Como ajustar o programa de viagens em casos de mudança de escritório, sede ou hub

A decisão de mudar a sede de uma empresa ou de abrir um novo hub é um marco importante e representa crescimento, expansão e novas oportunidades. No entanto, para o gestor de viagens corporativas, esse momento traz uma série de desafios.

Afinal, a logística de viagens não se resume apenas a reservar passagens e hotéis: quando a empresa muda de endereço, a dinâmica dos deslocamentos, o custo do last mile e até a política de viagens são diretamente afetados.

Se você quer entender os principais desafios dessa transição e descobrir como garantir que a mobilidade da sua equipe continue fluindo durante esse processo, siga a leitura deste conteúdo!

Os desafios da migração de sede para o gestor de viagens

Imagine que a sua empresa anunciou a mudança para um novo bairro ou cidade. A princípio, a notícia parece distante da sua área, mas logo você percebe o impacto direto que a nova localização tem nas operações de viagens. 

O que antes era uma rotina bem estabelecida, com fornecedores e rotas otimizadas, agora precisa ser completamente revisto.

O primeiro grande desafio é o last mile. Se a nova sede fica em uma área com poucas opções de transporte público ou com acesso limitado a táxis e carros por aplicativo, o custo com mobilidade pode disparar, desequilibrando todo o orçamento de viagens.

Além disso, a distância até o aeroporto mais próximo pode ter mudado, exigindo novas rotas e tempos de deslocamento diferentes. Isso impacta não apenas o custo, mas também a produtividade do viajante, que pode gastar mais tempo no trânsito e menos tempo em atividades estratégicas.

Outro ponto importante é a necessidade de reavaliar a rede de parceiros e fornecedores. Afinal, locais que antes eram próximos e ofereciam tarifas competitivas podem não ser mais a melhor opção. O mesmo vale para serviços de aluguel de veículos e outras facilidades essenciais para o viajante.

Mapeando os próximos passos: o que considerar na nova localização?

Para uma transição de escritório, uma boa prática é tratar a nova localização como um novo destino de viagens. Isso significa fazer uma análise completa do entorno, buscando otimizar cada etapa da jornada do viajante.

Hospedagem

Uma das maiores oportunidades de economia está na escolha de hotéis próximos ao novo escritório, para receber clientes, parceiros e colaboradores vindos da cidade anterior.

Em vez de depender de uma rede de hotéis, faça uma pesquisa específica na nova área e procure por opções que estejam a uma curta distância a pé da nova sede.

A estratégia “walk-to-work” não apenas elimina os custos de transporte terrestre, mas também economiza o tempo do viajante, permitindo que ele se desloque entre o hotel e o escritório de forma rápida e segura.

Negocie tarifas corporativas exclusivas com esses estabelecimentos. Muitos hotéis, especialmente em áreas de negócios, estão abertos a parcerias de longo prazo que garantem um volume de reservas, oferecendo descontos e benefícios adicionais.

Transporte e mobilidade

Avalie as opções de transporte público disponíveis na região: há linhas de metrô ou ônibus que conectam a nova sede a áreas estratégicas da cidade? A localização é acessível para táxis e carros por aplicativo?

Além disso, revise seus acordos com empresas de aluguel de carros e serviços de motorista. Pode ser que a nova localização exija parcerias com provedores locais, que talvez ofereçam tarifas mais competitivas ou tenham mais veículos disponíveis na região.

Salas de reunião e espaços de trabalho

Em um momento de mudança, muitos colaboradores podem precisar trabalhar de forma híbrida. Por isso, verifique se a nova localização oferece coworkings ou salas de reunião de fácil acesso para o período de obras e transição.

Ter essa informação em mãos pode ser um diferencial também na hora de planejar viagens, oferecendo aos colaboradores a flexibilidade de trabalhar perto do hotel ou do cliente, sem a necessidade de retornar ao escritório, por exemplo.

Aeroportos

Se a nova sede está em uma cidade com mais de um aeroporto, faça um estudo para determinar qual deles é a opção mais eficiente em termos de tempo e custo.

Com essa nova visão, atualize as preferências de aeroportos no seu sistema de reservas e na política de viagens. Incentive seus colaboradores a priorizar as rotas que ofereçam o melhor custo-benefício, considerando não apenas o valor da passagem, mas o custo total da jornada.

Companhias aéreas

A mudança de sede pode ser uma oportunidade para renegociar acordos com as companhias aéreas. Use o argumento do volume de viagens que sua empresa gera na nova região para conseguir tarifas mais vantajosas, upgrades e outros benefícios.

Como preservar o orçamento com a mudança de sede?

A transição para um novo escritório não precisa ser sinônimo de estouro de orçamento. Confira algumas dicas práticas importantes para manter os custos de viagens sob controle:

1. Ajuste o limite de despesas

O valor da diária que funcionava na antiga localização pode ser insuficiente para cobrir refeições e outras despesas na nova. 

Ajustar os tetos de despesas reembolsáveis garante que os viajantes não fiquem sobrecarregados financeiramente e que continuem a cumprir as diretrizes da empresa.

Se o last mile se tornou mais caro, a política de viagens deve refletir isso. Estabeleça novos tetos para gastos com táxis ou carros por aplicativo em deslocamentos específicos, como do aeroporto para a nova sede.

2. Alinhe-se com os fornecedores

Mantenha uma comunicação aberta com todos os seus fornecedores de viagens, informando-os sobre a mudança. Trabalhe em conjunto para ajustar os acordos, garantindo que o serviço continue fluindo sem interrupções.

3. Oriente os viajantes

A transição de escritório pode gerar ansiedade e incerteza entre os colaboradores. Por isso, uma comunicação clara e transparente é fundamental.

Crie um guia de viagens detalhado para a nova sede, abrangendo:

• Informações sobre hotéis preferenciais e como reservar com a tarifa corporativa.

• Rotas de transporte terrestre a partir de aeroportos e estações de metrô.

• Instruções sobre o transporte público local e como utilizá-lo.

• Recomendações de restaurantes e outros serviços no bairro.

4. Conte com um parceiro estratégico na transição

Gerenciar a mudança de sede e a logística de viagens pode ser desafiador, e contar com um parceiro estratégico como a VOLL faz toda a diferença.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina. Integrando gestão de viagens e despesas corporativas, ela oferece as ferramentas necessárias para uma transição suave e eficiente.

A tecnologia da VOLL permite que você centralize toda a jornada - desde a reserva de passagens e hotéis até o controle de despesas e reembolsos - configurando novos endereços, regras e políticas. As diretrizes são aplicadas automaticamente nas reservas, o que garante a conformidade desde a primeira solicitação.

Além disso, a equipe de especialistas está disponível para oferecer suporte consultivo durante todo o processo de mudança, tanto para gestores quanto para viajantes.

Grandes empresas como McDonald's, Localiza, Nubank e Itaú já contam com toda a tecnologia e expertise que só a VOLL oferece. Entre em contato com a equipe da VOLL e conheça na prática todos os diferenciais!