Viajar a trabalho envolve riscos que podem estar presentes desde a emissão do bilhete. Segundo a IATA (International Air Transport Association), só em 2023 mais de 20% dos voos no mundo tiveram algum tipo de atraso, e em regiões da América Latina a taxa de cancelamentos superou 3%.
Além disso, fatores como instabilidade climática, segurança pública em determinados destinos e fusos horários podem comprometer tanto a agenda de negócios quanto o orçamento da empresa.
Essas variáveis tornam indispensável a adoção de um scorecard de risco por viagem — uma ferramenta que combina dados de diferentes fontes para atribuir uma pontuação de risco a cada deslocamento. A partir desse score, gestores podem aprovar, ajustar ou até reprovar pedidos antes da compra, reduzindo custos e aumentando a segurança do viajante.
Um simples atraso pode parecer inofensivo, mas em uma viagem a trabalho, ele se transforma em diárias extras de hotel, transporte não planejado e reuniões adiadas. Em situações mais graves, como instabilidade política ou problemas de segurança em determinados destinos, o impacto vai além dos custos e passa a envolver a integridade do colaborador.
Esses riscos não se limitam ao viajante. Para a empresa, eles podem significar perda de negócios, prejuízos financeiros e até dificuldades em manter a política de viagens. Muitas vezes, diante de um imprevisto, o colaborador acaba tomando decisões por conta própria — comprando uma nova passagem ou escolhendo hospedagem fora do contrato — o que compromete tanto a governança quanto o orçamento.
É por isso que mapear riscos antes da emissão é tão importante. Com dados em mãos, o gestor consegue decidir de forma preventiva, protegendo o viajante e mantendo o programa sob controle.
Para criar um scorecard de risco por viagem, o primeiro passo é selecionar as variáveis que mais influenciam na jornada do colaborador e atribuir pesos de acordo com sua relevância, organizando informações que permitam avaliar o nível de risco de forma objetiva.
Entre as variáveis mais comuns estão:
Rota: Destinos com histórico de atrasos frequentes, conexões longas ou instabilidade política recebem pontuações mais altas.
Horário: Voos noturnos ou em horários de pico costumam ter maior probabilidade de alteração.
Clima: Destinos sujeitos a chuvas intensas, tempestades ou nevascas aumentam a chance de cancelamentos.
Segurança local: Índices de criminalidade, greves ou manifestações afetam diretamente a exposição do viajante.
Infraestrutura: Aeroportos menores, com menor capacidade de reacomodação, ampliam o risco em caso de imprevistos.
Vale lembrar que cada empresa pode ajustar os pesos de acordo com sua realidade. Um grupo de mineração, por exemplo, pode priorizar riscos de segurança, enquanto uma empresa de tecnologia pode dar maior ênfase à pontualidade e ao tempo produtivo do colaborador.
Uma vez atribuída a pontuação no scorecard de risco, é importante traduzi-la em faixas que orientem a tomada de decisão para evitar interpretações subjetivas e dar clareza tanto para o gestor quanto para o viajante.
Veja um exemplo de estrutura:
Baixo risco (0–30 pontos): Viagem aprovada sem restrições adicionais.
Risco moderado (31–60 pontos): Aprovação condicionada a ajustes, como escolha de voos em horários alternativos ou inclusão de seguro viagem.
Alto risco (61–90 pontos): Necessidade de validação extra pela área de governança ou direção, podendo incluir plano de contingência.
Risco crítico (91–100 pontos): Reprovação da viagem ou substituição por alternativas, como reunião virtual.
Esse modelo torna o processo mais transparente, reduz decisões individuais e cria alinhamento entre todas as áreas envolvidas no programa de viagens.
Leia também: Dispersão de risco: distribuindo viajantes-chave em voos diferentes.
O scorecard de risco precisa refletir a realidade do momento, caso contrário perde sua função como ferramenta de decisão. A qualidade do modelo está diretamente ligada às fontes de dados utilizadas. Se os indicadores não forem confiáveis ou estiverem desatualizados, a empresa corre o risco de aprovar viagens que expõem o colaborador a situações críticas ou de reprovar deslocamentos que poderiam ocorrer com segurança.
As principais fontes que sustentam a atualização do scorecard são:
Companhias aéreas e aeroportos: Dados sobre histórico de atrasos, índices de cancelamento e capacidade de reacomodação em cada rota.
Órgãos governamentais e internacionais: Alertas de segurança, informações sobre saúde pública e recomendações oficiais de viagem (como Itamaraty, OMS ou OACI).
Serviços de meteorologia: Previsões e registros de eventos climáticos que podem comprometer voos e deslocamentos terrestres.
Fornecedores locais: Hotéis, transportadoras e operadores informam sobre disponibilidade, infraestrutura e possíveis restrições regionais.
Plataformas de gestão de viagens: Consolidação automática de dados em tempo real, integrando variáveis de diferentes fontes em painéis de fácil consulta.
Esse cruzamento de informações garante que o scorecard seja um instrumento vivo de governança e proteção para o programa de viagens.
De nada adianta criar um scorecard detalhado se não houver governança clara sobre quem define as regras, quem valida os resultados e como as informações são utilizadas no dia a dia. A governança garante que o score não seja apenas um relatório, mas uma ferramenta efetiva de decisão.
Alguns pontos essenciais:
Responsáveis definidos: Áreas como Compras, Financeiro, Segurança e RH devem estar envolvidas, com papéis claros de aprovação e revisão.
Revisões periódicas: O scorecard precisa ser atualizado em ciclos definidos (trimestral ou semestral), incorporando novas variáveis e ajustando pesos conforme mudanças no cenário.
Critérios transparentes: Os viajantes e gestores devem conhecer as faixas de risco e as ações previstas, evitando decisões arbitrárias.
Integração com políticas de viagem: O score precisa estar conectado à política corporativa, garantindo que as regras de reacomodação, orçamento e canais oficiais sejam respeitadas.
Auditoria e compliance: O processo deve ser documentado, permitindo rastreabilidade das decisões e maior segurança para a empresa.
Com governança bem estruturada, o scorecard passa a ser um aliado estratégico da gestão de viagens corporativas, equilibrando segurança, eficiência e compliance.
Score que fica na planilha não muda decisão. Para gerar efeito antes da emissão, o modelo precisa calcular o risco automaticamente, sugerir ajustes e acionar quem decide. A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, conta com uma plataforma proprietária que integra dados, políticas e atendimento para garantir uma experiência tranquila tanto para quem gerencia quanto para quem viaja.
Na prática, a VOLL atua em todas as etapas da gestão de riscos em viagens corporativas, oferecendo recursos que dão vida ao scorecard e garantem que ele seja aplicado de forma preventiva e consistente:
Risk gate na pré-emissão: O pedido passa por cálculo automático (rota, horário, clima, segurança). Se ultrapassa a faixa, o sistema exige ajuste de rota/horário, inclusão de seguro ou validação extra.
Pesos e faixas parametrizáveis: Gestores definem variáveis e pesos; a VOLL configura o scorecard e agenda revisões periódicas, com trilha de auditoria.
Dados e alertas em tempo real: Integração com pontualidade de voos, meteorologia e advisories reclassifica o score e notifica quem aprova.
Workflow com orçamento pré-aprovado: Ações conectadas à política (ordem de reacomodação, teto por situação), reduzindo tempo de resposta e compras fora do canal.
Atendimento 24/7 e VOLL VIP: Execução imediata do plano (mesma cia > outra cia > pernoite), equipe multilíngue e concierge prioritário para executivos.
Ligação com despesas e compliance: Cada decisão de risco já nasce conciliada ao custo total da viagem, com relatórios para governança.
Empresas como Itaú, Ifood, Afya e outras diversas já contam com a VOLL para tomar decisões mais seguras antes da compra, menos imprevistos e maior previsibilidade para o programa de gestão de viagens corporativas.
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