As viagens corporativas estão entre as atividades mais estratégicas de uma empresa, conectando executivos, clientes e parceiros em diferentes regiões. Em companhias com operação nacional ou internacional, a ausência de um colaborador-chave, seja por férias, afastamento ou transição de cargo, pode gerar atrasos em negociações, impactando na experiência do cliente e perda de oportunidades comerciais.
Garantir a continuidade das viagens exige planejamento conjunto entre gestores, RH e áreas de negócio. Ter processos bem definidos para coberturas temporárias, acesso a informações e atualização de agendas reduz o impacto das ausências e assegura que o programa de viagens siga rodando sem intercorrências.
Veja abaixo como estruturar uma cobertura eficiente para manter a continuidade das viagens corporativas em períodos de ausência de colaboradores importantes para a operação.
O primeiro passo para garantir continuidade nas viagens corporativas é identificar quais rotas e clientes têm maior impacto estratégico para o negócio. Esse mapeamento orienta as coberturas e evita lacunas durante férias ou afastamentos de colaboradores.
Para construir o mapa de rotas e contas críticas:
Classifique as viagens por relevância: priorize aquelas relacionadas a contas-chave, projetos internacionais ou compromissos com impacto direto em receita.
Identifique dependências: registre quais colaboradores concentram o relacionamento com determinadas regiões, clientes ou fornecedores.
Registre sazonalidades: inclua períodos de pico, como feiras, rodadas de negócios ou auditorias, para prever reforço de cobertura.
Mantenha o mapa atualizado: revise trimestralmente as informações com as áreas de vendas, projetos e operações.
Com essa base, o gestor consegue direcionar esforços de cobertura onde há maior risco de descontinuidade, mantendo o ritmo das viagens corporativas sem prejuízos operacionais ou comerciais.
Saiba como estruturar uma classificação de pedidos de viagem por potencial de receita.
Depois de identificar as rotas e contas críticas, o passo seguinte é estabelecer duplas de cobertura entre colaboradores que atuam em regiões ou projetos semelhantes. Essa prática assegura que, em caso de férias ou ausências, outro profissional tenha autonomia para assumir viagens urgentes ou representações presenciais.
Na hora de estruturar duplas de cobertura eficientes:
Combine conhecimento técnico e geográfico: priorize colaboradores que já conheçam a operação local ou o cliente atendido.
Formalize o papel da dupla: defina quais responsabilidades podem ser delegadas temporariamente, como reuniões presenciais, acompanhamento de obras ou visitas comerciais.
Inclua as duplas na política de viagens: registre formalmente os critérios de substituição, garantindo respaldo de compliance e governança.
Promova interação contínua: estimule reuniões rápidas entre as duplas antes e depois de cada ausência para garantir alinhamento de informações.
Ao adotar esse modelo, o gestor cria uma estrutura ágil e previsível, reduzindo gargalos operacionais e preservando a qualidade das viagens corporativas mesmo em períodos de férias ou afastamentos prolongados.
Para que a cobertura de viagens funcione na prática, é essencial garantir uma transferência estruturada de informações entre o colaborador titular e o substituto. Essa etapa deve ser simples, padronizada e facilmente acessível, evitando retrabalho ou perda de dados.
Confira boas práticas para a passagem de bastão em viagens corporativas:
Crie um dossiê one-page: um resumo com contatos-chave, status de negociações, agendas futuras e detalhes logísticos relevantes.
Centralize as informações em sistemas corporativos: registros dispersos em e-mails e mensagens pessoais dificultam a continuidade da operação.
Atualize compromissos e alertas no OBT ou CRM: assegure que a agenda de reuniões, visitas e deslocamentos esteja visível para a dupla de cobertura.
Defina prazos e responsáveis: a passagem de bastão deve ocorrer alguns dias antes da ausência para permitir eventuais ajustes.
Quando bem executada, essa rotina reduz o risco de cancelamentos ou remarcações desnecessárias e mantém a consistência das viagens corporativas como parte estratégica da operação da empresa.
A cobertura de férias e ausências só se sustenta a longo prazo se houver revisão constante do plano de rotas, duplas e responsabilidades. Essa rotina evita dependências excessivas e garante que o modelo acompanhe mudanças de estrutura, contratos e prioridades da empresa.
Boas práticas para manter a agenda de revisão ativa:
Defina uma periodicidade fixa: recomenda-se revisar as designações de cobertura e rotas críticas a cada trimestre.
Atualize os contatos e acessos: garanta que substitutos mantenham permissões válidas nos sistemas de reservas, ERPs e plataformas de gestão de despesas.
Analise indicadores de continuidade: verifique se houve cancelamentos, atrasos ou falhas durante períodos de ausência.
Envolva as áreas de negócio: a atualização deve ser feita em conjunto com líderes de operação, vendas e projetos.
Esse acompanhamento sistemático transforma a cobertura em um processo previsível, permitindo que o programa de viagens corporativas mantenha o mesmo padrão de eficiência em qualquer cenário de ausência.
Dar continuidade ao programa de viagens fica muito mais fácil quando a empresa tem os parceiros certos. A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atua lado a lado com gestores para manter a operação ativa, mesmo durante férias, afastamentos ou mudanças na equipe.
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