Consentimento LGPD: o papel dos termos digitais em viagens corporativas

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe novas responsabilidades para as empresas, inclusive no campo das viagens corporativas, onde diariamente são tratados dados sensíveis de colaboradores. Informações como número de passaporte, CPF, contatos de emergência, histórico de reservas e até dados médicos para assistência especial circulam entre sistemas de gestão, fornecedores e áreas internas.

Em 2023, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) aplicou suas primeiras multas, reforçando que a falta de processos claros de consentimento e governança pode gerar penalidades financeiras e danos à reputação da empresa. 

Para o gestor de viagens, isso significa que não basta organizar deslocamentos e custos: é necessário garantir que cada fluxo de dados tenha base legal, consentimento quando aplicável e retenção mínima de informações.

Sem esse cuidado, a empresa corre o risco de não conseguir comprovar auditoria de consentimento ou falhar no atendimento a pedidos de revogação. Padronizar termos digitais e fluxos de aceite se tornou essencial para alinhar o programa de viagens corporativas à LGPD e reduzir riscos de não conformidade.

Bases legais e termos digitais aplicados à gestão de viagens corporativas

O gestor deve estar ciente de que cada dado coletado na gestão de viagens corporativas deve estar vinculado a uma base legal da LGPD. As principais são:

• Execução de contrato: Necessária para reservas de voos, hotéis, emissão de seguros e processamento de reembolsos.

• Consentimento: Exigido quando o colaborador compartilha dados sensíveis, como informações médicas para assistência especial, restrições alimentares ou contatos de emergência.

• Obrigação legal: Aplicável à retenção de faturas, comprovantes de despesas e registros contábeis, conforme exigências fiscais e trabalhistas.

• Legítimo interesse: Usado em análises de dados para melhorar políticas de viagem ou gerar relatórios consolidados, desde que haja avaliação de impacto e transparência com o colaborador.

Já os termos digitais de viagem são os documentos que formalizam essas bases legais e precisam ser padronizados no programa, contendo uma assinatura ou aceite digital rastreável (data, hora, IP) que garanta a validade jurídica e conformidade em auditorias da ANPD. Exemplos:

• Termo de ciência da política de viagens corporativas: Confirma que o colaborador conhece regras de emissão, reembolso e uso de canais oficiais.

• Termo de consentimento para tratamento de dados sensíveis: Utilizado em casos específicos, como acessibilidade ou seguro saúde.

• Termo de retenção de dados e despesas: Informa o prazo legal pelo qual dados e comprovantes serão armazenados.

Como estruturar o fluxo de aceite digital por viajante

O fluxo de aceite precisa ser adaptado ao perfil de cada viajante, garantindo clareza e rastreabilidade sem sobrecarregar a operação. O objetivo é que todos os colaboradores aceitem os termos necessários antes de viajar, mas de acordo com a natureza de cada deslocamento:

• Primeira viagem do colaborador: Aceite integral da política de viagens, termos de retenção de dados e consentimento para uso de dados sensíveis (se aplicável).

• Viagens recorrentes: Revalidação periódica (exemplo: anual) da política de viagens e coleta pontual de consentimento apenas quando houver uso de dados adicionais, como restrições médicas.

• Viagens internacionais: Aceite de termos específicos relacionados a requisitos legais do destino, como vistos, dados para imigração e eventuais seguros obrigatórios.

• Executivos e VIPs: Além dos termos gerais, podem incluir consentimentos adicionais para serviços personalizados e regras de despesas diferenciadas.

Esse fluxo deve ser automatizado em plataforma digital, com integração ao processo de reserva. Assim, a viagem só é confirmada após o aceite registrado, evitando riscos de não conformidade e facilitando auditorias. 

Como manter controle contínuo na auditoria e revogação de consentimentos

O consentimento em viagens corporativas não é um evento único, mas um processo que precisa ser auditável e reversível. A LGPD determina que o colaborador tenha o direito de revogar o consentimento a qualquer momento. Além disso, a empresa deve comprovar em auditorias quando, como e para qual finalidade o dado foi coletado.

Veja algumas práticas para manter o controle contínuo:

• Prazo de retenção definido: Consentimentos devem ter validade (exemplo: 12 meses), com renovação automática ou solicitação de novo aceite.

• Registro rastreável: Informações como data, hora, IP e identidade do viajante precisam constar em cada aceite digital.

• Canal de revogação acessível: O colaborador deve ter meios simples para retirar consentimentos, como portal online ou app integrado ao OBT.

• Logs de auditoria: Histórico completo de termos aceitos, revogados e substituídos deve estar disponível para consultas internas e externas (ANPD, auditorias fiscais).

• Exclusão mínima necessária: Após revogação ou fim do prazo legal, os dados devem ser eliminados ou anonimizados, evitando armazenamento desnecessário.

Esse processo reduz riscos regulatórios, garante conformidade e fortalece a confiança dos viajantes no programa de viagens.

Leia também: Segurança de dados em viagens corporativas: riscos crescentes e como se proteger.

Sistemas que precisam estar integrados para garantir conformidade com a LGPD

Para padronizar os consentimentos em viagens corporativas, os dados precisam circular de forma integrada entre os sistemas corporativos para que a empresa não corra o risco de ter informações duplicadas, divergentes ou sem rastreabilidade adequada para auditorias da LGPD.

Os sistemas que precisam estar integrados são:

• ERP: Centraliza contratos, notas fiscais e despesas. A integração garante que apenas dados autorizados sejam retidos, dentro do prazo legal.

• OBT (Online Booking Tool): Responsável pelas reservas de passagens, hotéis e transportes. Ao integrar o fluxo de aceite, o OBT só libera a emissão após o consentimento válido do viajante.

• Sistemas de RH: Fornecem dados cadastrais básicos (nome, cargo, centro de custo), evitando retrabalho e garantindo atualização automática em caso de desligamentos ou transferências.

• Plataformas de compliance e auditoria: Recebem relatórios de consentimentos ativos, expirados ou revogados, assegurando governança contínua.

A forma mais simples de viabilizar essa integração é por meio de uma plataforma de gestão de viagens corporativas que conta com APIs e conectores nativos para que o gestor evite fluxos manuais, garantindo que cada aceite digital seja automaticamente registrado, validado e replicado nos sistemas necessários. 

Por que a VOLL é a parceira certa para alinhar sua gestão de viagens à LGPD

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já apoia empresas como Itaú, Afya, Ifood e Grupo Andrade Gutierrez a manterem seus programas de viagens mais eficientes e seguros. Parte desse trabalho envolve lidar com um dos pontos mais críticos da operação: a coleta e o controle de consentimentos digitais.

A plataforma integrada da VOLL simplifica algo que costuma ser complexo. O gestor consegue configurar termos digitais de acordo com o perfil do viajante, registrar aceites com validade definida e acompanhar todas as movimentações em relatórios de auditoria. Se um colaborador revoga o consentimento ou se o prazo de retenção expira, o sistema gera alertas automáticos e bloqueia novos usos indevidos.

Além disso, a plataforma tem integração nativa com ERPs, OBTs e sistemas de RH, que elimina redundâncias e garante que apenas os dados necessários circulem entre áreas. Tudo isso é apoiado por um time consultivo que acompanha as atualizações regulatórias e orienta empresas em auditorias ou revisões de políticas.

Combinando tecnologia proprietária e suporte especializado, a VOLL ajuda gestores a transformar a LGPD em um processo contínuo e transparente, sem burocracia e com total segurança para colaboradores e empresas.

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