Já ficou comprovado que o despacho de bagagem se tornou um negócio bilionário para as companhias aéreas. Segundo dados de uma matéria publicada pela Época Negócios, só em 2024, esse tipo de cobrança movimentou mais de US$ 7 bilhões globalmente.
Em viagens a trabalho, embora o volume ou o tipo de bagagem envolvam itens de uso pessoal do colaborador, a responsabilidade pelo custo costuma recair sobre a área de T&E. E quando esse gasto não é mapeado com antecedência, ele compromete o orçamento, o compliance e a previsibilidade da operação, além de gerar um impacto cumulativo sobre o custo médio das viagens corporativas.
As cobranças por bagagem despachada variam entre companhias aéreas, trechos e categorias tarifárias, o que torna o controle dessas despesas ainda mais desafiador.
Em voos domésticos no Brasil, por exemplo, a maioria das tarifas promocionais não inclui bagagem despachada, e a inclusão do serviço pode custar entre R$ 80 e R$ 160 por trecho — valor que dobra facilmente em viagens de ida e volta.
Já em voos internacionais, o cenário é ainda mais complexo: algumas tarifas básicas sequer permitem escolha de assento ou levam em conta o peso total das malas, enquanto outras incluem apenas uma peça, cobrando valores que podem ultrapassar US$ 100 por bagagem adicional.
Além do volume e do peso, também entram na conta fatores como antecipação da compra, alterações de rota e regras específicas por companhia, o que dificulta a padronização das políticas corporativas.
Leia também: Limite de peso de bagagem na viagem a trabalho: regras para voos nacionais e internacionais.
Embora as taxas de bagagem pareçam gastos pontuais, seu acúmulo em viagens recorrentes representa um impacto significativo no orçamento de T&E (Travel & Expense).
Uma empresa que realiza 100 viagens mensais, com ida e volta, e paga em média R$ 100 por mala despachada, gasta aproximadamente R$ 20 mil por mês apenas com esse item — o que ultrapassa R$ 240 mil ao ano em um único componente de custo frequentemente negligenciado. E isso sem considerar as variações tarifárias de última hora, bagagens extras ou excesso de peso, que podem aumentar exponencialmente o valor final.
A consultoria norte-americana IdeaWorksCompany estimou que as companhias aéreas arrecadaram mais de US$ 33 bilhões em 2023 com taxas de bagagem, um crescimento de 15% em relação ao ano anterior. No Brasil, dados da ANAC revelam que as empresas aéreas faturaram R$ 2,2 bilhões apenas com serviços acessórios, incluindo cobrança por mala despachada, em 2023.
Esses valores evidenciam o peso dessas cobranças para os passageiros e também colocam as empresas em uma posição vulnerável, caso não tenham visibilidade ou controle sobre os custos envolvidos.
Além do impacto direto, as taxas de bagagem também geram efeitos colaterais na operação, como reembolsos fora da política, desalinhamento entre áreas (RH, financeiro, gestor de viagens e colaborador) e retrabalho em prestações de contas. O resultado é uma gestão mais onerosa, com menor previsibilidade e maior margem para exceções não auditadas.
Antecipar os custos com bagagem é uma das formas mais eficazes de evitar surpresas no orçamento de viagens corporativas. Por isso, contar com ferramentas que ajudem o gestor a prever, comparar e acompanhar essas despesas é essencial para manter o controle e garantir compliance.
Confira algumas das principais funcionalidades que ajudam nesse processo:
Simuladores de tarifas por companhia aérea: Permitem comparar políticas de bagagem por trecho, classe tarifária e tipo de bilhete, identificando as condições mais vantajosas para a empresa.
Classificação automática de despesas: Ferramentas que identificam e categorizam cobranças relacionadas à bagagem nos extratos e reembolsos, facilitando a análise por tipo de gasto.
Alertas de exceção no momento da reserva: Quando o viajante seleciona uma tarifa sem franquia de bagagem, o sistema pode emitir alertas indicando possíveis custos extras ou sugerindo opções mais completas com menor impacto final.
Dashboards com análise por centro de custo: Indicadores que mostram quais áreas ou equipes concentram mais gastos com bagagem, ajudando na revisão de políticas ou na renegociação com fornecedores.
Relatórios integrados por colaborador ou projeto: Facilitam o acompanhamento individualizado dos gastos com bagagem, permitindo auditorias mais precisas e tomadas de decisão baseadas em dados.
Ao integrar essas ferramentas à plataforma de gestão de viagens, o gestor ganha visibilidade em tempo real e pode tomar decisões mais estratégicas antes mesmo da viagem acontecer — o que reduz retrabalhos, acelera aprovações e melhora o controle orçamentário da empresa.
Leia também: 10 dicas para fechar acordos vantajosos com fornecedores de viagens corporativas.
Além das ações de controle feitas pela empresa, orientar os viajantes sobre boas práticas é fundamental para reduzir cobranças extras — especialmente aquelas que só aparecem no momento do embarque.
Abaixo, um checklist prático que pode ser compartilhado com os colaboradores antes de cada deslocamento:
Verifique a franquia de bagagem da tarifa emitida: Nem todas as tarifas incluem bagagem despachada. Verifique o bilhete e, em caso de dúvida, confirme com a agência ou via app de gestão.
Considere viajar apenas com bagagem de mão: Sempre que possível, organize a mala para evitar o despacho. Algumas companhias oferecem franquia de até 10kg com dimensões específicas.
Evite excesso de peso e volume: Mesmo que a bagagem despachada esteja incluída, o excesso pode gerar cobranças adicionais. Revise os limites de cada companhia e use balanças portáteis para pesar a mala.
Não compre bagagem no aeroporto: As taxas de despacho são consideravelmente mais altas no check-in presencial. Se precisar comprar bagagem adicional, faça isso online e com antecedência.
Evite objetos proibidos na bagagem de mão: Líquidos em frascos maiores que 100 ml e itens cortantes, por exemplo, podem ser retidos e obrigar o passageiro a despachar a mala, gerando custos inesperados.
Reúna todos os comprovantes: Solicite recibos das cobranças extras (caso ocorram) para facilitar a prestação de contas e auditoria.
Empresas que reforçam essas orientações de forma clara e periódica conseguem reduzir significativamente o volume de taxas imprevistas relacionadas a bagagem, além de melhorar a experiência do colaborador durante o embarque.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e reúne, em uma única plataforma, todas as etapas da gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas. Utilizando uma IA própria, a VOLL proporciona aos gestores total visibilidade sobre os gastos e controle inteligente do programa — inclusive sobre custos que tradicionalmente escapam ao radar, como as taxas de bagagem.
A gestão de despesas com bagagem pode parecer um detalhe no orçamento, mas o impacto acumulado mostra que é uma frente crítica para quem busca eficiência no programa de viagens corporativas. Com uma operação que integra dados de transporte, hospedagem, reservas e política de viagens, a VOLL permite que o gestor antecipe, controle e reduza os custos ocultos de bagagem com inteligência e precisão.
Entre os principais recursos da plataforma que ajudam os gestores com esse tipo de desafio estão:
Visualização da tarifa completa: Durante a reserva, o gestor e o viajante conseguem visualizar claramente se a tarifa aérea inclui bagagem despachada, permitindo decisões mais informadas e alinhadas à política da empresa.
Política configurável por tipo de viagem: É possível parametrizar as regras conforme a duração da viagem, o cargo do colaborador ou a frequência da rota. Com isso, a compra de bagagem extra é liberada apenas quando justificada e aprovada automaticamente.
Alertas preventivos: A plataforma sinaliza quando uma reserva está fora dos parâmetros (por exemplo, tarifa que não inclui bagagem em viagens longas), ajudando o gestor a corrigir desvios antes que virem gastos adicionais.
Dashboard de despesas por categoria: Os relatórios da VOLL incluem gastos com taxas aéreas e permitem identificar quais rotas ou áreas estão gerando mais custos com bagagem, facilitando a renegociação com fornecedores ou ajustes na política interna.
Suporte consultivo e atendimento ao viajante: Caso o colaborador enfrente cobranças inesperadas, o time da VOLL presta suporte imediato e auxilia na emissão de comprovantes para facilitar a prestação de contas.
Esse nível de controle evita que valores aparentemente pequenos passem despercebidos e garante que cada real investido na operação de viagens esteja de acordo com as metas da empresa.
Empresas que estruturam sua política de viagens com atenção aos detalhes, como o controle sobre taxas de bagagem, conseguem gerar economias reais e sustentáveis no longo prazo. Com a VOLL, essa eficiência se torna prática e mensurável.
A PepsiCo, por exemplo, alcançou mais de 40% de economia na mobilidade corporativa ao centralizar a gestão de deslocamentos com a VOLL, otimizando inclusive rotas que antes acumulavam taxas extras. Já o grupo Vitru reduziu custos operacionais, ganhou previsibilidade nas despesas e ampliou a antecedência média das reservas, ajustando políticas por centro de custo.
Se sua empresa busca reduzir gastos ocultos, simplificar processos e ganhar mais controle sobre o programa de viagens corporativas, fale com o nosso time. Descubra como a VOLL pode ajudar sua operação a ser mais inteligente!