O adiantamento de viagem corporativa é um dos mecanismos mais utilizados para viabilizar despesas durante deslocamentos a trabalho. Embora cumpra um papel importante na operação e facilite a forma como o colaborador arca com os custos de uma viagem, também pode trazer desafios quando não está bem estruturado.
Falhas na prestação de contas, baixa visibilidade sobre os gastos e impactos na gestão de fluxo de caixa são efeitos recorrentes em processos pouco integrados à política de despesas e ao controle financeiro da empresa. Por isso, o adiantamento precisa ser tratado como parte da estratégia de gestão de viagens.
Além da definição de critérios, também é preciso se atentar para a integração com sistemas de controle de despesas e manter o alinhamento com o processo de aprovação financeira para que seja possível garantir previsibilidade, compliance financeiro e eficiência ao longo de toda a jornada.
Neste conteúdo, você verá:
O que é o adiantamento de viagem corporativa e quais despesas ele costuma cobrir;
Quais são as principais formas de conceder adiantamentos e como cada uma funciona;
Como estruturar o cálculo e o processo de adiantamento com mais controle financeiro;
O que a legislação prevê sobre adiantamentos e prestação de contas;
As diferenças entre adiantamento e reembolso;
Como escolher o modelo mais eficiente para a gestão de despesas de viagem;
De que forma a tecnologia pode automatizar processos e reduzir inconsistências;
Como a VOLL centraliza pagamentos, adiantamentos e reembolsos em uma única plataforma.
O adiantamento de viagem corporativa é a disponibilização antecipada de um valor ao colaborador para cobrir despesas previstas durante uma viagem a trabalho. Esse modelo funciona como uma provisão de gastos, permitindo que o profissional execute suas atividades sem precisar utilizar recursos próprios.
Para funcionar na prática, o processo precisa envolver o envio de comprovantes, análise das despesas e, quando necessário, ajuste de saldo devedor ou credor.
Além disso, todos os valores utilizados precisam ser posteriormente justificados por meio da prestação de contas. Por este motivo, o adiantamento deve estar contemplado na política de reembolso corporativo.
Entre as despesas que normalmente demandam adiantamento, estão:
Alimentação durante a viagem;
Transporte local (táxi, aplicativo, metrô, pedágios);
Deslocamentos não previstos previamente;
Pequenos custos operacionais (estacionamento, taxas, etc.);
Situações em que não há cobertura por reservas antecipadas (como hotéis e passagens já pagos pela empresa).
Geralmente, o adiantamento é utilizado para despesas que não são facilmente pagas de forma centralizada e custos operacionais que muitas vezes são classificados como “adiantamento para despesas miúdas”.
Também pode ser aplicado em situações em que há necessidade de maior flexibilidade durante a viagem, como agendas dinâmicas, visitas externas ou deslocamentos em cidades com menor oferta de meios de pagamento corporativos estruturados.
O adiantamento de viagem corporativa pode ser realizado por diferentes meios de pagamento, e a escolha do modelo impacta o controle das despesas, a experiência do colaborador e a gestão de fluxo de caixa da empresa.
Cada formato apresenta níveis distintos de rastreabilidade, facilidade de conciliação e aderência ao compliance financeiro. Confira abaixo as vantagens e desvantagens de cada opção.
O cartão corporativo pré-pago funciona com um saldo previamente carregado para a viagem. O colaborador utiliza o valor disponível para pagar despesas, sem precisar utilizar recursos próprios.
Com limite definido, esse modelo reduz o risco de gastos acima do previsto e facilita a conciliação bancária. Ainda assim, pode exigir ajustes quando surgem despesas não planejadas ou variações de preço durante a viagem.
Nesse formato, a empresa realiza um depósito diretamente na conta do colaborador antes da viagem.
Apesar da simplicidade, o valor fica desvinculado de um sistema de controle, o que pode dificultar a auditoria de recibos e notas fiscais e aumentar o risco de inconsistências na prestação de contas.
O uso de Pix corporativo permite transferências rápidas, inclusive durante a viagem, ajustando o valor conforme a necessidade.
A agilidade é um ponto positivo, especialmente em situações imprevistas. Em contrapartida, o controle depende de registros posteriores e da disciplina na prestação de contas.
Embora menos comum, o uso de dinheiro em espécie ainda ocorre em alguns contextos específicos.
A ausência de rastreabilidade e a dificuldade de conciliação tornam esse formato mais vulnerável a erros e pouco aderente a práticas de compliance financeiro.
Algumas empresas utilizam carteiras digitais ou soluções intermediárias para disponibilizar valores aos colaboradores.
O nível de controle varia conforme a integração com sistemas corporativos, podendo ser uma alternativa mais prática, mas nem sempre suficiente para operações com maior volume de despesas.
Plataformas especializadas permitem disponibilizar valores de forma estruturada, integrando adiantamento, pagamento e prestação de contas no mesmo ambiente.
Ao conectar o adiantamento ao processo de aprovação financeira, à auditoria de despesas e à conciliação automática, esse modelo reduz o volume de reembolsos e melhora a visibilidade dos gastos.
O adiantamento de viagem corporativa segue um fluxo que começa na definição do valor e termina no acerto final das despesas. Para funcionar bem, cada etapa precisa ter regra clara, responsável definido e registro estruturado.
Veja abaixo mais detalhes sobre as etapas.
A estimativa do adiantamento normalmente considera destino, duração da viagem e perfil de despesas esperadas, como alimentação, transporte local e custos operacionais.
Empresas mais estruturadas trabalham com valores médios por diária e histórico de viagens, evitando estimativas genéricas ou excesso de provisão. Também é comum excluir despesas já pagas pela empresa, como passagens e hospedagem, para evitar duplicidade.
Alguns pontos costumam fazer diferença nessa etapa:
Uso de valores de referência por cidade ou tipo de viagem;
Definição de uma margem controlada para imprevistos;
Registro do cálculo no sistema, garantindo rastreabilidade.
Após a definição do valor, o adiantamento passa por um processo de aprovação financeira, que valida o alinhamento com orçamento, centro de custo e política da empresa.
Esse fluxo tende a ser mais eficiente quando estruturado por regra, e não por exceção. Isso evita atrasos e decisões inconsistentes entre áreas.
Na prática, costuma envolver:
Regras de aprovação por faixa de valor (ex.: automático até determinado limite);
Validação de aderência à política de reembolso corporativo ou à própria política de adiantamento;
Definição de prazos de resposta (SLA) para não impactar o início da viagem.
Com a aprovação concluída, o valor é disponibilizado ao colaborador por meio do formato definido pela empresa, como cartão corporativo pré-pago, transferência bancária ou Pix corporativo.
A escolha do meio impacta diretamente o controle das despesas e a facilidade de conciliação posterior.
Nesse momento, algumas boas práticas incluem:
Garantir que o valor esteja disponível antes do embarque;
Registrar o meio de pagamento e o vínculo com a viagem;
Padronizar o formato para evitar múltiplos fluxos paralelos.
Durante a viagem, os gastos tendem a ser registrados conforme ocorrem, com envio de comprovantes e categorização ainda no momento do consumo.
Quando esse registro acontece apenas no final, aumentam as chances de erro, esquecimento e inconsistência.
Para melhorar a execução:
Utilização de ferramentas com digitalização de recibos e notas fiscais em tempo real;
Categorização guiada para evitar classificação incorreta;
Aplicação de alertas ou limites por tipo de despesa.
Após o retorno, o colaborador consolida as despesas no RDV, revisando informações e anexando comprovantes.
Nesse momento ocorre o acerto de contas, com identificação de saldo devedor ou credor, o que exige clareza sobre regras e prazos.
Para evitar retrabalho:
Definição de prazo de entrega (ex.: até 5 dias após a viagem);
Regras claras para devolução de saldo não utilizado;
Tratamento padronizado para despesas fora da política.
Com o RDV aprovado, os dados seguem para conciliação bancária e integração com o ERP financeiro, garantindo consistência entre o que foi gasto e o que será registrado contabilmente.
Quando essa etapa não está integrada, o fechamento mensal tende a concentrar ajustes e inconsistências.
Operações mais estruturadas costumam:
Automatizar a conciliação entre extratos e despesas;
Aplicar regras de auditoria de recibos e notas fiscais;
Vincular corretamente cada despesa ao centro de custo.
A legislação trabalhista brasileira não trata o adiantamento de viagem corporativa de forma direta e específica, mas há dispositivos da Consolidação das Leis do Trabalho que orientam como essas despesas devem ser interpretadas no contexto da relação de trabalho.
O principal ponto está no fato de que custos necessários para a execução da atividade profissional não podem ser transferidos ao colaborador. Esse entendimento está relacionado ao Art. 2º da CLT, que estabelece que os riscos da atividade econômica são de responsabilidade do empregador.
Isso significa que despesas com transporte, alimentação e hospedagem em viagens a trabalho devem ser custeadas pela empresa, seja por meio de adiantamento, pagamento direto ou reembolso de despesas corporativas.
O Art. 457 da CLT, que trata da composição da remuneração, estabelece ainda que valores pagos a título de adiantamento de viagem, desde que utilizados para cobrir despesas do trabalho e devidamente comprovados, não têm natureza salarial. Ou seja, não integram o salário e não geram encargos trabalhistas.
Esse entendimento é amplamente aplicado na jurisprudência trabalhista. Em decisões recorrentes, o Tribunal Superior do Trabalho reforça que valores destinados a custear despesas de serviço, quando comprovados, não devem ser considerados como remuneração, mas como indenização.
Por outro lado, a ausência de controle pode gerar riscos. Quando não há prestação de contas ou comprovação adequada, valores pagos ao colaborador podem ser interpretados como parte do salário, o que pode resultar em incidência de encargos trabalhistas e questionamentos jurídicos.
Além disso, empresas precisam observar aspectos fiscais e contábeis, garantindo que haja comprovação documental, vinculação ao centro de custo e registro adequado das despesas, especialmente em processos que envolvem conciliação bancária e auditoria de recibos e notas fiscais.
Em resumo, a legislação não determina como o adiantamento deve ser feito, mas estabelece os limites:
A empresa deve arcar com os custos da atividade;
Os valores não têm natureza salarial quando corretamente comprovados;
A falta de controle pode gerar passivos trabalhistas e fiscais.
O adiantamento e o reembolso são os dois principais modelos para custear despesas em viagens corporativas, mas atendem a necessidades diferentes dentro da operação. A escolha entre eles impacta diretamente o controle de despesas de viagem, a experiência do colaborador e a gestão de fluxo de caixa.
Poucas empresas operam com apenas um modelo. O mais comum é combinar os dois formatos, dependendo do tipo de despesa, do perfil da viagem e do nível de controle desejado.
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Critério |
Adiantamento de viagem |
Reembolso de despesas |
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Momento do pagamento |
Antes da viagem |
Após a viagem |
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Impacto no caixa |
Exige provisão antecipada de gastos |
Mantém o caixa até a prestação de contas |
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Experiência do colaborador |
Não exige uso de recursos próprios |
Pode gerar desconforto financeiro |
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Controle durante a viagem |
Depende de acompanhamento do saldo |
Baixo controle até o envio do RDV |
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Risco de excesso de gastos |
Maior, se mal dimensionado |
Menor, pois depende de aprovação posterior |
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Complexidade operacional |
Exige gestão de adiantamentos e acerto de contas |
Exige validação detalhada e processamento de reembolsos |
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Velocidade da prestação de contas |
Pode ser mais rápida com controle estruturado |
Pode ser mais lenta, dependendo do volume |
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Risco de inconsistências |
Relacionado ao uso e devolução de saldo |
Relacionado à comprovação e validação das despesas |
O adiantamento costuma ser mais eficiente em viagens com despesas recorrentes e previsíveis, como alimentação e transporte local, ou em cenários em que o colaborador não deve utilizar recursos próprios.
Também é indicado quando a empresa busca melhor experiência do viajante, reduzindo atritos e evitando reembolsos frequentes.
O reembolso pode funcionar melhor em despesas pontuais ou menos previsíveis, especialmente quando a empresa prefere validar os gastos antes de efetuar qualquer pagamento.
Esse modelo também é utilizado em operações com menor volume de viagens ou quando não há estrutura para gestão de adiantamentos.
A decisão não está apenas em escolher entre um modelo ou outro, mas em como estruturar o uso de cada um dentro da política de viagens.
Empresas mais maduras combinam:
Adiantamento para despesas operacionais e recorrentes;
Reembolso para exceções ou valores fora do padrão;
Cartão corporativo como alternativa intermediária, reduzindo a necessidade de ambos.
Essa combinação melhora o controle, reduz inconsistências e contribui para estratégias mais eficientes de spend management.
A escolha do modelo de gerenciamento de viagens corporativas depende do nível de maturidade da empresa, do volume de viagens e da capacidade de integrar dados e processos.
Como mencionamos no tópico anterior, muitas empresas, especialmente as mais estruturadas, caminham para modelos integrados, que combinam diferentes formas de pagamento e automatizam etapas do processo.
Ainda assim, para muitos gestores, optar por um único modelo pode ser o ideal. Alguns critérios ajudam a orientar essa escolha.
Empresas com maior volume de viagens tendem a exigir visibilidade em tempo real, rastreabilidade dos gastos e regras aplicadas no momento da despesa. Modelos descentralizados, baseados apenas em reembolso, costumam limitar esse controle.
O modelo adotado influencia diretamente o caixa. Adiantamentos exigem provisão antecipada de gastos, enquanto reembolsos mantêm o caixa por mais tempo, mas podem gerar acúmulo de despesas no fechamento.
A escolha mais eficiente considera o equilíbrio entre previsibilidade e necessidade de capital.
Quanto mais etapas manuais e sistemas paralelos envolvidos, maior o risco de erro e retrabalho. Operações com múltiplos fluxos (adiantamento, cartão, reembolso) sem integração tendem a aumentar a carga operacional do financeiro.
A forma como as despesas são gerenciadas impacta diretamente a experiência do viajante. Modelos que exigem uso frequente de recursos próprios ou processos complexos de prestação de contas tendem a gerar fricção na jornada do colaborador.
A integração com ERP financeiro, conciliação bancária e auditoria de despesas é um fator determinante para a eficiência do processo. Sem integração, o controle depende de etapas manuais e aumenta o risco de inconsistências.
Modelos que permitem consolidar dados e analisar padrões de gasto oferecem mais oportunidades de redução de custos. Sem essa visibilidade, a gestão se limita ao controle operacional.
A aplicação consistente da política depende da capacidade de estruturar regras e garantir que sejam seguidas ao longo de toda a jornada, não apenas na prestação de contas.
A gestão de adiantamentos e reembolsos costuma concentrar desafios recorrentes nas empresas, como falta de visibilidade sobre os gastos, retrabalho na prestação de contas e dificuldade de conciliar diferentes meios de pagamento.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e organiza esse fluxo de ponta a ponta, conectando despesas, pagamentos e viagens em um único ambiente.
Na plataforma da VOLL, adiantamentos e reembolsos são gerenciados de forma integrada, com regras aplicadas desde o início e dados estruturados ao longo de toda a jornada.
Entre as funcionalidades que apoiam gestores e colaboradores estão:
Gestão de adiantamentos com base em regras e histórico, permitindo definir valores mais assertivos por viagem e disponibilizar saldo virtual sem impacto imediato no caixa;
Solicitação de adiantamentos pelo aplicativo, com fluxos de aprovação rápidos e parametrizados por limites e níveis de alçada;
Disponibilização de saldo por diferentes meios de pagamento, como Pix, cartão e carteiras digitais, reduzindo a dependência de transferências manuais;
Registro automático dos gastos durante a viagem, com categorização e vínculo direto ao centro de custo e à viagem;
Envio digital de comprovantes com tecnologia OCR, que lê recibos e notas fiscais pela foto, eliminando planilhas e controles manuais;
Cálculo automático de quilometragem, agilizando reembolsos para deslocamentos com veículo próprio;
Auditoria de recibos e notas fiscais com IA, identificando inconsistências, duplicidades e despesas fora da política em tempo real;
Reembolso corporativo automático, processando valores com mais agilidade para colaboradores elegíveis;
Conciliação financeira automática integrada ao ERP, eliminando lançamentos manuais e acelerando o fechamento contábil;
Centralização de adiantamento, reembolso e cartão corporativo, reduzindo a fragmentação e melhorando o controle das despesas;
Dashboards e relatórios gerenciais, que permitem acompanhar padrões de gasto e apoiar decisões dentro de uma estratégia de spend management.
A solução de gestão de despesas corporativas da VOLL é a única solução que permite o controle e a gestão completa de meios de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real.
E é graças a esse nível de integração que diversas empresas da América Latina ganharam mais previsibilidade sobre os custos, reduziram o retrabalho operacional e melhoraram o controle sobre todo o ciclo de despesas de viagem.
Confira aqui alguns dos cases de sucesso da VOLL.
A forma como a VOLL foi construída explica boa parte dos resultados que as empresas conseguem alcançar. Desde o início, o desenvolvimento da plataforma partiu das dores reais de gestores e colaboradores — principalmente a fragmentação dos processos, a falta de visibilidade e a dificuldade de controlar despesas em diferentes sistemas.
Hoje, a VOLL tem centenas de clientes, incluindo grandes marcas como McDonald’s, Sodexo, Danone, e Vivo, e mais de 500 mil usuários (colaboradores das companhias que utilizam a plataforma).
Além de diversas funcionalidades que facilitam a rotina de viagens, a VOLL conta ainda com um time de especialistas que acompanham de perto cada cliente, fornecendo análises, recomendações e ajustes contínuos na gestão de despesas e na política de viagens.
Esse contato constante com a rotina das empresas também é o que orienta a evolução da solução. Funcionalidades são atualizadas a partir de feedbacks reais, para reduzir tarefas operacionais, simplificar a prestação de contas e permitir que o gestor dedique mais tempo à análise estratégica.
A economia também vem da combinação entre tecnologia e conhecimento do mercado. A VOLL reúne companhias aéreas, hotéis, locadoras e aplicativos de transporte, compara preços e organiza as opções dentro do orçamento e das regras definidas pela empresa.
Com dados consolidados, fica mais fácil identificar excessos, ajustar provisões, negociar melhor e corrigir desvios antes que eles impactem o fechamento financeiro.
Essa integração cria um modelo de gestão mais previsível. A plataforma reduz a dispersão entre sistemas, formulários e planilhas e melhora o controle sobre cada etapa da viagem e apoia decisões com base em dados.
No caso da Arcos Dourados, maior operadora do McDonald’s na América Latina, a economia foi de mais de R$ 2,9 milhões só em passagens aéreas.
“Um grande ponto positivo da VOLL, que eu vejo na gestão de viagens, é a alta tecnologia empregada. Nós já implementamos a voll no brasil 100% com single sign-on. Isso foi um grande diferencial competitivo, não tem aquela série de validações de senha para poder ingressar na plataforma. E eu que estou à frente da gestão de viagens percebo uma abertura muito grande para as nossas necessidades.
A VOLL já trabalhou em muitas customizações que nós precisávamos. É um relacionamento de melhoria constante”, relata Viviane Moraes, Gestora de Viagens da Arcos Dourados do McDonald's.
Agora que você já sabe como funciona o adiantamento de viagem corporativa, confira mais detalhes sobre a solução da VOLL para as despesas da sua empresa.