e processos claros de reserva.
Em vez de múltiplas viagens curtas, muitas empresas incentivam viagens mais longas para concentrar reuniões e atividades, reduzindo deslocamentos repetidos. Essa tendência de "slow travel" otimiza as viagens, tornando-as mais produtivas, além de melhorar a experiência do viajante e reduzir o impacto ambiental.
Imprevistos acontecem, e é importante estar preparado. Segundo a TravelPerk, em 2023, 79% dos viajantes corporativos foram afetados por interrupções em suas viagens, com 40% sofrendo atrasos superiores a uma hora. Outros 24% tiveram reservas canceladas. Nesse sentido, priorizar reservas flexíveis protege os custos da viagem, potencializando o ROI final.
Lembra-se de que o retorno pode ser algo variável? Para evitar confusões ou interpretações equivocadas, é importante estabelecer objetivos definidos para cada viagem e indicadores padronizados, garantindo um acompanhamento assertivo e contínuo. Dessa forma, é muito mais fácil observar os resultados e maximizar o ROI.
Aplique ferramentas para digitalizar o acompanhamento dos indicadores e automatizar a aplicação das regras e políticas internas. Além de reduzir o trabalho manual, a tecnologia é uma grande aliada para impulsionar os resultados.
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A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece a praticidade de uma plataforma integrada para gestão de viagens aliada à inteligência operacional com foco em dados e performance, maximizando o ROI da sua empresa.
Centralizando todos os serviços de viagem em um só lugar, a VOLL permite que sua política fique visível de forma didática para o viajante, aplicada automaticamente na solicitação de reservas. Isso é essencial para aumentar a adesão à política e, como consequência, reduzir custos.
Além disso, as regras podem ser personalizadas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador.
Informações como antecedência, orçamento máximo por diária e valor total da viagem passam a integrar a jornada de compra e aprovação, proporcionando total transparência e eliminando gastos desnecessários.
A VOLL também permite um acompanhamento detalhado e estratégico de dados através de relatórios e dashboards. Os gestores podem visualizar solicitações fora da política, os destinos mais utilizados e o comportamento dos viajantes, dentre outros dados importantes para o aumento do ROI.
Outro recurso essencial para maximizar os investimentos é a VOLL Wallet: o sistema de gestão de despesas corporativas mais eficiente do mercado.
A solução permite o controle e a gestão completa de meios de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real.
Com fluxos de aprovação personalizados e automatização de conciliação, conferência e pagamentos, seu orçamento estará sempre dentro dos limites.
Portanto, se você deseja uma gestão de viagens mais estratégica, orientada por dados e conectada aos objetivos da sua empresa, entre em contato com a VOLL! Vamos, juntos, alcançar resultados extraordinários.