Zonas de hotel “walk-to-work”: como evitar atrasos no deslocamento terrestre

Em muitos programas de viagens corporativas, destinos como a sede da empresa (headquarters), filiais regionais, grandes clientes ou centros de eventos aparecem com frequência nos roteiros dos viajantes. E justamente por isso, qualquer atraso recorrente nesses trajetos impacta diretamente a experiência do colaborador e os custos da operação.

Nesses casos, mais do que encontrar tarifas atrativas, o papel da gestão de viagens é garantir fluidez entre hospedagem e local de trabalho.

A criação de zonas de hotel “walk-to-work” — ou seja, áreas preferenciais para hospedagem com possibilidade de deslocamento a pé até o local da reunião ou escritório — é uma estratégia fácil de ser implementada e eficiente para driblar o trânsito, evitar gastos com transporte terrestre e reduzir atrasos.

Neste conteúdo, mostramos como estruturar essas zonas por cidade, definir regras, aplicar exceções e medir os impactos reais no programa de viagens. Confira!

Como mapear zonas preferenciais por escritório, principais clientes ou eventos recorrentes

O primeiro passo para implementar zonas de hospedagem mais eficientes é entender os destinos que mais se repetem no programa de viagens — sejam eles internos (como unidades da empresa) ou externos (clientes estratégicos, centros de convenções, hospitais, tribunais, polos industriais etc.). A partir desse mapeamento, é possível estabelecer zonas preferenciais com base em três critérios principais:

• Distância a pé até o ponto de interesse: Dê preferência a hotéis que fiquem em um raio de até 1 km do destino final do colaborador, priorizando deslocamentos seguros e viáveis a pé. Quando isso não for possível, considere hospedagens com fácil acesso ao transporte público ou vias com menor risco de trânsito intenso.

• Volume de deslocamentos para a região: Avalie os dados históricos de viagens para identificar as regiões que mais concentram agendas. Esses dados podem ser obtidos pela plataforma de gestão de viagens ou via integração com os CRMs e calendários corporativos.

• Risco e imprevisibilidade do last mile: Em cidades com rodízio, zonas de baixa emissão, obras frequentes ou risco de protestos e alagamentos, a proximidade física reduz significativamente a chance de atrasos e imprevistos.

Ao definir zonas preferenciais, o gestor de viagens padroniza decisões e facilita a reserva, reduzindo a dependência de transporte terrestre e aumentando a previsibilidade da jornada — fatores críticos para reuniões com horário marcado e deslocamentos em horários de pico.

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Como criar uma lista de hotéis por zona e critérios de produtividade

Depois de mapear os destinos frequentes e estabelecer as zonas preferenciais, o próximo passo é selecionar hotéis com base em critérios que vão além do custo da diária. A ideia é priorizar a produtividade do viajante e a eficiência da operação como um todo.

Veja os principais critérios para montar uma lista recomendada de hotéis por zona:

• Tempo de deslocamento real: Meça o tempo estimado entre o hotel e o ponto de interesse considerando horários de pico. Um hotel mais barato, mas distante ou em área de difícil acesso pode gerar custos ocultos com transporte ou horas improdutivas.

• Conectividade e infraestrutura: Avalie a qualidade do Wi-Fi, a disponibilidade de espaços para trabalho, café da manhã com horário estendido e check-in facilitado, pois esses aspectos também influenciam na produtividade do colaborador.

• Paridade tarifária e compliance: Dê preferência a hotéis que tenham tarifas corporativas negociadas, mas também esteja atento à paridade de preços com tarifas públicas para evitar pagamentos indevidos ou questionamentos no reembolso.

• Histórico de satisfação dos viajantes: Considere as avaliações internas (como NPS ou comentários qualitativos) e externas, identificando hotéis que entregam boa experiência, segurança e consistência na entrega.

Essa lista pode ser organizada por cidade, bairro ou raio de distância, e deve ser revisada periodicamente com base nos KPIs do programa (como atrasos, custos terrestres e satisfação). Quando integrada à plataforma de gestão de viagens, a recomendação de hotéis por zona ainda garante mais agilidade e compliance na reserva.

Quando abrir exceções à regra da zona “walk-to-work”

Embora as zonas preferenciais de hospedagem aumentem a previsibilidade e reduzam custos com transporte terrestre, é importante que a política de viagens permita exceções justificadas em alguns cenários específicos, desde que previamente autorizadas e com critérios claros.

Confira os principais casos que podem exigir essa flexibilidade:

• Tarifa muito superior na zona preferencial: Se o único hotel disponível na zona “walk-to-work” estiver com a tarifa muito acima da média histórica ou dos tetos estipulados, pode-se considerar alternativas próximas, desde que o custo de deslocamento compense.

• Segurança e conveniência para horários críticos: Para voos muito cedo ou muito tarde, o gestor pode liberar hospedagens próximas ao aeroporto ou em zonas com maior facilidade de deslocamento fora do horário comercial.

• Falta de disponibilidade ou overbooking: Em datas de grandes eventos ou períodos de alta demanda, a zona recomendada pode estar sem vagas, o que exige uma opção fora da área padrão, com comunicação prévia ao gestor.

• Perfil ou necessidade específica do viajante: Executivos com demandas operacionais diferenciadas, reuniões em múltiplos pontos da cidade ou restrições pessoais (como alimentação ou acessibilidade) podem demandar hospedagem fora da zona habitual.

Essas exceções devem estar previstas na política, com critérios documentados e canais de aprovação definidos, para garantir transparência e controle. Além disso, é fundamental que toda exceção seja registrada e monitorada como métrica de aderência ao programa.

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Quais KPIs ajudam a medir a eficácia das zonas “walk-to-work”

De uma forma geral, os benefícios ao implementar zonas de hospedagem próximas ao local de trabalho são rapidamente percebidos pelo gestor e pelos colaboradores, mas, ainda assim, é fundamental monitorar indicadores para comprovar sua eficácia e embasar decisões futuras. 

Confira alguns dos KPIs mais relevantes para esse cenário:

• Custo com transporte terrestre por viagem: Ao eliminar ou reduzir o uso de táxis, apps de mobilidade ou carros executivos, é possível acompanhar a economia gerada com o deslocamento urbano.

• Horas improdutivas evitadas: Monitorar o tempo médio gasto entre o hotel e o local da reunião antes e depois da implantação da zona preferencial ajuda a estimar o ganho de produtividade.

• Índice de atrasos ou no-shows: Quando o deslocamento é feito a pé, os riscos de atrasos por trânsito, rodízio ou indisponibilidade de transporte diminuem, refletindo diretamente no cumprimento da agenda.

• Aderência à política por cidade ou escritório: Avaliar se os viajantes estão se hospedando nas zonas recomendadas permite entender o nível de engajamento com a política e identificar possíveis pontos de exceção.

• NPS ou CSAT do viajante: A satisfação do colaborador também deve ser considerada. Reduzir deslocamentos cansativos e longos tende a melhorar a experiência geral da viagem.

Esses dados podem ser extraídos de plataformas de gestão de viagens ou combinados em painéis personalizados, oferecendo uma visão clara do impacto da estratégia walk-to-work na operação.

Como a VOLL ajuda a implementar zonas “walk-to-work” com inteligência de dados

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atende empresas com operações em diversos polos urbanos, onde o deslocamento terrestre pode comprometer tempo, orçamento e produtividade. Pensando nisso, nossa plataforma oferece recursos que ajudam a estruturar e operacionalizar zonas de hospedagem preferenciais com deslocamento a pé.

Com o suporte consultivo dos account managers e o cruzamento de dados por cidade, perfil do viajante e ponto de interesse (como escritório, cliente ou evento), a VOLL permite:

• Configurar zonas preferenciais por localização e raio de distância a pé (por exemplo, hotéis em um raio de até 700 metros do endereço do escritório);

• Aplicar regras por prioridade (ex: obrigatoriedade da zona preferencial, exceções por tarifa ou segurança, filtros por categoria de hotel);

• Auditar reservas fora da zona sugerida, identificando motivos e oportunidades de ajuste;

• Gerar KPIs como custo terrestre evitado, horas improdutivas poupadas, aderência à política por zona e NPS por localização.

Ao transformar deslocamentos urbanos em parte estratégica do programa de viagens, a VOLL garante mais conforto ao viajante e mais controle e economia ao gestor.

Se você também quer criar uma estratégia mais eficiente para destinos recorrentes, fale com a VOLL e comece a mapear suas zonas de hospedagem preferenciais com dados e apoio especializado agora mesmo!