Estagiários e menores em viagens corporativas: conheça as regras

Na gestão de viagens corporativas, algumas situações excepcionais podem incluir o deslocamento de estagiários ou jovens aprendizes para eventos, treinamentos ou visitas técnicas. Embora pouco frequentes, essas viagens exigem atenção redobrada às normas trabalhistas e de proteção ao menor, que impõem regras específicas relacionadas ao deslocamento e à estadia desses colaboradores.

O gestor de viagens deve garantir que todas as etapas estejam em conformidade com a legislação e com as políticas internas da empresa, se atentando para responsabilidades extras como obter a autorização formal dos responsáveis legais, fornecer supervisão adequada durante o deslocamento e registrar as medidas de segurança adotadas.

Entenda abaixo como manter processos claros e conciliar o aprendizado profissional com a segurança jurídica e o cuidado necessário para esse público.

O que diz a lei do estágio e o ECA

O deslocamento de estagiários e jovens aprendizes em viagens corporativas deve seguir as regras previstas na Lei nº 11.788/2008 (Lei do Estágio) e no Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA), que estabelecem limites de jornada, condições de trabalho e responsabilidades em situações que envolvem menores de idade.

No caso dos estagiários, a lei permite atividades externas desde que estejam vinculadas ao plano de estágio e supervisionadas por um profissional da empresa. O deslocamento deve ter relação direta com o aprendizado e estar descrito no termo de compromisso assinado entre a instituição de ensino, o estudante e a organização.

Já para jovens aprendizes, o ECA e a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determinam proteção integral ao menor. Qualquer viagem precisa ser autorizada pelos responsáveis legais e acompanhada por um representante da empresa, garantindo que o deslocamento não comprometa a frequência escolar nem ultrapasse os horários permitidos para menores.

Em ambos os casos, o gestor deve manter registros formais dessas autorizações e respeitar as restrições legais sobre jornada e atividades fora do ambiente habitual de trabalho.

O que deve constar no termo de autorização da viagem

Antes de qualquer viagem que envolva um colaborador menor de idade, é indispensável a emissão de um termo de autorização formal. Esse documento deve ser assinado pelos responsáveis legais do menor e pelo departamento de Recursos Humanos, garantindo que todos estejam cientes do deslocamento e das condições sob as quais ele ocorrerá.

O termo precisa conter informações detalhadas, como:

• Motivo da viagem e relação com as atividades do estágio ou programa de aprendizagem;

• Período e local de permanência, incluindo eventuais deslocamentos internos;

• Dados do responsável da empresa que acompanhará o colaborador;

• Seguro contratado e contatos de emergência disponíveis durante o período.

Além de atender às exigências legais, esse registro demonstra transparência e responsabilidade corporativa, reforçando o compromisso da empresa com a segurança e o bem-estar do jovem. Uma cópia do termo deve permanecer arquivada junto ao RH e outra com o gestor responsável pela viagem.

No caso do estagiário já ser maior de idade, não há necessidade de autorização dos responsáveis legais e a viagem segue as mesmas normas aplicadas aos demais colaboradores, devendo apenas respeitar o plano de estágio e ter relação com a atividade formativa.

Como garantir acompanhamento e hospedagem adequada

O deslocamento de um estagiário ou jovem aprendiz menor de idade exige atenção a regras específicas de segurança e conformidade. 

Confira quais são as exigências legais para viagens corporativas:

• Acompanhamento obrigatório: o menor deve estar sob supervisão de um representante da empresa, preferencialmente o gestor direto ou outro colaborador designado formalmente pelo RH para essa função.

• Responsável identificado: o nome, o cargo e os contatos do acompanhante precisam constar no termo de autorização e no itinerário da viagem.

• Hospedagem individual: o jovem não pode compartilhar quarto com outros colaboradores, devendo permanecer em quarto individual, respeitando critérios de privacidade e segurança previstos no ECA.

• Hotel credenciado: priorizar estabelecimentos com estrutura adequada, localização segura e políticas claras para hospedagem de menores.

• Controle de deslocamento: todos os trajetos e compromissos devem ser comunicados ao RH e aos responsáveis legais antes da viagem.

O descumprimento das exigências estabelecidas pelo ECA e pela CLT pode gerar riscos jurídicos, reputacionais e trabalhistas, especialmente se houver ausência de supervisão comprovada. Vale lembrar que essas regras se aplicam apenas a estagiários e aprendizes menores de 18 anos. 

Como definir o seguro e contatos de emergência

Toda viagem que envolva estagiários ou aprendizes deve contar com um seguro adequado e um plano de emergência claramente definido. Esses cuidados são parte do dever de proteção da empresa e devem constar no termo de autorização e na política interna de viagens.

Antes de seguir para o deslocamento, o gestor deve garantir que as seguintes medidas estejam cobertas:

• Seguro viagem corporativo obrigatório: deve cobrir assistência médica e odontológica, repatriação, acidentes pessoais e extravio de bagagem. No caso de menores, é recomendável incluir cobertura para acompanhamento médico e retorno antecipado em caso de imprevistos.

• Contatos de emergência atualizados: o RH e os responsáveis legais precisam ter acesso aos telefones do gestor acompanhante, do hotel e da seguradora.

• Canal de suporte ativo: disponibilizar um número ou e-mail corporativo para acionamento imediato em situações de urgência.

• Registro de ocorrências: qualquer incidente deve ser documentado e reportado ao RH e aos responsáveis, seguindo os protocolos de segurança da empresa.

Garantir esses procedimentos reforça o duty of care e demonstra que a gestão de viagens corporativas considera não apenas o deslocamento, mas também o bem-estar e a segurança integral do colaborador.

Quais são os limites de agenda permitidos para menores

A jornada de trabalho e os horários de deslocamento de estagiários e aprendizes são limitados por lei. Essas restrições têm como objetivo preservar o bem-estar físico e mental do jovem e evitar que as atividades profissionais prejudiquem seus estudos.

Para garantir conformidade, o gestor deve observar:

• Horário de trabalho: o ECA e a CLT determinam que menores de 18 anos só podem exercer atividades entre 6h e 22h, salvo exceções autorizadas judicialmente.

• Limite de jornada: a Lei do Estágio permite até 6 horas diárias e 30 semanais, enquanto o aprendiz pode cumprir até 8 horas diárias, desde que parte do tempo seja destinada à formação teórica.

• Evitar compromissos noturnos: eventos, confraternizações ou jantares corporativos após o horário permitido devem ser evitados ou substituídos por atividades diurnas.

• Intervalos e descanso: pausas regulares e períodos de descanso adequados devem ser garantidos, especialmente em deslocamentos longos.

O respeito a esses limites reforça o compromisso da empresa com as normas trabalhistas e com uma cultura de responsabilidade social dentro da gestão de viagens corporativas. 

Leia também: Viagem a trabalho no final de semana: o que muda?

Como organizar as evidências da viagem para auditoria

Registrar e arquivar todas as etapas da viagem é essencial para comprovar a conformidade legal e demonstrar que a empresa adotou medidas preventivas adequadas. Esses registros também fortalecem a governança corporativa e facilitam eventuais auditorias internas ou externas.

O checklist mínimo de evidências deve incluir:

• Termo de autorização assinado pelos responsáveis legais, pelo RH e pelo gestor da área;

• Comprovantes de seguro viagem corporativo, com descrição das coberturas contratadas;

• Identificação do acompanhante designado, incluindo cargo, telefone e e-mail corporativo;

• Registro de itinerário e hospedagem, com informações sobre o local, o quarto e o período de estadia;

• Relatório de atividades ou comprovante de participação, emitido pelo gestor ou pela instituição promotora do evento;

• Documentação de incidentes ou ocorrências, mesmo que sem gravidade, para registro de aprendizado e melhoria contínua.

Manter esse dossiê atualizado é uma boa prática de compliance e duty of care, garantindo que a viagem atenda às normas legais e à política interna de segurança da empresa.

Como a VOLL apoia empresas na gestão de viagens com estagiários e aprendizes

Presente em mais de 80 países e parceira de empresas como Itaú, Nubank, Afya e Localiza, a VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece todo o suporte necessário para que os deslocamentos envolvendo estagiários e aprendizes ocorram com segurança e total aderência às normas.

Por meio de uma plataforma completa que integra viagens e despesas corporativas, a VOLL facilita todos os processos e garante conformidade ao entregar funcionalidades como:

• Padronização de processos: registro centralizado de aprovações, termos e comprovantes;

• Integração com sistemas de RH e ERP: simplificando a conciliação de despesas e auditorias;

• Alertas de conformidade: notificações automáticas sobre documentação obrigatória e prazos de aprovação;

• Atendimento 24/7: o time fica disponível em todos os canais de comunicação e pode ser contatado sempre que o colaborador precisar;

• Suporte consultivo especializado: orientação sobre boas práticas de compliance e duty of care.

Ao automatizar fluxos e unificar dados em uma única plataforma, a VOLL ajuda o gestor a reduzir riscos operacionais e garantir que toda viagem, inclusive as excepcionais, seja conduzida com transparência, segurança e responsabilidade.

Confira alguns dos nossos cases de sucesso na gestão de viagens e despesas e aproveite para solicitar uma demonstração gratuita para a sua empresa.