Tecnologia na gestão de viagens corporativas: um guia completo para gestores de viagens

A era digital trouxe uma série de mudanças no mundo dos negócios, incluindo na maneira como as viagens corporativas são gerenciadas. A tecnologia na gestão de viagens corporativas escreve uma história que se atualiza todos os dias.

Diante isso, as empresas estão cada vez mais buscando soluções que aliam eficiência, segurança e experiências positivas para seus colaboradores.

O universo das viagens corporativas tem experimentado uma verdadeira revolução graças à inovação e à tecnologia. Por exemplo, inteligência artificial, ChatGPT, IoT e machine learning. São tantas ondas de inovação, que é preciso uma atenção perene para conhecer e avaliar o potencial de impacto positivo de cada uma delas.

Mas, não crie pânico. Pelo contrário, há muito mais benefícios do que riscos em meio ao presente zeitgeist. Neste artigo, abordaremos o impacto da tecnologia na gestão de viagens corporativas e como essa vertente tem transformado o setor.

Para compreender como as tecnologias emergentes moldam a gestão de viagens corporativas, abordaremos diversos aspectos. Entre eles, destacam-se a experiência do colaborador, segurança e rastreabilidade do viajante. Além disso, analisaremos o aumento de eficiência e eficácia na gestão de indicadores, gestão 360º de viagens e despesas corporativas. Por fim, discutiremos as atitudes pró-tecnologia do gestor de viagens e como abraçá-las é essencial.

A experiência do colaborador em viagens corporativas

Na era atual, a experiência do colaborador em viagens corporativas tornou-se um aspecto fundamental para o sucesso das empresas. Proporcionar uma experiência agradável e eficiente aos funcionários em deslocamentos a trabalho não só aumenta a satisfação, como também impulsiona a produtividade e o engajamento.

Diante disso, vamos explorar como as tecnologia na gestão de viagens corporativas têm transformado a experiência dos colaboradores e gestores de viagens. Isso incluirá uma abordagem sobre os desafios, as soluções e os benefícios envolvidos nesse processo.

Personalização e comodidade

As tecnologias emergentes, como inteligência artificial e machine learning, têm permitido uma maior personalização das viagens corporativas. Por exemplo, algoritmos avançados já são utilizados para entender as preferências e necessidades de cada colaborador — o que, por consequência, oferece uma experiência de viagem mais confortável e eficiente.

Essa personalização não apenas melhora a experiência geral do colaborador, mas também pode aumentar a satisfação e a produtividade durante a viagem corporativa. Dessa forma, as empresas podem garantir que seus funcionários estejam focados e engajados em suas tarefas, sem precisar pagar mais caro por isso.

Além disso, a personalização na gestão de viagens corporativas também ajuda a reduzir o estresse e a ansiedade dos colaboradores, permitindo que eles se concentrem nas atividades profissionais e alcancem melhores resultados durante suas viagens de negócios.

Comunicação e suporte em tempo real

Os aplicativos de mensagens instantâneas e chatbots com inteligência artificial facilitam a comunicação entre colaboradores e gestores de viagens. Além disso, diversas soluções oferecem suporte em tempo real aos viajantes, garantindo que eles tenham acesso às informações necessárias durante suas viagens corporativas.

A comunicação eficiente e em tempo real também contribui para a segurança do viajante corporativo. Em caso de emergências ou imprevistos, os colaboradores podem entrar em contato rapidamente com os gestores de viagens e receber o suporte necessário para solucionar o problema.

Similarmente, essas ferramentas de comunicação podem proporcionar aos colaboradores acesso a informações atualizadas sobre itinerários, voos, acomodações e outros detalhes importantes da viagem, melhorando a experiência e a satisfação do viajante corporativo.

Segurança e rastreabilidade do viajante corporativo

Segurança e rastreabilidade do viajante corporativo são aspectos cruciais na gestão de viagens corporativas. Com a crescente adoção de cada vez mais tecnologia na gestão de viagens corporativas, empresas podem monitorar e garantir a segurança de seus colaboradores em tempo real, além de identificar possíveis riscos e tomar medidas preventivas. 

Dessa forma, essas soluções tecnológicas aprimoram a comunicação, permitem a rápida localização dos viajantes e oferecem maior tranquilidade às empresas e aos próprios funcionários durante suas viagens corporativas.

Rastreamento e monitoramento das viagens corporativas

Tecnologias de rastreamento e monitoramento estão sendo cada vez mais adotadas na gestão de viagens corporativas. Destaca-se a adoção de sistemas de self-booking que são mobile-first — ou seja, oferecem uma interface em forma de aplicativo para smartphone.

As empresas que adotam soluções mobile contam com benefícios que vão além da usabilidade e facilidade de manuseio. Por estarem em um equipamento móvel (como o celular), é possível saber a localização exata de cada colaborador, por meio do GPS.

Além disso, os aplicativos para smartphones facilitam o contato imediato com os viajantes corporativos, por meio de mensagens personalizadas ou pela central de notificações.

Do mesmo modo, essas ferramentas permitem que as empresas saibam a localização exata de seus colaboradores em viagem, garantindo sua segurança e possibilitando a tomada de decisões rápidas em caso de emergências.

O monitoramento em tempo real também permite que as empresas identifiquem possíveis riscos e ameaças, como eventos climáticos extremos, instabilidades políticas ou outras situações que possam afetar a segurança dos colaboradores.

Igualmente, os gestores de viagens podem tomar medidas proativas para garantir o bem-estar de seus funcionários. E, claro, sem precisar agir de forma reativa, visto que a tecnologia disponível hoje permite ações proativas de duty of care.

Diante disso, é importante lembrar que o rastreamento e monitoramento dos viajantes corporativos facilitam a comunicação entre os colaboradores e os gestores de viagens.

Políticas de viagens e compliance

A adoção de soluções tecnológicas na gestão de viagens corporativas também facilita a implementação e monitoramento das políticas de viagens e o cumprimento das normas e regulamentações aplicáveis. Isso assegura que os colaboradores estejam alinhados com os padrões e diretrizes da empresa, mesmo quando em viagem.

Com o auxílio da tecnologia na gestão de viagens corporativas, as empresas podem monitorar o cumprimento das políticas de viagens corporativas de forma mais eficiente e automatizada. Isso permite identificar possíveis desvios e tomar medidas corretivas, garantindo a conformidade com as regras estabelecidas.

De forma geral, a utilização de tecnologia na gestão de viagens corporativas contribui para a transparência e a prestação de contas. Os colaboradores e gestores podem acompanhar e auditar os gastos e atividades relacionadas às viagens, garantindo a integridade e a eficácia dos processos de compliance.

Mais eficiência e eficácia com os indicadores de gestão de viagens corporativas

O aumento de eficiência e eficácia na gestão de indicadores de viagens corporativas é fundamental para eliminar processos e reduzir custos.

As mais avançadas tecnologias de gestão de viagens já possibilitam o monitoramento e a análise de dados em tempo real. Igualmente, elas permitem aos gestores de viagens identificar tendências e padrões de comportamento, além de tomar decisões embasadas em informações precisas e atualizadas.

Logo, a adoção dessas soluções tecnológicas proporciona maior controle sobre os gastos relacionados às viagens corporativas e auxilia na elaboração de estratégias mais eficientes.

Bons indicadores, como tempo de viagem, custo por quilômetro e satisfação dos colaboradores (NPS), contribuem para a melhoria contínua dos processos e para a otimização dos recursos disponíveis. Por fim, tudo isso resulta em benefícios para a organização e seus funcionários.

Análise de dados e otimização

A tecnologia na gestão de viagens corporativas já tem permitido coletar e analisar de grandes volumes de dados. Através de ferramentas analíticas e algoritmos avançados, é possível identificar tendências, padrões e oportunidades de melhoria, otimizando a gestão de viagens e reduzindo custos.

Da mesma forma, a análise de dados também pode auxiliar na identificação de fornecedores e parceiros que ofereçam os melhores serviços e preços, contribuindo para a otimização de recursos e a maximização do retorno sobre o investimento em viagens corporativas.

Nesse sentido, a análise de dados pode revelar insights sobre o comportamento e as preferências dos colaboradores em viagens corporativas, permitindo a implementação de estratégias e políticas mais eficazes e personalizadas.

Tecnologia na gestão de viagens corporativas para automação de processos

A automação de processos na gestão de viagens corporativas tem como objetivo agilizar tarefas e minimizar erros. As enfadonhas rotinas manuais de conferência, validação de cadastros e operação de viagens não são práticas bem vistas pelos líderes de hoje em dia.

Por isso, a implementação de sistemas inteligentes permite automatizar atividades como auditoria em reservas, emissão de passagens e relatórios, proporcionando maior eficiência e permitindo que os gestores de viagens foquem em questões estratégicas.

Decerto, a automação também contribui para a redução de custos e o aumento da produtividade, já que processos manuais e repetitivos são substituídos por soluções tecnológicas eficientes e seguras. Isso também minimiza a possibilidade de erros humanos, garantindo a qualidade e a precisão das informações e dos processos de gestão de viagens corporativas.

Em outras palavras, a automação pode facilitar a integração entre diferentes sistemas e bases de dados. Consequentemente, também melhora a comunicação e a colaboração entre os profissionais envolvidos na gestão de viagens corporativas. Logo, as empresas que abraçam essas tecnologias e seus benefícios passam a ter processos mais ágeis e eficientes, melhorando a experiência de toda a organização.

Gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas 360º

A gestão 360º de viagens, mobilidade urbana e despesas corporativas (ou expense management) engloba uma abordagem integrada que visa otimizar e simplificar todos os aspectos envolvidos nas viagens corporativas. Por isso, com uma solução end-to-end, as empresas podem gerenciar de forma unificada e eficiente as viagens corporativas — desde o planejamento até o controle das despesas relacionadas.

Dessa forma, a plataforma ideal para esse objetivo deve permitir aos gestores de viagens ter acesso a informações atualizadas sobre as etapas da jornada dos colaboradores. Isso inclui reservas de voos, acomodações, transporte terrestre e a gestão de despesas corporativas — de viagem ou administrativas.

Mais do que isso, essas soluções devem proporcionar uma maior visibilidade dos custos e a otimização dos recursos, facilitando a tomada de decisões e o cumprimento da política de viagem da empresa.

Ao adotar uma solução end-to-end como a VOLL, empresas passam a oferecer uma experiência mais fluida e agradável aos seus colaboradores, além de obter um maior controle e eficiência na gestão de viagens corporativas.

Por fim, a integração das diferentes etapas da jornada do colaborador em uma única plataforma permite um gerenciamento mais completo e assertivo, contribuindo para a satisfação dos colaboradores e o sucesso das viagens corporativas.

Integração de sistemas e plataformas

A integração entre sistemas e plataformas é fundamental para a gestão 360º de viagens, mobilidade e despesas corporativas. E tecnologias emergentes possibilitam a conexão entre diferentes ferramentas, facilitando o acompanhamento e controle de todos os aspectos relacionados às viagens corporativas em tempo real.

Essa integração permite que gestores de viagens e colaboradores acessem informações atualizadas e consistentes, agilizando a tomada de decisões e a solução de problemas. Igualmente, a integração de sistemas facilita a colaboração entre diferentes áreas da empresa, contribuindo para a eficiência e eficácia dos processos de gestão de viagens corporativas.

Por exemplo, ao integrar sua base de colaboradores, centros de custos, orçamentos e estruturas de aprovação existentes em seu sistema gerencial principal à solução de gestão de viagens, mobilidade urbana e expense management. Com isso, as empresas passam a ter mais confiabilidade no controle de despesas corporativas e eliminam milhares de processos manuais de atualização, conferência e pagamentos.

Em síntese, a integração de sistemas e plataformas pode auxiliar na automação e otimização de processos, reduzindo custos e melhorando a experiência dos colaboradores que realizam e que fazem a gestão de viagens corporativas.

Controle de despesas e otimização de custos de viagens corporativas

Sob o mesmo ponto de vista, a utilização de tecnologia na gestão de viagens corporativas também contribui para o controle e otimização de custos. Plataformas inteligentes podem identificar oportunidades de economia, como melhores tarifas aéreas e hotéis, além de auxiliar no controle e aprovação de despesas corporativas.

Por exemplo, o controle de despesas corporativas e a otimização de custos de viagem são fundamentais para garantir a sustentabilidade financeira das empresas e o retorno sobre o investimento em viagens corporativas. Assim, a adoção de soluções tecnológicas eficientes pode proporcionar economia significativa e melhorar a performance financeira da organização.

Logo, a utilização dessas tecnologias pode facilitar a elaboração de relatórios e análises financeiras, permitindo aos gestores de viagens identificar áreas de melhoria e implementar estratégias mais eficientes para a gestão de custos.

Tecnologia na gestão de viagens corporativas

Adotar uma postura pró-tecnologia é essencial para os gestores de viagens corporativas. Estar aberto a soluções inovadoras e de olho nas tendências do setor permite a implementação de estratégias mais eficientes e eficazes.

Gestores pró-tecnologia impulsionam a transformação digital em suas empresas, otimizando processos e melhorando a experiência dos colaboradores em viagens corporativas. Desse modo, essa abordagem contribui para a redução de custos e aumento da competitividade, garantindo que a organização esteja sempre à frente das tendências do setor.

Os gestores de viagens corporativas que utilizam tecnologias e serviços inovadores são referências no mercado. Em seguida, vamos conhecer as competências e habilidades que você e sua empresa precisam ter para darem um upgrade nos resultados — contando com o que o mercado já oferece.

Adoção de soluções inovadoras

De acordo com o que já vimos, a adoção de soluções inovadoras é fundamental para o sucesso das empresas no futuro. Por isso, os líderes devem estar atentos às novas tecnologias disponíveis para melhorar a eficiência e os resultados.

Diante disso, é preciso estar disposto a experimentar soluções inovadoras e assumir riscos. Lembre-se: a tecnologia pode é sua aliada mais valiosa para aumentar a produtividade.

Os líderes do futuro são aqueles que se preparam no presente. Eles sabem que a adoção de novas soluções é uma forma de se manter atualizados em um mundo em constante evolução.

As empresas que não acompanham as mudanças tecnológicas correm o risco de ficarem para trás. Nesse contexto, a inovação é um fator chave para o sucesso das empresas e de seus profissionais-chave.

A adoção de soluções inovadoras traz inúmeros benefícios, desde a melhoria da qualidade dos produtos até a redução de custos. É fundamental que os líderes estejam atentos às novas tendências e tecnologias e sejam proativos na adoção dessas soluções.

Contudo, é importante lembrar que a tecnologia é apenas uma ferramenta para alcançar os objetivos da empresa e que é preciso ter uma visão estratégica de negócios.

Os líderes do futuro sabem equilibrar o uso da tecnologia com uma abordagem integrada e holística. E é preciso ter uma visão estratégica para aproveitar ao máximo seus benefícios.

Por esse motivo, a adoção de soluções inovadoras não deve ser vista como um fim em si mesma, mas sim como uma forma de alcançar melhores resultados. E é exatamente isso que acontece, também, na gestão de viagens corporativas.

Os líderes do futuro e sua relação com tecnologia e inovação

Os líderes corporativos responsáveis por áreas como compras, facilities, procurement e gestão de viagens também precisam estar atentos às soluções inovadoras disponíveis. Essas áreas são cruciais para o sucesso da empresa e a adoção de tecnologias pode trazer inúmeros benefícios.

Os líderes responsáveis pelas compras devem estar atentos às novas soluções que podem trazer mais eficiência aos processos corporativos. Por isso, os potenciais de automação, integração e flexibilidade das soluções disponíveis no mercado devem ser considerados aspectos cruciais para a tomada de decisão.

Por isso, conhecer o que há de mais inovador disponível por aí é a chave para oxigenar o universo corporativo. Em relação às necessidades da gestão, de fora para dentro, é fundamental buscar no mercado o que há de novo para reduzir erros, aumentar a produtividade e ampliar a transparência.

Já os líderes responsáveis por facilities podem se beneficiar da tecnologia para melhorar a gestão de espaços físicos e recursos, como energia e água. Dessa maneira, soluções de automação de workplace podem ajudar a reduzir custos e aumentar a eficiência energética.

Tanto quanto, os líderes de procurement também podem se beneficiar da adoção de soluções inovadoras. Ferramentas de análise de dados e inteligência artificial podem ajudar a identificar oportunidades de economia e melhorar a gestão de fornecedores.

Os gestores de viagens do futuro

A gestão de viagens é outra área em que a adoção de soluções inovadoras pode trazer grandes benefícios. Ferramentas mobile de expense management e self-booking comprovadamente ajudam a reduzir custos e aumentar a eficiência dos processos.

Também é importante destacar que os líderes corporativos responsáveis por essas áreas devem estar sempre atentos às novas tendências e tecnologias. Por isso, é preciso estar disposto a experimentar soluções inovadoras.

Para obter um resultado diferente, é preciso fazer algo diferente

Antes de tudo, a tecnologia pode ser uma aliada valiosa para melhorar a eficiência e os resultados dos líderes que souberem aproveitá-la. Logo, esses profissionais terão grandes chances de se destacar em um mercado cada vez mais competitivo.

Desse modo, gestores de viagens corporativas devem estar dispostos a adotar soluções inovadoras e tecnologias emergentes.

Essa postura pró-tecnologia é fundamental para acompanhar as mudanças no setor e garantir que a empresa esteja sempre à frente da concorrência.

Diante desse contexto, a adoção de novas tecnologias pode trazer benefícios significativos para a gestão de viagens corporativas, melhorando a eficiência, a segurança e a experiência dos colaboradores.

Em síntese, é por isso que as soluções inovadoras de gestão de viagens, mobilidade urbana e expenses podem contribuir para a otimização de custos e a sustentabilidade financeira da organização.

Capacitação e desenvolvimento profissional dos gestores de viagens corporativas

Sem dúvida, e como você já deve saber, os gestores de viagens corporativas devem buscar capacitação e desenvolvimento profissional para se manterem atualizados sobre as novas tecnologias e tendências. Isso inclui participar de cursos, workshops, conferências e outros eventos que proporcionem conhecimento e contato com as inovações do mercado.

A capacitação e o desenvolvimento profissional permitem que os gestores de viagens se tornem especialistas no uso de tecnologia na gestão de viagens corporativas e possam aplicá-las de forma eficiente e eficaz.

Por isso, a constante atualização profissional contribui para a manutenção da competitividade e a excelência no setor. O profissional amplia sua capacidade de impacto nos resultados da empresa à medida em que se especializa e busca se atualizar em seu segmento de atuação.

Tecnologia na gestão de viagens corporativas: foco no futuro e visão estratégica

Os gestores de viagens corporativas devem ter uma visão estratégica e estar sempre atentos às mudanças e oportunidades no mercado. Isso inclui acompanhar as tendências e inovações, além de avaliar constantemente a eficácia das soluções tecnológicas implementadas na gestão de viagens corporativas.

Com foco no futuro e uma abordagem estratégica, os gestores de viagens podem garantir que a empresa esteja sempre à frente das tendências e pronta para enfrentar os desafios do setor.

Como consequência, será visto um melhor desempenho da organização e maior satisfação dos colaboradores envolvidos nas viagens corporativas.

Gestão de viagens corporativas: como as empresas podem se aproximar das novas tecnologias?

As tecnologias emergentes estão transformando a gestão de viagens corporativas, trazendo benefícios em termos de eficiência, segurança e experiência dos colaboradores. Gestores de viagens pró-tecnologia devem estar preparados para adotar soluções inovadoras e buscar constante capacitação para se manterem atualizados e competitivos no mercado.

Empresas como a VOLL, a agência de viagens corporativas da nova economia, oferecem soluções tecnológicas inovadoras e diferenciadas para a gestão de viagens das maiores empresas do Brasil.

A adoção dessas soluções pode proporcionar impactos positivos nos resultados e garantir uma experiência de viagem corporativa de excelência para os colaboradores.

De maneira idêntica, a gestão amplia seu campo de visão sobre os custos e o uso dos serviços de viagens, mobilidade urbana e expenses. Assim, pode atuar de forma mais estratégica nas alavancas de redução de custos e redução de processos.

Sobre a VOLL

A VOLL é uma agência de viagens corporativas que oferece soluções inovadoras para empresas gerenciarem suas viagens de negócios.

Com a tecnologia avançada e atendimento especializado, a VOLL tem ajudado empresas a economizar tempo e reduzir custos na gestão de suas viagens corporativas. Além disso, a solução oferece soluções personalizadas de acordo com as necessidades de cada cliente.

Das empresas do agronegócio aos maiores bancos da América Latina, a VOLL tem contribuído para economia de tempo e dinheiro, de norte a sul do país.

A VOLL oferece serviços como passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carros, gestão de despesas, relatórios gerenciais e muito mais, tudo em uma plataforma digital completa e fácil de usar.

Por isso, a missão da VOLL é transformar a maneira como as empresas gerenciam suas viagens corporativas, proporcionando uma experiência mais eficiente, transparente e agradável para todos os seus usuários.

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