Como priorizar viagens corporativas essenciais e proteger o orçamento?

O cenário corporativo pós-pandemia redesenhou as fronteiras do trabalho e, com isso, o conceito de viagem essencial.

Para o gestor, a pressão aumentou: como equilibrar a necessidade estratégica das viagens com a otimização dos custos? A resposta não está em cortar deslocamentos, mas em priorizar aqueles que realmente geram valor.

Neste artigo, você verá dicas práticas para classificar, priorizar e justificar cada viagem com base em critérios claros, protegendo seu orçamento sem impactar os negócios da empresa. Confira!

O impacto estratégico e financeiro das viagens corporativas

As viagens corporativas são um investimento estratégico fundamental para o crescimento e a competitividade da empresa. Afinal, em um mundo digital, a presença física continua sendo um diferencial insubstituível em diversas situações.

A negociação presencial com stakeholders-chave, o aperto de mão com um novo parceiro ou a visita a um cliente de longa data consolidam a confiança e o comprometimento de uma forma que nenhuma videochamada pode replicar.

Além disso, abrir novos territórios, participar de feiras de grande porte e realizar visitas técnicas a potenciais fornecedores ou filiais exigem a imersão total que a viagem proporciona.

Treinamentos presenciais complexos, auditorias internas em unidades distantes e o acompanhamento de projetos críticos no local também são situações que exigem presença física para garantir a qualidade, o compliance e a eficiência operacional.

A necessidade da classificação das viagens

Apesar de todos os benefícios, o alto custo e o impacto na produtividade do colaborador durante o deslocamento tornam insustentável a aprovação de toda e qualquer solicitação de viagem.

É nesse contexto que a classificação das viagens se torna essencial para:

• Garantia do ROI: assegurar que o custo da viagem seja justificado pelo resultado esperado (fechamento de contrato, treinamento de alta performance, solução de crise etc.).

• Controle orçamentário: direcionar o orçamento de despesas operacionais para investimentos de alto impacto, priorizando a alocação de recursos onde o retorno é mais claro.

• Produtividade: reduzir deslocamentos desnecessários, permitindo que o time dedique mais tempo às atividades-chave na base, preservando o bem-estar e a saúde mental dos viajantes.

Leia mais: Como implementar um processo transparente de despriorização de viagens para redução de custos?

Como classificar viagens para priorizar deslocamentos essenciais?

Para classificar uma viagem, é preciso ir além do “parece importante”: você precisa de uma estrutura quantificável, uma matriz que exija do solicitante a justificativa da presença física naquele momento e que forneça ao aprovador critérios claros e objetivos. Essa matriz transforma o processo subjetivo de aprovação em uma análise baseada em dados.

Critérios de avaliação

Cada solicitação de viagem deve ser pontuada (por exemplo, de 1 a 5, sendo 5 o máximo impacto/importância) segundo critérios pré-definidos. Sugerimos os seguintes pilares, que podem ser adaptados à realidade do seu negócio:

1. Retorno sobre o investimento

Qual o valor financeiro ou estratégico esperado com esta viagem? Exemplos que merecem pontuação alta são o fechamento de um contrato de alto valor, negociação de desconto significativo com fornecedor, participação em um pitch decisivo e treinamentos obrigatórios que desbloqueiam novas receitas.

2. Impacto negativo da ausência

O que a empresa perde se essa viagem for remota ou adiada? Perda de cliente estratégico por falta de atenção presencial, risco de erro de compliance em auditoria não realizada, falha na entrega de projeto crítico no local ou situações de crise e emergência são motivos para alta pontuação.

3. Presença do decisor

A presença de um executivo ou decisor de alto escalão é estritamente necessária para o avanço? Viagens para reuniões de C-level, negociações que exigem aprovação final in loco e reuniões com órgãos regulatórios ou governamentais são exemplos que justificam pontuação elevada.

4. Complexidade do objetivo e comunicação

A interação exige demonstração física, visita a instalações ou conversas que se beneficiam muito da linguagem não verbal? Exemplos incluem demonstração de equipamentos complexos, visitas ao chão de fábrica ou alinhamentos de alta tensão, além de processos de integração cultural ou de equipe.

5. Urgência / prazo crítico

Existe um prazo externo inadiável (evento, validade de licitação, lançamento) que a viagem deve atender? Participação em eventos anuais de mercado com leads de alto potencial, solução de problemas técnicos com downtime na produção e prazos legais para assinatura de documentos são situações que merecem nota alta.

Categorias de classificação

Com base na pontuação total dos critérios de avaliação, a viagem é enquadrada em uma destas três categorias: essencial, opcional ou remota.

Opção remota

A transformação digital não eliminou as viagens, mas as tornou a segunda opção em alguns casos. O papel do gestor é garantir que o trabalho remoto seja explorado ao máximo antes de acionar o custo e o impacto logístico do deslocamento.

Antes de enviar uma solicitação, o colaborador deve preencher um campo na matriz de decisão indicando:

• Tentativas de remoto: quantas reuniões virtuais já foram realizadas? Qual foi o resultado?

• Impedimentos: qual fator técnico ou estratégico o trabalho remoto não conseguiu resolver? (Exemplos: “Apresentação de protótipo físico não foi possível remotamente”; “A cultura do cliente exige presença para fechar o negócio”).

Se o objetivo puder ser atingido por uma videoconferência de alta qualidade (com boa preparação, pauta clara e uso de ferramentas digitais de colaboração), a viagem deve ser classificada como não essencial.

Fluxo de aprovação

O processo de aprovação deve ser ágil, mas contar com camadas de controle que garantam a conformidade e a coerência estratégica. Para isso, cada colaborador deve conhecer suas responsabilidades no processo:

• Solicitante: o colaborador ou gestor que faz a solicitação é responsável por preencher a matriz de forma honesta, justificando a pontuação em cada critério; garantir que a viagem esteja alinhada com os objetivos da área; e planejar a viagem com a maior antecedência possível.

• Aprovador direto: o líder imediato do solicitante deve validar a necessidade estratégica da viagem para os objetivos da área; verificar a coerência da pontuação atribuída na Matriz; e garantir que o colaborador esgotou as possibilidades de reuniões remotas.

• Aprovador central: o responsável final pelo orçamento corporativo deve validar o custo-benefício financeiro; garantir que as reservas atendam aos limites e diretrizes da política; e dar a aprovação final com base na classificação da viagem (essencial, opcional, remota).

Benefícios da classificação e priorização

Ao implementar a matriz de decisão e critérios claros para a classificação de viagens, a empresa se beneficia de diversas formas:

Redução do custo por viagem não essencial

Cortar deslocamentos de baixo impacto libera recursos para reinvestimento em viagens verdadeiramente estratégicas ou em outras áreas da empresa, como capacitação, inovação ou melhorias operacionais, gerando maior retorno sobre o investimento.

Aumento da produtividade

Quando os colaboradores passam menos tempo em trânsito, aeroportos e esperando voos, ganham horas preciosas para se dedicar às suas tarefas principais. Esse ganho de tempo resulta em maior concentração e qualidade na entrega do trabalho, impactando diretamente os resultados da empresa.

Engajamento do viajante

Ao garantir que as viagens ocorram somente quando realmente essenciais, os colaboradores passam a enxergar o deslocamento como uma atividade de valor estratégico. Esse entendimento aumenta o comprometimento com os objetivos da viagem e reduz o desgaste causado por deslocamentos excessivos e pouco produtivos.

Transparência e compliance

A matriz de decisão funciona como um guia objetivo e auditável que assegura o cumprimento rigoroso da política de viagens. Com regras claras e aplicadas de forma justa, a empresa minimiza riscos legais e financeiros relacionados a abusos ou desvios.

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A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria e exclusiva, oferece uma gestão otimizada e inteligente do início ao fim da jornada.

A plataforma permite a personalização de políticas conforme grupos de colaboradores e fluxos de aprovação, além de viabilizar a exigência do preenchimento de critérios e justificativas nas solicitações.

A política é aplicada de maneira automática, eliminando erros manuais e garantindo que as diretrizes sejam seguidas à risca.

Além disso, é possível acompanhar dashboards e gerar relatórios consolidados sobre quem viaja, para onde, por que motivo e quanto custa. Isso permite o monitoramento dos custos em tempo real, comparando-os com o orçamento aprovado, além de identificar rapidamente áreas ou colaboradores que frequentemente solicitam viagens fora das diretrizes.

Indo além da tecnologia, o conforto e a produtividade do colaborador são prioridades. A VOLL garante que, mesmo dentro da política de gastos, o viajante tenha acesso a:

• Self-booking eficiente: reservas rápidas e autônomas dentro dos limites da política.

• Suporte 24/7: assistência imediata em caso de imprevistos, minimizando o impacto no foco da missão essencial.

• Gestão simplificada de despesas: soluções que facilitam o reembolso e a prestação de contas, garantindo que o tempo do colaborador seja dedicado aos objetivos da viagem.

Se você deseja oferecer a melhor experiência aos colaboradores enquanto otimiza a gestão e reduz custos, a VOLL é a solução ideal. Solicite agora uma demonstração e conheça todos os diferenciais!