Dispersão de risco: distribuindo viajantes-chave em voos diferentes

Viagens corporativas são essenciais para o crescimento das empresas, permitindo a expansão de mercados, o fechamento de negócios, a participação em eventos estratégicos e o fortalecimento de relacionamentos com clientes e parceiros.

No entanto, onde há movimento e dinamismo, há também riscos. Nesse contexto, um dos grandes desafios dos gestores de viagens é garantir a segurança e a continuidade dos negócios diante de imprevistos.

Em um cenário em que atrasos, cancelamentos e até mesmo incidentes mais graves podem ocorrer, a exposição de ativos humanos essenciais em uma única ocorrência se torna uma vulnerabilidade crítica.

Diante disso, surge a dispersão de risco em viagens corporativas: uma estratégia proativa e inteligente para proteger seus colaboradores e a reputação da empresa.

Siga a leitura para entender mais sobre essa prática!

Quais são os riscos de concentrar viajantes-chave no mesmo voo?

Imagine que o CEO, o CFO e o Diretor de Vendas estão a caminho de uma reunião decisiva com um investidor potencial, todos no mesmo voo. De maneira inesperada, o voo é cancelado devido a uma pane mecânica. Ou, no pior cenário possível, um incidente ocorre.

Essas são situações que, infelizmente, podem acontecer e trazer consequências negativas para a empresa.

O fato é que a concentração de líderes e profissionais-chave em um único voo ou meio de transporte representa um enorme risco operacional e reputacional. 

Em caso de atraso prolongado, cancelamento ou, na pior das hipóteses, um acidente, as perdas potenciais podem ser muitas:

• A ausência simultânea de vários líderes pode estagnar projetos, adiar decisões importantes e comprometer a agilidade da empresa em um mercado competitivo.

• Reuniões com clientes ou investidores podem ser perdidas, resultando na perda de contratos valiosos ou no atraso de iniciativas que impulsionariam o crescimento.

• Além dos custos com remarcações e acomodações, a interrupção de operações ou a perda de negócios pode gerar perdas financeiras significativas.

• A percepção de desorganização ou vulnerabilidade pode prejudicar a imagem da empresa junto a stakeholders, investidores e até mesmo aos próprios colaboradores.

• A incerteza e o estresse decorrentes de uma situação como essa podem afetar negativamente o moral dos funcionários.

Diante desses riscos, a dispersão se mostra uma necessidade estratégica para qualquer empresa que valorize a continuidade de seus negócios e a proteção de seus ativos humanos.

Identificando viajantes-chave: quem incluir na estratégia de dispersão de risco?

O primeiro passo para implementar uma estratégia eficaz de dispersão de risco é identificar quem são os viajantes-chave da sua empresa.

Pensar nos cargos de C-level é apenas a camada mais superficial: a definição pode (e deve) ser mais ampla, considerando o impacto que a ausência de um indivíduo ou grupo teria na continuidade das operações.

Para isso, você pode considerar alguns critérios. Confira na lista a seguir:

• C-level e alta gerência: diretores, presidentes, vice-presidentes e outros executivos que têm poder de decisão e são indispensáveis para a estratégia e operação diária da empresa.

• Profissionais com conhecimento técnico único: colaboradores que possuem expertise altamente especializada, conhecimento profundo de sistemas críticos ou são os únicos responsáveis por determinadas funções estratégicas.

• Vendas: equipes responsáveis por negociações com clientes de grande porte ou por fechar negócios que representam uma parte significativa da receita da empresa.

• Envolvidos em eventos-chave: pessoas delegadas para conferências importantes, representantes em feiras setoriais ou equipes que apresentarão produtos ou serviços a um público estratégico.

• Equipes de projetos críticos: além dos perfis anteriores, considere membros estratégicos de projetos de alta prioridade, especialmente em viagens voltadas à gestão desses projetos.

O ideal é que essa identificação seja feita em conjunto com as áreas de Recursos Humanos e a alta direção, garantindo que todos os papéis críticos sejam mapeados. Uma matriz de criticidade, como a matriz GUT, pode ser útil para categorizar e priorizar esses viajantes.

Como implementar a dispersão de risco?

Uma vez identificados os viajantes-chave, é preciso estabelecer regras claras e objetivas para a dispersão de risco. Essas diretrizes devem ser integradas à política de viagens corporativas e comunicadas de forma transparente a todos os envolvidos.

O limite máximo de viajantes pode ser definido:

• Por rota: definir, por exemplo, que para uma mesma rota (origem-destino), um máximo de dois ou três viajantes-chave podem estar no mesmo voo.

• Por cargo/nível hierárquico: estabelecer que não mais do que um executivo C-level ou dois diretores de áreas diferentes podem viajar juntos. Isso garante que, em caso de imprevisto, sempre haverá um líder em posição de comando.

• Por período de viagem: em viagens que envolvem a mesma conferência ou evento, mesmo que as equipes viajem em dias diferentes, é importante que não haja sobreposição total dos horários de voo dos viajantes-chave.

Quando a dispersão em voos diferentes na mesma rota for necessária, é importante definir também uma diferença mínima de horário entre as partidas. 

Por exemplo, se o CEO vai em um voo, o CFO só poderá embarcar em outro voo que parta com, no mínimo, 3 horas de diferença. Isso evita que ambos sejam afetados por um atraso generalizado ou por um cancelamento que atinja um bloco de voos próximos.

Em rotas onde a dispersão aérea pode ser uma dificuldade, considere outros meios de transporte, como ônibus leito-cama, se a distância permitir.

Por fim, é preciso reconhecer que podem haver situações excepcionais. No entanto, qualquer exceção à política de dispersão deve passar por um rigoroso processo de aprovação, envolvendo a alta gerência e, idealmente, a área de riscos da empresa.

Benefícios da dispersão de risco em viagens de negócios

A implementação de uma política de dispersão de risco em viagens corporativas traz benefícios importantes para a empresa, protegendo os colaboradores e a operação. Confira as principais vantagens a seguir:

Continuidade das operações

Ao garantir que as funções críticas da empresa não sejam paralisadas por um único evento, a dispersão de risco assegura que a tomada de decisões continue fluindo e que as operações essenciais sejam mantidas, minimizando interrupções.

Redução de custos

Evitar a paralisação de projetos e a perda de negócios significa proteger receitas e evitar os custos associados à recuperação de um atraso operacional. 

A interrupção de uma negociação importante pode gerar perdas milionárias, muito além do custo de uma passagem aérea extra.

Além disso, embora possa parecer que a compra de passagens separadas represente um custo adicional, o prejuízo de um voo cancelado com toda a liderança a bordo, incluindo remarcações de última hora, hospedagens e perda de produtividade, geralmente supera em muito o investimento inicial na dispersão.

Proteção da reputação da empresa

Uma empresa que demonstra ter um plano robusto para mitigar riscos fortalece sua imagem junto a investidores, clientes, parceiros e colaboradores, transmitindo uma imagem de organização, responsabilidade e resiliência.

Segurança dos colaboradores

Embora o foco seja na empresa, a política de dispersão também demonstra uma preocupação com a segurança e o bem-estar dos colaboradores. Ao minimizar o impacto de incidentes, a empresa protege seus ativos mais valiosos: as pessoas.

VOLL: o parceiro estratégico na gestão de viagens

Implementar e gerenciar uma política de dispersão de risco pode parecer complexo, especialmente para empresas com um volume significativo de viagens e um grande número de viajantes-chave. É nesse ponto que a VOLL se torna um parceiro estratégico essencial.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece uma plataforma completa que integra gestão de viagens, mobilidade e despesas.

Com tecnologia de ponta e recursos robustos, algumas funcionalidades que apoiam a gestão de risco são:

• Aplicação automatizada de políticas de viagem;

• Rastreabilidade de viajantes;

• Soluções de duty of care;

• Fluxos de aprovação personalizáveis;

• Suporte especializado 24/7;

• Relatórios e dashboards detalhados.

Milhares de grandes empresas, como Nubank, McDonald's, iFood e Itaú, já utilizam a VOLL para otimizar processos e impulsionar resultados.

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