Spend management: boas práticas e ferramentas para reduzir custos nas empresas

Spend management é a forma como a empresa estrutura, controla e otimiza tudo o que envolve seus gastos ao longo da operação. Isso inclui desde a seleção de fornecedores, negociação de contratos e criação de pedidos de compra até o pagamento de despesas, controle do fluxo de caixa e acompanhamento dos resultados financeiros.

O tema ganhou ainda mais relevância com o aumento da complexidade das operações. De acordo com a Institute of Finance & Management, empresas que não possuem processos estruturados de gestão de gastos enfrentam dificuldades recorrentes em visibilidade, controle e eficiência operacional, especialmente em ambientes com múltiplos fornecedores e sistemas.

O impacto aparece na rotina: processos manuais, como reembolsos e conciliações, aumentam o retrabalho e dificultam o acompanhamento dos gastos em tempo real. Sem dados estruturados, a gestão perde capacidade de análise, reduz o controle sobre despesas operacionais e limita a tomada de decisão.

Neste conteúdo, você vai entender:

• O que é spend management e como ele se aplica na gestão de gastos;

• Qual a diferença entre spend management e expense management;

• Como o processo funciona dentro das empresas;

• Por que ele é importante para controle, governança e eficiência;

• Como otimizar a gestão de gastos na prática;

• Quais ferramentas ajudam a automatizar o processo.

O que é spend management?

Spend management (gestão de gastos) é a prática estratégica e tecnológica de monitorar, controlar e otimizar todos os custos de uma empresa, desde a solicitação de compra até o pagamento final

O objetivo é organizar toda a jornada do gasto, incluindo etapas como seleção e avaliação de fornecedores, negociação de contratos, emissão de pedidos, processamento de faturas e acompanhamento do fluxo de caixa. A proposta é garantir visibilidade de gastos em tempo real e maior controle sobre cada etapa da operação.

Assim, o spend management conecta diferentes áreas e sistemas da empresa. Ele depende da integração com ERP e outras plataformas para consolidar dados, automatizar processos e reduzir falhas operacionais. Sem essa integração, a gestão tende a ficar fragmentada e com baixa confiabilidade de informações.

Outro ponto central é a capacidade de transformar dados em inteligência. A partir da consolidação das despesas, a empresa consegue aplicar práticas como spend analysis, gestão de categorias e auditoria automatizada de notas fiscais. Esse nível de análise permite identificar oportunidades de economia, reduzir gastos invisíveis e melhorar a eficiência no fluxo de caixa.

Ao estruturar esse modelo, a organização também fortalece a governança e o compliance financeiro, garantindo que os gastos sigam políticas definidas e que haja rastreabilidade em toda a operação. O resultado é uma gestão mais previsível, integrada e orientada por dados.

Qual a diferença entre spend management e expense management?

A principal diferença é que spend management é um processo estratégico, proativo e abrangente que controla todas as saídas de caixa da empresa, enquanto o expense management (gestão de despesas) é um processo reativo e focado no rastreamento e reembolso de gastos operacionais individuais dos funcionário, como é o caso das viagens corporativas.

Assim, o spend management atua de forma ampla, cobrindo todo o ciclo gestão de compras e gestão de gastos da empresa. Isso inclui planejamento orçamentário, seleção de fornecedores, negociação, contratos, pedidos de compra, pagamentos e análise dos resultados.

Já o expense management tem um foco mais específico. Ele está relacionado à gestão das despesas operacionais do dia a dia, como reembolsos, uso de cartões corporativos, adiantamentos e prestação de contas.

Isso significa que o expense management é uma parte do spend management.

Essa diferença fica mais clara quando se observa o nível de atuação:

• No expense management, o foco está em registrar, controlar e auditar despesas;

• No spend management, o objetivo é estruturar o ciclo completo de compras e otimizar o uso dos recursos.

Qual a conexão entre gestão de despesas e gestão de compras?

A gestão de despesas e a gestão de compras estão diretamente conectadas porque compartilham a mesma base de dados e impactam os mesmos indicadores financeiros.

Despesas operacionais, como viagens, mobilidade ou compras recorrentes, fazem parte do total de gastos da empresa.

Quando essas informações não estão integradas, a área de compras perde visibilidade sobre parte relevante da operação. Isso compromete a análise, reduz o poder de negociação e dificulta a tomada de decisão.

Por outro lado, quando há integração entre essas frentes, a empresa consegue consolidar fornecedores, melhorar a governança e ampliar a eficiência no controle de despesas operacionais.

É essa conexão que permite transformar dados dispersos em inteligência de negócios aplicada à gestão de gastos.

Como funciona o spend management?

O spend management funciona como uma estrutura integrada que organiza todas as etapas relacionadas aos gastos da empresa. Ele conecta o ciclo de compras, o controle financeiro e a análise de dados em um fluxo contínuo. Confira abaixo um resumo de como é o processo de spend management.

1. Planejamento orçamentário

O processo começa com o planejamento orçamentário e diretrizes de gasto. Nessa etapa, áreas como financeiro e controladoria estabelecem limites por centro de custo, categorias de despesa e unidades de negócio.

Além de definir valores, esse planejamento também inclui regras de uso, níveis de aprovação e critérios para contratação. O planejamento orçamentário funciona como base para garantir previsibilidade e evitar decisões isoladas ao longo da operação.

2. Execução do ciclo de compras

Com as diretrizes definidas, a área de compras conduz o ciclo de compras, que inclui seleção de fornecedores, negociação, emissão de pedidos e formalização de contratos.

Na prática, empresas mais estruturadas trabalham com listas de fornecedores homologados, políticas de compra e processos padronizados para evitar a dispersão de gastos. Isso permite reduzir variações de preço e aumentar o poder de negociação.

A consolidação de fornecedores acontece justamente nesse ponto, quando a empresa passa a concentrar volumes e evitar compras fragmentadas.

3. Processamento de pagamentos e despesas

Após a contratação, os gastos começam a se materializar em pagamentos. Isso envolve faturas, cartões corporativos, reembolsos e adiantamentos, que podem estar distribuídos entre diferentes sistemas.

Em muitas empresas, essa etapa ainda depende de processos manuais, especialmente na conferência de despesas e prestação de contas. Isso aumenta o tempo operacional e abre espaço para inconsistências.

A forma como essas despesas são registradas e aprovadas impacta diretamente o controle de despesas fixas e variáveis, e a qualidade dos dados disponíveis para análise.

4. Consolidação e integração de dados

Todas as informações geradas ao longo do processo precisam ser reunidas em uma base única. Isso geralmente é feito por meio de ERP e integração de sistemas, que conectam diferentes fontes de dados.

Sem essa integração, os dados ficam fragmentados entre áreas e fornecedores, o que dificulta a construção de relatórios confiáveis. É comum que equipes precisem consolidar informações manualmente para ter uma visão completa dos gastos.

A integração permite padronizar informações e garantir consistência nas análises realizadas pela empresa.

5. Análise e inteligência de gastos

Com os dados organizados, a empresa passa a analisar o comportamento dos gastos. Essa etapa envolve práticas como spend analysis, gestão de categorias e uso de ferramentas de inteligência de negócios.

Os profissionais avaliam padrões de consumo, variações de preço, concentração de fornecedores e aderência às políticas internas para identificar oportunidades de economia e ajustar decisões futuras.

É nesse momento que o spend management deixa de ser operacional e passa a apoiar decisões estratégicas, com impacto direto na eficiência do fluxo de caixa e na redução de gastos invisíveis.

Qual a importância do spend management?

A importância do spend management está diretamente ligada à capacidade da empresa de controlar, analisar e otimizar seus gastos de forma contínua. Sem esse tipo de estrutura, decisões acabam sendo tomadas com base em dados incompletos, o que compromete resultados financeiros e operacionais.

Os principais benefícios são:

• Visibilidade de gastos em tempo real: permite acompanhar despesas à medida que acontecem. Isso porque, empresas com baixa integração de dados ainda enfrentam dificuldade de consolidação e rastreabilidade, como apontado na pesquisa da VOLL sobre os desafios da gestão de viagens, apresentada no evento com a Alagev;

• Redução de gastos invisíveis: identifica despesas fragmentadas, inconsistências e variações de preço que não aparecem em relatórios tradicionais;

• Melhoria na governança e compliance financeiro: garante aderência a políticas, contratos e regras de aprovação, com maior controle sobre exceções;

• Fortalecimento do ciclo de compras: conecta negociação, contratação e pagamento, aumentando consistência e previsibilidade ao longo do processo;

• Consolidação de fornecedores: concentra volumes de compra e amplia o poder de negociação, o que é especialmente relevante em cenários com múltiplos fornecedores;

• Automação de contas a pagar: reduz processos manuais e aumenta eficiência — a pesquisa da VOLL também aponta reembolsos e conciliações como desafios operacionais recorrentes;

• Eficiência no fluxo de caixa: segundo a EY (Ernst & Young Global Limited), uma organização multinacional de serviços profissionais, mais de 90% das emissões e riscos operacionais de uma empresa podem estar ligados à cadeia de suprimentos, reforçando a importância de monitoramento contínuo;

• Apoio à inteligência de negócios: viabiliza análises como spend analysis e gestão de categorias, com base em dados estruturados;

• Base mais sólida para planejamento orçamentário: amplia a previsibilidade e permite ajustes mais rápidos ao longo do tempo.

Como otimizar o processo de spend management?

Para otimizar o processo de spend management (gestão de gastos), é preciso principalmente ter visibilidade de gastos, centralizar compras, automatizar processos e analisar dados para reduzir custos sem comprometer a operação.

Veja as principais práticas para otimizar esse processo:

• Centralizar os processos de compras: reduzir a fragmentação entre áreas e fornecedores permite consolidar dados, aumentar o controle e melhorar a negociação;

• Implementar políticas de gastos claras e consistentes: definir regras objetivas para contratação, pagamentos e reembolsos garante mais previsibilidade e reduz desvios operacionais;

• Integrar os sistemas utilizados: conectar ERP, plataformas de despesas e ferramentas de pagamento é essencial para garantir visibilidade de gastos em tempo real e evitar retrabalho na consolidação de dados;

• Monitorar continuamente a gestão: acompanhar indicadores, revisar resultados e identificar desvios permite ajustes mais rápidos e decisões mais consistentes;

• Fazer ajustes periódicos nos processos: revisar fluxos de aprovação, políticas e categorias de gastos ajuda a manter a operação alinhada com a realidade da empresa;

• Garantir a capacitação da equipe: profissionais de compras, financeiro e operações precisam entender os processos e utilizar corretamente as ferramentas disponíveis;

• Abrir espaço para mudanças e adequações: processos rígidos tendem a perder eficiência ao longo do tempo — a adaptação contínua é parte essencial da maturidade da gestão;

• Apoiar decisões com dados estruturados: utilizar práticas como spend analysis e gestão de categorias permite priorizar ações com maior impacto financeiro.

Quais ferramentas ajudam a automatizar o spend management?

A automação do spend management depende do uso de ferramentas que conectem diferentes etapas da gestão de gastos. O objetivo é reduzir processos manuais, aumentar a visibilidade e garantir consistência nos dados ao longo da operação.

Na prática, empresas mais estruturadas utilizam um conjunto de soluções integradas, que atuam desde o ciclo de compras até o pagamento e análise das despesas.

Entre as principais ferramentas, destacam-se:

• Sistemas de ERP e integração de dados: permitem consolidar informações financeiras, operacionais e de compras em uma base única, facilitando o controle e a geração de relatórios;

• Plataformas de e-procurement: automatizam o ciclo de compras, desde a solicitação até a contratação, garantindo padronização e maior controle sobre fornecedores;

• Soluções de gestão de despesas corporativas: centralizam pagamentos, reembolsos e cartões corporativos, permitindo maior controle sobre o uso dos recursos e visibilidade em tempo real;

• Ferramentas de auditoria e compliance: automatizam a validação de despesas, verificando aderência a políticas e reduzindo riscos de erro ou fraude;

• Soluções de inteligência de dados: permitem aplicar análises como spend analysis e gestão de categorias, apoiando decisões com base em dados estruturados.

Características de um bom software de despesas

Na escolha de uma ferramenta, alguns critérios fazem diferença na qualidade da gestão:

• Integração com outros sistemas: conexão com ERP, financeiro e plataformas de pagamento para evitar dados fragmentados;

• Visibilidade em tempo real: acesso a informações atualizadas sobre gastos, pagamentos e orçamento;

• Automação de processos: redução de tarefas manuais em reembolsos, aprovações e conciliações;

• Aplicação de políticas de gastos: controle automático de limites, categorias e regras de uso;

• Facilidade de uso: experiência simples para colaboradores e gestores, reduzindo erros operacionais.

VOLL: centralize e otimize sua gestão de despesas com a VOLL

Ao longo do conteúdo, ficou claro que o principal desafio do spend management está em garantir que os dados de gastos sejam confiáveis, integrados e disponíveis no momento certo. Quando os processos de custos são fragmentados, a gestão perde visibilidade e capacidade de decisão.

A solução de gestão de despesas corporativas da VOLL permite centralizar pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos em uma única plataforma, com integração direta ao processo de prestação de contas. Isso elimina a dependência de planilhas e reduz a necessidade de consolidações manuais ao longo da operação.

Com a VOLL, sua empresa passa a operar com:

• Controle unificado dos meios de pagamento: gestão integrada de cartões, reembolsos, Pix e demais despesas corporativas;

• Visibilidade de gastos em tempo real: acompanhamento contínuo das despesas, sem depender de fechamentos mensais;

• Automação de fluxos e auditoria: validação de despesas com IA, que aplica a política da empresa no momento do gasto;

• Integração com sistemas financeiros: conexão com ERP e outras plataformas para garantir consistência dos dados;

• Base estruturada para análise: informações organizadas desde a origem, facilitando a aplicação de spend analysis.

Com os dados estruturados desde o início, o spend management deixa de ser um esforço pontual e passa a fazer parte da rotina da empresa. A gestão ganha mais controle, reduz retrabalho e melhora a qualidade das decisões ao longo do tempo.

Entre em contato com a VOLL e conheça como a nossa solução de gestão de despesas corporativas pode otimizar e revolucionar a sua empresa.