As viagens corporativas representam não apenas oportunidades de negócios, mas também momentos de exposição da marca e dos profissionais envolvidos. Reuniões em clientes, visitas a plantas industriais e participações em eventos muitas vezes ocorrem em ambientes estratégicos, onde a gravação ou o registro de imagens sem autorização pode gerar riscos legais e reputacionais.
Questões relacionadas à privacidade, confidencialidade e compliance são parte essencial da política de viagens de empresas. Um simples post nas redes sociais, uma foto em local restrito ou a divulgação de informações visuais de um cliente podem comprometer contratos e expor dados sensíveis.
Por isso, a gestão de viagens precisa incluir diretrizes claras sobre o uso de imagem e conteúdo gerado em deslocamentos corporativos, equilibrando a liberdade de registro com a proteção da marca, das relações comerciais e dos acordos de confidencialidade.
Nem sempre um registro feito durante uma viagem corporativa é inofensivo. Embora fotos em eventos, aeroportos ou reuniões de equipe possam ser utilizadas para comunicação interna e employer branding, há situações em que o simples ato de fotografar viola cláusulas contratuais ou políticas de segurança da informação.
Em resumo, é possível classificar os registros da seguinte forma:
Registros permitidos: painéis públicos de eventos, fotos em espaços abertos da empresa, imagens de equipe em deslocamento ou reuniões em ambientes neutros.
Registros que exigem cautela: qualquer conteúdo que mostre telas, documentos, maquinários, produtos não lançados, plantas industriais ou logotipos de clientes.
Registros proibidos: áreas restritas, instalações de segurança, espaços laboratoriais e reuniões com informações estratégicas ou dados pessoais.
As orientações devem constar na política de viagens corporativas e estar alinhadas às regras de compliance e marketing da empresa, evitando que imagens bem-intencionadas se tornem passivos contratuais.
Antes de registrar qualquer conteúdo em uma viagem corporativa, é essencial verificar se é necessário ter alguma autorização formal para uso de imagem, gravação ou divulgação do ambiente visitado. Essa validação deve ser feita tanto pela empresa quanto pelo colaborador, principalmente em casos que envolvem terceiros.
As autorizações que podem ser necessárias são:
Autorização de imagem: necessária para fotos ou vídeos que incluam pessoas, especialmente quando o material pode ser usado em comunicações institucionais ou redes sociais.
Autorização do local: alguns clientes, plantas e eventos possuem regras próprias que proíbem fotografias em determinadas áreas, normas que, se desrespeitadas, podem resultar em advertências ou multas contratuais.
Acordo de confidencialidade (NDA): documentos assinados antes de reuniões ou visitas podem restringir qualquer forma de registro visual, mesmo que informal.
Esses cuidados devem ser comunicados com antecedência ao viajante corporativo, visando evitar riscos à reputação da marca e preservando a integridade dos contratos e parcerias comerciais.
Leia também: Como gerenciar viagens que exigem discrição: M&A, due diligence, entre outras.
Depois de obtidas as autorizações necessárias, é fundamental garantir que as imagens e vídeos gerados durante viagens corporativas sejam armazenados de forma segura. Fotos salvas em dispositivos pessoais ou compartilhadas em aplicativos sem controle de acesso representam um risco de vazamento de dados e informações sensíveis.
As boas práticas de armazenamento e acesso para incluir na política interna da empresa são:
Use apenas canais corporativos: priorize pastas na nuvem da empresa, com permissões restritas e autenticação de acesso.
Evite o envio por mensageiros pessoais: aplicativos como WhatsApp ou Telegram dificultam o rastreamento e o controle posterior do conteúdo.
Defina prazos de retenção: determine o período máximo de armazenamento e elimine arquivos não utilizados após a conclusão do projeto ou evento.
Registre a finalidade do uso: cada imagem deve estar vinculada a uma demanda específica (institucional, técnica ou documental).
Essas medidas são importantes porque reduzem o risco de uso indevido e asseguram que o material visual gerado durante as viagens esteja em conformidade com as políticas de segurança e privacidade corporativas.
Ainda que seja necessário ter cautela na hora de registar e fotos ou vídeos feitos em viagens corporativas, é preciso ter ainda mais atenção caso os conteúdos sejam publicados. Para isso, o colaborador precisa seguir regras claras de comunicação e compliance, afinal, o que é adequado para um perfil pessoal pode não estar alinhado à postura institucional da empresa ou aos contratos com clientes.
As principais diretrizes são:
Consulte a área de comunicação ou marketing: antes de postar, confirme se o conteúdo está dentro das diretrizes de imagem corporativa.
Evite menções a clientes sem permissão: o uso de logotipos, nomes de marcas ou produtos deve ser previamente autorizado.
Mantenha o foco na experiência, não nos bastidores: publique conteúdos que valorizem a cultura corporativa, sem expor informações de reuniões, conversas de negócios, processos ou locais restritos.
Adote linguagem institucional: postagens com tom pessoal, piadas ou críticas podem gerar interpretações inadequadas e comprometer a reputação da marca.
Quando os viajantes seguem essa conduta, o conteúdo produzido em viagens corporativas fortalece a imagem institucional sem expor a empresa a riscos legais ou contratuais.
Leia também: Brand safety em viagens corporativas: conduta e redes sociais sem crise.
O controle sobre o uso de imagem e conteúdo gerado em viagens corporativas deve estar previsto na política de compliance da empresa e em contratos formais, pois, dessa forma, é possível evitar que publicações, gravações ou registros inadvertidos resultem em violações contratuais ou em sanções legais.
As medidas essenciais são:
Incorpore o tema à política de viagens: inclua orientações sobre fotografia, gravação, armazenamento e compartilhamento de conteúdo.
Inclua cláusulas de confidencialidade nos contratos: especialmente em parcerias que envolvem visitas a clientes, eventos técnicos ou ambientes produtivos.
Comunique claramente aos colaboradores: as regras devem ser divulgadas antes da viagem, com exemplos práticos e canais disponíveis para dúvidas.
Implemente um fluxo de aprovação: conteúdos institucionais ou postagens em nome da empresa devem passar por revisão de comunicação e compliance.
Contratos e documentos que reforçam a conformidade:
Acordos de confidencialidade (NDA): protegem informações sensíveis compartilhadas em visitas, reuniões e eventos.
Autorização de uso de imagem: evita disputas sobre direito de imagem de colaboradores ou terceiros.
Termos de ciência e conduta: registram que o colaborador foi orientado e está ciente das regras da política corporativa.
Cláusulas contratuais com fornecedores: podem prever responsabilidades em caso de violação de confidencialidade ou uso indevido de marca.
Ao adotar essas práticas, o gestor garante alinhamento entre marca, jurídico e áreas de negócio, reduzindo riscos e preservando a credibilidade da empresa em todas as interações presenciais ou digitais.
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