As viagens corporativas representam uma parte significativa das despesas no orçamento de empresas de médio e grande porte. Elas estão diretamente relacionadas a áreas estratégicas como vendas, marketing, expansão de mercado e pesquisa e desenvolvimento.
No entanto, quando não há um controle detalhado e estruturado, esses gastos podem crescer de forma desordenada, comprometendo as margens de lucro e dificultando a avaliação do retorno real de cada viagem.
Um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores de viagens é a falta de visibilidade sobre como os custos impactam cada unidade de negócio (ou Business Unit) ou projeto específico. Sem essa clareza, torna-se praticamente impossível mensurar o retorno sobre o investimento, alinhar orçamentos e definir prioridades estratégicas.
A solução está na implementação de uma DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) de viagens corporativas por unidade de negócios. Essa abordagem permite analisar custos e resultados de forma segmentada, conectando as despesas a resultados concretos, como vendas geradas, projetos entregues ou parcerias firmadas.
O resultado é um modelo de gestão mais inteligente, orientado por dados e capaz de transformar as viagens em um investimento estratégico.
Continue lendo e saiba mais sobre como dividir a gestão de despesas por unidade de negócios!
A DRE, ou Demonstração de Resultados do Exercício, é um relatório contábil que apresenta o desempenho financeiro de uma empresa ao longo de um período, evidenciando receitas, custos e lucros.
Quando aplicada ao contexto das viagens corporativas, a DRE permite entender como os gastos com deslocamentos, hospedagens e eventos impactam o resultado final de cada unidade de negócio.
Com essa análise de custos x resultados, seu objetivo não é apenas registrar os gastos, mas medir a rentabilidade dessas viagens em cada unidade de negócio ou atividade.
O P&L de viagens (Profit and Loss Statement) é uma versão adaptada desta estrutura. Ele mostra, de forma prática, a relação entre os custos diretos e indiretos das viagens e os resultados tangíveis das unidades de negócio ou projetos, como vendas, entregas, lançamentos ou o desenvolvimento de novos negócios, por exemplo.
Ao implantar uma DRE específica para viagens, a empresa ganha clareza sobre o impacto financeiro de cada deslocamento, conseguindo ajustar suas estratégias com base em dados concretos.
Dividir os custos de viagens por unidade de negócio ou projeto permite um controle mais detalhado sobre os gastos e, consequentemente, uma avaliação mais justa e precisa do retorno gerado por cada área.
Essa segmentação possibilita comparar o desempenho e a eficiência entre diferentes unidades ou projetos, além de facilitar a identificação de oportunidades para economias e otimização.
Na prática, isso significa sair do custo consolidado para adotar uma análise de performance individual. Os principais benefícios dessa abordagem incluem:
Visibilidade de custos: ao detalhar os gastos por BU, o gestor tem uma visão clara de quanto cada área consome e qual retorno está gerando.
Rateio de despesas inteligente: é possível distribuir os custos entre áreas de forma justa, diferenciando despesas faturáveis (relacionadas a clientes e contratos) e não faturáveis (custos internos ou administrativos).
Otimização de recursos: com a análise segmentada, o orçamento de viagens é ajustado conforme as necessidades reais e as prioridades estratégicas de cada unidade.
Controle orçamentário aprimorado: a DRE por BU fortalece o planejamento financeiro, permitindo correções rápidas e uma alocação de recursos mais precisa.
A criação de uma DRE de viagens corporativas segue uma lógica semelhante à de uma análise de performance financeira, mas com foco específico em deslocamentos e resultados associados. Veja o passo a passo:
Identifique e formalize as BUs ou projetos que serão analisados, como vendas, marketing, P&D, expansão internacional ou operações regionais. A clareza na definição dos centros de custo é o ponto de partida para qualquer análise precisa.
É preciso classificar e contabilizar todos os gastos associados às viagens, sendo:
Custos diretos: incluem passagens aéreas, hospedagens, transportes, alimentação e seguros.
Custos indiretos: englobam despesas administrativas, ferramentas de gestão de viagens e comissões de agências.
Nem todas as despesas pertencem a uma única BU. Por isso, é importante estabelecer critérios de rateio, como volume de viagens, número de funcionários ou participação no faturamento.
Despesas faturáveis: viagens diretamente relacionadas a um cliente ou contrato, que podem ser cobradas. O custo é atribuído ao projeto específico.
Despesas não faturáveis: custos gerais, administrativos ou viagens internas de suporte (RH, Financeiro). Devem ser rateados entre as BUs de forma justa (por exemplo, com base na proporção de receita ou número de colaboradores de cada BU).
Associe os custos de viagem às receitas geradas ou entregas de projetos. Por exemplo, se uma equipe de vendas realizou viagens que resultaram em novos contratos, o gestor pode calcular o custo por pedido fechado ou o custo de aquisição por cliente (CAC), além do ROI.
Os indicadores de desempenho são fundamentais para transformar dados em insights, pois permitem avaliar o impacto real das viagens nos resultados financeiros e estratégicos da empresa. Alguns exemplos são:
Custo por reunião: valor médio gasto por encontro de negócios.
Custo por pedido: quanto foi investido em viagens para gerar uma nova venda.
Custo por projeto: quanto as viagens representam no custo total de entrega de um projeto.
Leia mais: Saiba como estruturar uma classificação de pedidos de viagem por potencial de receita
Os dados obtidos com a DRE de viagens corporativas são uma ferramenta muito rica para a gestão. Com eles, os gestores podem realizar:
Ajustes na política de viagens: com dados claros, você pode tornar sua política de viagens mais inteligente. Se o ROI das viagens de Vendas é alto, por exemplo, talvez seja o momento de investir mais. Se as viagens administrativas mostram baixo retorno, é hora de reduzir viagens não essenciais ou limitar alguns custos.
Redução de custos: a DRE permite a identificação de áreas de desperdício. Por exemplo, se uma BU está gastando acima das outras em hospedagem sem demonstrar um ROI superior, você pode negociar tarifas ou aplicar limites mais rígidos na política.
Alocação eficiente do orçamento: a DRE permite que você aloque o orçamento de viagens de forma estratégica e preditiva, direcionando mais recursos para as BUs ou projetos que geram o melhor resultado para a empresa.
Outra aplicação importante é a comunicação dos dados para a diretoria. A criação de um painel de resultados de viagens mensal é fundamental para o monitoramento contínuo e, principalmente, para a defesa e sustentação do seu valor estratégico.
O painel deve ser um dashboard visual, de fácil leitura, que consolida os principais insights da DRE. Isso facilita a tomada de decisão rápida e a avaliação em tempo real do impacto das viagens no crescimento e nos resultados da empresa. Alguns indicadores essenciais do painel são:
Custo por reunião/pedido/projeto.
ROI das viagens por BU.
Despesas por BU.
Principais despesas por categoria (aéreo, hotel, terrestre).
Evolução mensal dos custos e receitas associadas.
Ferramentas de gestão de viagens e despesas que integram todos os dados (como serviços de viagens, cartões corporativos e centros de custo) são ideais para a criação automática e precisa desses relatórios e dashboards.
Esse é o caso da VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.
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Todas as regras são embutidas automaticamente no processo de reserva, garantindo total conformidade e eliminando gastos fora do orçamento.
Além disso, você pode gerenciar integralmente todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix, com administração inteligente em carteiras digitais.
A plataforma também permite o bloqueio e a personalização de aprovações para gastos corporativos, por categoria ou limite de valor.
Dessa forma, sua empresa protege o orçamento, acompanha resultados com facilidade e oferece uma experiência positiva aos colaboradores.
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