Parcelamento inteligente: equilibrando fluxo de caixa e poder de negociação em viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas é uma busca constante por equilíbrio. De um lado, está a necessidade de garantir conforto e segurança aos viajantes; de outro, a responsabilidade de controlar os custos, respeitando os limites orçamentários e as políticas da empresa.

Nesse cenário, os gestores enfrentam diversos desafios: a volatilidade dos preços de passagens e hospedagens, a complexidade de lidar com múltiplos fornecedores, a exigência de conformidade com as diretrizes corporativas e a pressão por otimizar o capital de giro.

Uma das estratégias mais eficazes para alcançar uma gestão eficiente diante de todas essas situações é o parcelamento inteligente de despesas.

Neste artigo, vamos explorar como é possível parcelar custos de viagens corporativas sem comprometer o poder de negociação e, ao mesmo tempo, manter o fluxo de caixa sob controle. Confira!

A cultura do parcelamento de despesas

É inegável que o parcelamento é uma prática enraizada na cultura de consumo brasileira. Seja na compra de um bem de alto valor ou em despesas do dia a dia, a possibilidade de dividir o custo em várias parcelas sem juros é vista como um benefício, permitindo um planejamento financeiro mais flexível e o acesso a produtos e serviços que, de outra forma, poderiam estar fora de alcance.

No contexto corporativo, essa mentalidade pode ser uma aliada estratégica. Para gestores de viagens, utilizar a cultura do parcelamento a seu favor é ter a capacidade de:

• Preservar o capital de giro: ao adiar o pagamento total de uma despesa, a empresa mantém mais capital disponível para outras operações.

• Melhorar o fluxo de caixa: a distribuição dos pagamentos ao longo do tempo suaviza o impacto no caixa, evitando picos de despesas que poderiam comprometer a liquidez.

• Aumentar o poder de negociação: a flexibilidade no pagamento pode ser um trunfo em negociações com fornecedores, permitindo a busca por melhores condições.

Leia mais: Como funciona a prestação de contas de viagem corporativa?

Entendendo o parcelamento: diferença entre split na fatura e parcelamento sem juros

No contexto corporativo, e especialmente nas operações com cartões, é importante diferenciar duas modalidades principais de parcelamento que podem impactar a estratégia financeira da empresa: o split na fatura e o parcelamento sem juros.

Split na fatura

O split na fatura, ou split payment, refere-se à prática de dividir o valor total de uma fatura de cartão de crédito entre diferentes formas de pagamento, fontes de recursos ou até mesmo entre diferentes datas de vencimento, de acordo com o que foi acordado previamente.

Imagine que a fatura do seu cartão corporativo referente às viagens do mês é de R$ 50.000. Com o split na fatura, você poderia, por exemplo, negociar com a administradora do cartão ou com a agência de viagens parceira para que uma parte desse valor seja paga em 30 dias e a outra parte em 60 dias, ou que diferentes centros de custo sejam faturados em datas distintas. 

Essa modalidade é útil para empresas com grandes volumes de despesas de viagem, permitindo uma gestão mais granular e adaptada ao fluxo de caixa de cada departamento.

As principais vantagens são:

• Flexibilidade no controle de custos: permite alinhar o pagamento de grandes volumes de despesas a momentos de maior disponibilidade de caixa.

• Visibilidade: facilita a alocação de custos por centro, projeto ou departamento, otimizando a auditoria e o controle orçamentário.

• Redução do impacto imediato: evita a saída de um grande volume de capital de uma só vez, protegendo o capital de giro.

Parcelamento sem juros

O parcelamento sem juros é a modalidade mais conhecida e utilizada no varejo. Nela, o valor de uma compra específica, como uma passagem aérea ou uma reserva de hotel, é dividido em um determinado número de parcelas, sem a incidência de juros. 

Cada parcela é lançada às faturas futuras do cartão de crédito até que o valor total da compra seja quitado.

Para gestores de viagens, o parcelamento sem juros é especialmente útil para despesas de maior valor individual. 

Ele permite que a empresa desfrute de um serviço ou produto imediatamente, enquanto distribui o pagamento ao longo do tempo. Seus principais benefícios são:

• Acesso a serviços de maior valor: facilita a aquisição de passagens e hospedagens mais caras, que poderiam sobrecarregar o orçamento em um único pagamento.

• Previsibilidade: o valor das parcelas é fixo, facilitando o planejamento e a previsão de despesas futuras.

• Otimização do fluxo de caixa: da mesma forma que o split na fatura, o parcelamento sem juros contribui para uma gestão mais suave do fluxo de caixa, evitando grandes desembolsos.

Como escolher a melhor opção?

A decisão entre split na fatura e parcelamento sem juros (ou a combinação de ambos) dependerá da natureza da despesa, do volume de viagens, das políticas internas da empresa e da estratégia adotada para o fluxo de caixa. 

O ideal é que o gestor tenha acesso a ambas as opções e saiba quando aplicar cada uma para maximizar os benefícios.

Quais são os benefícios do parcelamento inteligente?

Implementar uma estratégia de parcelamento inteligente traz uma série de benefícios para o caixa da empresa, permitindo uma gestão de despesas mais flexível e contribuindo para o aprimoramento do programa de viagens corporativas. Veja as principais vantagens:

Menor impacto no capital de giro

O capital de giro representa os recursos disponíveis para financiar as operações do dia a dia, como o pagamento de salários e a compra de insumos. 

Com o parcelamento inteligente e a negociação de prazos, é possível preservar esses recursos.

Isso significa que o valor que seria desembolsado imediatamente em viagens permanece no caixa, disponível para investimentos estratégicos, expansão dos negócios ou para lidar com imprevistos. 

A liquidez da empresa se mantém em níveis saudáveis, garantindo estabilidade e capacidade de resposta.

Fluxo de caixa otimizado

Ao distribuir os custos de viagens ao longo do tempo, é possível suavizar as saídas de caixa, tornando o fluxo mais previsível e gerenciável. 

Essa prática permite alinhar os pagamentos com os recebimentos da empresa, evitando gargalos financeiros e assegurando que sempre haja recursos disponíveis para as necessidades operacionais. 

Essa previsibilidade é essencial para o planejamento financeiro de médio e longo prazo.

Maior poder de negociação

Com flexibilidade nos prazos de pagamento, o poder de negociação com fornecedores aumenta. 

Companhias aéreas e hotéis tendem a oferecer melhores tarifas, condições ou até mesmo upgrades para clientes que demonstram ser parceiros de longo prazo e que possuem uma política de pagamento compatível com suas operações.

Gestão financeira simplificada

Menos desembolsos concentrados e mais pagamentos distribuídos tornam a gestão financeira menos complexa. 

Com um menor volume de transações concentradas, processos como a conciliação bancária, a alocação de valores por centro de custo e a elaboração de relatórios se tornam mais simples e eficientes.

Como negociar o parcelamento com companhias aéreas e hotéis?

O verdadeiro poder do parcelamento inteligente está na negociação direta dos prazos de pagamento com os fornecedores.

Para os gestores de viagens, a capacidade de obter termos como D+30 (pagamento em 30 dias após a emissão da fatura) ou D+60 (pagamento em 60 dias) com companhias aéreas e redes hoteleiras é um diferencial estratégico.

Essa prática é menos comum em viagens de turismo, nas quais a transação geralmente ocorre à vista ou parcelada no cartão no momento da compra. No entanto, para empresas com alto volume de viagens corporativas e relacionamentos estabelecidos, é possível negociar condições diferenciadas.

Mas, antes de qualquer negociação ou decisão de parcelamento, é preciso compreender os padrões do fluxo de caixa da empresa. Quando as receitas principais entram? Mensalmente, trimestralmente, em datas específicas? Existem meses ou períodos do ano em que as despesas operacionais são mais altas? Qual é o montante de capital disponível para cobrir despesas de curto prazo sem comprometer a liquidez?

Com esse mapeamento em mãos, é possível identificar os melhores momentos para agendar os pagamentos das parcelas.

O próximo passo é a negociação de fato. Para isso, considere aplicar as seguintes estratégias:

• Volume e frequência: apresente seus dados de consumo para demonstrar o valor da parceria. Empresas que geram um volume significativo e constante de viagens têm maior poder de negociação. 

• Relacionamento: construa um relacionamento sólido com companhias aéreas e redes hoteleiras. Ter um bom histórico de pagamentos e compromissos cumpridos é essencial nesse processo.

• Proposta de valor: mostre aos fornecedores como a concessão de prazos de pagamento estendidos pode beneficiá-los, por exemplo, garantindo sua fidelidade e um volume constante de negócios.

• Acordos corporativos: muitas companhias aéreas e redes hoteleiras oferecem acordos corporativos com condições especiais, que podem incluir prazos de pagamento diferenciados para empresas qualificadas. Busque incluir o parcelamento nesses acordos desde o início.

• Flexibilidade com a operadora de cartão: negocie com a administradora do seu cartão corporativo a possibilidade de datas de corte e vencimento que se alinhem melhor ao seu ciclo de caixa. Alguns cartões oferecem a opção de "split" da fatura total em diferentes vencimentos, o que é ideal para grandes volumes.

• Agência de viagens corporativas: uma agência especializada, como a VOLL, possui o know-how e os relacionamentos necessários para negociar as melhores condições em nome da sua empresa.

VOLL: parceira estratégica na gestão de despesas de viagem

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, integrando a gestão de viagens e despesas em um só lugar. O objetivo é facilitar a jornada do viajante e otimizar o controle do gestor.

Com uma oferta global de serviços, a VOLL oferece acesso a condições diferenciadas e tarifas exclusivas com companhias aéreas e redes hoteleiras, garantindo sempre o melhor custo-benefício para a sua empresa.

Além disso, eliminamos a complexidade de gerenciar múltiplas faturas de diferentes fornecedores: com a VOLL, você recebe uma única fatura consolidada referente a todas as suas despesas de viagem, simplificando a conciliação e a gestão contábil. Essa centralização é um facilitador tanto para a negociação de prazos quanto para a aplicação do split.

Outro diferencial são os relatórios financeiros completos disponíveis na plataforma, que permitem analisar os gastos por serviço, centro de custo, projeto, colaborador e muito mais.

Essa visão 360º permite a otimização contínua de custos e da política de viagens — que é automaticamente aplicada no momento da reserva pelo sistema, garantindo total conformidade.

Todos esses benefícios já são percebidos e aproveitados pelas maiores empresas do Brasil. Bruno Carneiro, Gestor de Viagens e Mobilidade da Vibra, é um dos clientes da VOLL que confirma:

“Temos uma visão consolidada de todas as informações em um mesmo ambiente: usuário, destino, horário e valor. Ter tudo isso em um único banco de dados facilita muito a gestão. Além disso, tivemos mais de 20% de redução nos custos de deslocamento dos colaboradores.”

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