Perda do cartão corporativo: como garantir pagamentos sem travar a viagem

O cartão corporativo é uma solução robusta que elimina o desgaste dos processos de reembolso, centraliza as despesas e oferece visibilidade em tempo real. No entanto, sua praticidade traz uma vulnerabilidade: a possibilidade de perda, roubo ou bloqueio inesperado durante um deslocamento.

Se o colaborador ficar sem seu principal meio de pagamento em outra cidade ou até em outro país, a viagem pode sofrer grandes impactos. 

Por isso, o gestor deve mapear e oferecer um plano B, com opções claras que garantam que o colaborador não fique desamparado, assegurando a continuidade dos pagamentos e a segurança financeira da operação.

Siga a leitura e descubra dicas práticas para criar um plano de contingência em caso de perda do cartão corporativo!

O papel do cartão corporativo nas viagens a trabalho

O uso do cartão corporativo se consolidou como uma das melhores práticas em gestão de despesas. Ele oferece transparência, segurança e capacidade de auditoria que os adiantamentos em dinheiro e os processos de reembolso não conseguem proporcionar, pois centraliza os pagamentos e facilita o controle das despesas.

Esse meio de pagamento permite:

• Definir limites precisos e personalizados;

• Acompanhar cada transação em tempo real, possibilitando intervenção rápida em caso de desvio de política;

• Realizar conciliação simplificada por meio da integração direta com sistemas de gestão ERP e plataformas de reservas.

Mas, apesar de todos os benefícios, nenhum meio está imune a imprevistos. Extravio, roubo, dano físico, falhas técnicas e até mesmo um bloqueio preventivo automático e indesejado da operadora, devido a transações atípicas, são situações que podem interromper o acesso ao meio de pagamento. 

Diante desses problemas, um plano de contingência bem estruturado faz toda a diferença.

O que fazer em caso de perda do cartão corporativo?

Para evitar que um imprevisto como a perda do cartão corporativo atrapalhe a viagem, é essencial ter processos definidos e bem comunicados.

Veja, a seguir, as principais medidas que um gestor deve implementar para garantir continuidade financeira e segurança durante a viagem:

1. Bloqueio imediato e comunicação com o emissor

A primeira e mais urgente ação é o bloqueio. O colaborador deve ter acesso facilitado (via aplicativo de gestão de despesas ou contato de emergência 24/7) para desativar o cartão em questão de minutos.

Além do bloqueio, é importante registrar oficialmente o ocorrido junto ao emissor, solicitando o envio de um cartão de substituição. Dependendo do país e do banco, é possível receber o novo cartão em até 48 horas.

Garanta que o viajante saiba exatamente para quem ligar ou qual canal utilizar, a qualquer hora e em qualquer fuso horário. A equipe de suporte (financeiro ou de viagens) deve estar treinada para priorizar esse tipo de atendimento.

2. Geração de cartão virtual para substituição imediata

Enquanto o novo cartão físico não chega, o gestor pode gerar um cartão virtual corporativo. Esses cartões, disponíveis nas principais soluções financeiras empresariais, podem ser criados instantaneamente, com:

• Valor limite e validade definidos;

• Categoria de despesa específica (ex.: hospedagem, transporte, alimentação);

• Autorização prévia de um gestor ou centro de custo.

O viajante pode utilizá-lo para pagamentos online (como sites de companhias aéreas e reservas de carros) ou para pagamentos presenciais, cadastrando-o em carteiras digitais (Google Pay, Apple Pay) no celular. Ele pode ser excluído assim que o novo cartão físico for emitido ou ao término da viagem.

3. Pagamento via Pix corporativo

O Pix corporativo se tornou uma das ferramentas mais ágeis e eficientes em casos de emergência financeira.

Com ele, é possível transferir valores instantaneamente para o colaborador, fornecedor ou estabelecimento, sem depender do cartão físico. 

O gestor pode definir limites diários por colaborador ou centro de custo, além de categorias autorizadas de uso.

Algumas plataformas corporativas já integram o Pix à política de viagens, permitindo que o pagamento seja feito com rastreabilidade e conciliação automática, sem perda de controle.

O Pix corporativo evita que o colaborador utilize recursos pessoais e precise solicitar reembolso, mantendo a fluidez e a transparência financeira da operação.

Leia mais: Cartão corporativo vs. Pix: Qual a melhor opção para a sua empresa?

4. Emissão de carta de garantia

Em situações que envolvem hotéis e locadoras de veículos, que exigem um cartão para check-in e garantia de despesas extras, o meio físico perdido pode ser substituído por um documento oficial.

Nesses casos, a solução mais eficiente é a carta de garantia, documento emitido pela empresa ou pela agência de viagens corporativas, informando que o pagamento será feito diretamente pela empresa, sem necessidade do cartão no momento da reserva.

Mantenha modelos padronizados de cartas de garantia, aprovados pelos departamentos jurídico e financeiro, prontos para uso em situações emergenciais. O documento deve conter:

• Nome do hóspede e período da estadia;

• Dados da empresa e assinatura do responsável financeiro;

• Valor total ou estimado da reserva;

• Contato para confirmação de pagamento.

A carta deve ser enviada diretamente por e-mail ao hotel ou fornecedor, com cópia para o viajante. Isso garante que a responsabilidade financeira seja transferida do viajante para a empresa, permitindo a continuidade da hospedagem.

Boas práticas de controle e governança em caso de perda do cartão

Para que o plano de contingência funcione na prática, é essencial definir previamente quem pode autorizar despesas emergenciais e quais são os limites por centro de custo ou categoria.

Um processo eficiente deve incluir:

• Responsáveis locais ou regionais para aprovar gastos emergenciais;

• Limites automáticos configurados na plataforma de gestão;

• Critérios claros de prioridade, como hospedagem, transporte e alimentação.

Essas regras permitem que, mesmo na ausência do cartão físico, o gestor tenha segurança para liberar pagamentos urgentes sem comprometer o orçamento da empresa.

Outro ponto importante é a rastreabilidade das despesas: seja um Pix ou um gasto com cartão virtual, o viajante deve ser instruído a registrar a nota fiscal ou o comprovante imediatamente na plataforma, junto com um breve relatório do ocorrido. Isso permite que a auditoria interna compreenda o contexto e valide a despesa com agilidade.

Empresas que utilizam integração entre o ERP e plataformas de gestão, como a VOLL, podem automatizar esse processo, eliminando lançamentos manuais e reduzindo erros contábeis.

Comunicação com o viajante e fornecedores

Mesmo com tecnologia e processos robustos, a comunicação é o pilar mais importante da gestão de crises em viagens corporativas. Por isso, o gestor deve desenvolver um plano de comunicação claro e imediato entre todos os envolvidos.

Forneça um guia aos colaboradores com o passo a passo para situações de perda do cartão (bloqueio, contatos e alternativas) e mantenha canais de suporte 24 horas (via telefone, WhatsApp corporativo ou aplicativo). Garanta que o colaborador saiba exatamente quem pode autorizar pagamentos emergenciais.

Em relação aos fornecedores, mantenha contato prévio com hotéis, locadoras e transportadoras para facilitar a aceitação de cartas de garantia ou novos meios de pagamento. Além disso, utilize a plataforma de gestão para emitir autorizações digitais de pagamento quando necessário.

Essa comunicação estruturada evita desgastes, mantém o viajante seguro e preserva a imagem da empresa junto aos parceiros. Ela se torna ainda mais simples e segura quando a empresa conta com uma agência que integre viagens e despesas, como a VOLL.

Gestão integrada de viagens e despesas: conheça a VOLL

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria, integra a gestão de viagens e despesas para garantir fluidez e segurança de ponta a ponta.

Com uma plataforma completa e intuitiva, a VOLL oferece:

• Controle total de todas as etapas da viagem, da reserva ao reembolso;

• Gestão completa de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix, com administração inteligente em carteiras digitais;

• Criação de cartões de crédito corporativos virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna de gastos;

• Personalização de políticas conforme cargo, nível, departamento ou até mesmo por colaborador;

• Bloqueio e personalização de aprovações para gastos corporativos, por categoria ou limite de valor;

• Tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real;

• Pagamentos 100% rastreáveis e pré-conciliados via Pix corporativo, em poucos segundos e com prestação de contas automatizada;

• Agentes de IA que identificam anomalias em comprovantes e pagamentos, acionando o colaborador para reembolso de valores não aprovados;

• Relatórios gerenciais completos e dashboards intuitivos para acompanhamento de indicadores financeiros.

As principais empresas do mercado, como McDonald's, Localiza, Nubank e iFood, contam com a VOLL para transformar a gestão de viagens e conquistar os melhores resultados. 

A Andrade Gutierrez, por exemplo, aumentou a adesão à sua política de viagens de 60% para 80% em 2025 com o apoio da VOLL, fortalecendo a governança e reduzindo custos.

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