Por que migrar para uma agência digital de viagens corporativas?

Com a crescente demanda por agilidade, controle em tempo real e inteligência na tomada de decisões, a tecnologia deixou de ser um diferencial e passou a ser uma necessidade no setor de viagens corporativas.

Afinal, os gestores devem ser capazes de aliar eficiência, segurança e boas experiências para os viajantes sem afetar o orçamento, e esse pode ser um grande desafio sem as soluções corretas.

Essa transformação digital chegou, inclusive, às tradicionais agências de viagens, dando origem às agências digitais.

Se você ainda não conhece esse tipo de solução ou está em dúvida sobre migrar sua operação para esse modelo de serviço, continue a leitura e conheça todos os benefícios!

O que é uma agência digital de viagens corporativas?

Uma agência digital de viagens corporativas é a evolução das agências tradicionais, incorporando a tecnologia como pilar central das operações e dos serviços com o objetivo de oferecer uma experiência mais completa, eficiente e otimizada.

É uma solução moderna que une inovação e inteligência de mercado, oferecendo serviços qualificados impulsionados pela tecnologia para atender às necessidades dos clientes.

Ao contrário de agências tradicionais, que operam com processos manuais e comunicação descentralizada, as agências digitais oferecem sistemas especializados que centralizam toda a operação, permitindo ao gestor:

• Visualizar relatórios e informações em tempo real;

• Controlar solicitações, políticas e aprovações;

• Automatizar reembolsos e prestações de contas;

• Acessar serviços e tarifas diferenciadas;

• Garantir a segurança e a conformidade das viagens.

Alguns casos, como a VOLL, atuam no modelo self-booking, ou seja: os sistemas também podem ser utilizados pelos próprios viajantes para solicitar reservas e acompanhar informações em um só lugar. 

Esse formato ajuda a centralizar toda a jornada de ponta a ponta, além de eliminar o uso de papel e reduzir despesas: segundo a GBTA, soluções self-booking podem reduzir em até 30% os custos administrativos relacionados a viagens corporativas

Por meio da tecnologia, as agências digitais oferecem uma visão 360º de todo o processo de deslocamento, desde a solicitação até o reembolso de despesas. Isso permite um controle mais efetivo, a identificação de oportunidades de economia e maior aderência às políticas da empresa.

Agência tradicional x agência digital: principais diferenças

A maior diferença entre os modelos tradicional e digital é, claro, o uso da tecnologia como o “coração” da operação. Mas este uso faz com que os dois modelos tenham diferenças significativas. Veja uma comparação das principais características:

Por que mudar? Vantagens da migração para uma agência digital

Migrar para uma agência digital não é apenas uma tendência, é uma evolução necessária para empresas que querem crescer.

Abandonar práticas ultrapassadas é essencial para que sua operação evolua, ganhe escala e transforme as viagens em um ativo cada vez mais estratégico.

Essa mudança traz uma série de benefícios, e listamos alguns deles a seguir:

Redução de custos

Agências digitais oferecem uma gama global de serviços, aumentando o leque de opções para seus viajantes. Além disso, algoritmos inteligentes disponíveis nos sistemas ajudam a identificar as melhores tarifas, muitas vezes com condições exclusivas negociadas pela agência.

O acompanhamento em tempo real dos gastos é outro ponto essencial na redução de custos, pois proporciona maior controle orçamentário.

Em paralelo, a automação dos processos reduz a dependência de intervenções manuais, diminuindo os custos operacionais.

Eficiência e produtividade

As agências oferecem uma plataforma única que integra todas as etapas da viagem, tornando os processos mais simples e ágeis. Trocas infinitas de e-mails e informações perdidas não farão mais parte da sua rotina.

Com uma agência digital, os colaboradores ganham autonomia graças ao modelo self-booking, podendo reservar suas próprias viagens de acordo com as políticas definidas, sem depender de um agente de viagens.

Além disso, os fluxos de aprovação digitais aceleram o processo e reforçam o cumprimento das normas internas, enquanto a centralização das informações facilita o acesso a roteiros, vouchers e outros dados relevantes, de forma organizada e acessível pelo computador ou celular.

Experiência do viajante

A flexibilidade para gerenciar viagens a qualquer hora e lugar por meio de aplicativos mobile traz mais conveniência e liberdade. Afinal, o acesso a informações atualizadas sobre voos, hotéis e alertas de viagem é essencial para uma jornada mais segura e tranquila.

Caso o viajante tenha qualquer dúvida, imprevisto ou emergência, as agências digitais oferecem diferentes canais de suporte, sem limitação de dia e horário. No caso da VOLL, o atendimento é 24 horas por dia, 7 dias por semana, em diversos canais e idiomas, para maior comodidade.

Além disso, algumas soluções oferecem recursos de personalização com base nas preferências individuais dos usuários.

Controle e transparência 

Agências digitais permitem a personalização e automação de políticas dentro do próprio sistema, garantindo total conformidade em todas as reservas. Não é necessário que o viajante memorize a política: o algoritmo garante sua aplicação automaticamente.

O controle também está no acompanhamento de informações proporcionado pelas agências digitais. Com relatórios detalhados e personalizáveis, é possível ter uma visão completa das despesas por departamento, centro de custo ou colaborador, promovendo uma gestão mais estratégica do orçamento.

Esses registros detalhados de transações facilitam auditorias e prestações de contas, evitando problemas de compliance.

Etapas da migração para uma agência digital

A migração de uma agência tradicional para uma digital pode parecer complexa, mas com planejamento e suporte adequados, o processo pode ser mais simples. Confira as principais etapas desse processo:

1. Diagnóstico: comece realizando uma análise da operação atual, identificando gargalos, oportunidades e necessidades específicas da empresa.

2. Definição de objetivos e requisitos: com base no diagnóstico, identifique as necessidades específicas da sua empresa em relação à gestão de viagens corporativas e defina os objetivos que espera alcançar com a migração.

3. Pesquisa e seleção da agência: com base nos seus requisitos e objetivos, avalie as diferentes opções de agências digitais, comparando suas soluções, serviços, preços, suporte e reputação. A VOLL se destaca como uma solução completa, unindo tecnologia de ponta e inteligência de mercado.

4. Planejamento da transição: defina um cronograma para a migração, identifique os responsáveis internos e externos e estabeleça um plano de comunicação com os colaboradores.

5. Implementação: trabalhe em conjunto com a equipe da agência digital para configurar o sistema e personalizar as informações de acordo com suas políticas, incluindo regras, limites de gastos, fluxos de aprovação e integrações com outros sistemas internos.

6. Treinamento: agende treinamentos com a equipe da agência para apresentar o sistema e seus recursos a gestores e viajantes.

7. Acompanhamento: monitore o desempenho da nova agência e a adesão por parte da equipe, colete feedbacks e trabalhe em conjunto para realizar ajustes, se necessário.

Para garantir uma migração tranquila e eficaz, além de seguir os passos anteriores, é preciso se atentar a alguns pontos.

Durante a pesquisa de opções, não se atenha apenas ao preço: verifique as políticas de segurança e proteção de dados, a possibilidade de integração com outros sistemas da empresa e os custos de implementação e manutenção.

Além disso, lembre-se de que será uma grande mudança para seus colaboradores. Prepare a equipe, comunicando os benefícios da nova solução e oferecendo suporte contínuo durante a transição.

Por fim, priorize agências digitais com vasta experiência de mercado, soluções exclusivas e cases de sucesso comprovados, como a VOLL.

Dê o próximo passo: conheça a VOLL

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferecendo uma tecnologia própria totalmente inovadora e exclusiva para transformar sua gestão de viagens.

Por meio de uma solução completa no modelo self-booking, a VOLL oferece total autonomia para o viajante reservar passagens, hospedagens e transportes dentro das políticas da empresa, enquanto os gestores mantêm controle total sobre gastos e conformidade com as normas.

Por ser uma solução integrada, a VOLL também oferece gestão de despesas e mobilidade nas viagens corporativas, fornecendo relatórios estratégicos para otimização de custos.

Além disso, viajantes e gestores contam com suporte especializado 24/7 em diversos canais e idiomas para garantir uma experiência eficiente e segura.

Alguns outros recursos disponíveis são:

• Opções de fornecedores de mobilidade, hospedagem e mais, com tarifas exclusivas.

• Soluções de bleisure, duty of care e gestão de bilhetes não voados.

• Controle de políticas e fluxos de aprovação personalizados.

• Relatórios detalhados e dashboards para análise em tempo real.

• Integração total com ERPs e sistemas de gestão de despesas, RH e mais.

• Pagamento inteligente via VCNs (cartões virtuais) e automatização de conciliação.

Não perca mais tempo com processos manuais e ineficientes. Entre em contato com a VOLL agora mesmo e descubra como podemos transformar a gestão de viagens corporativas da sua empresa, unindo tecnologia e inteligência de mercado para alcançar resultados incríveis!