Como estruturar protocolos eficientes para doenças durante viagens de negócios

Nos últimos anos, o mundo corporativo passou a lidar com uma nova realidade no gerenciamento de viagens: a constante ameaça de surtos de doenças transmissíveis, como COVID-19, gripe e viroses sazonais.

Com a retomada do trabalho presencial e a intensificação das viagens de negócios, as equipes estão mais expostas a ambientes de risco, como aeroportos, aviões, hotéis e centros de eventos.

Esse cenário exige que os gestores de viagens tenham um protocolo claro para agir rapidamente, protegendo a saúde dos colaboradores sem comprometer a continuidade das operações.

Afinal, a ausência de ações bem definidas não apenas expõe a equipe a riscos de saúde desnecessários, mas também pode gerar prejuízos financeiros e operacionais para a empresa.

Neste artigo, você encontrará dicas práticas para criar um protocolo que isole casos de surtos, remaneje agendas com eficiência e, o mais importante, garanta a produtividade da sua equipe com segurança em qualquer circunstância. Confira!

Identificando riscos de saúde em viagens corporativas

Antes de agir, é essencial compreender os riscos mais comuns e como eles se manifestam durante deslocamentos profissionais. Doenças respiratórias como gripe, COVID-19, resfriados e outras viroses circulam rapidamente em ambientes fechados, onde há alta concentração de pessoas, como:

• Aeroportos e aeronaves: filas de embarque, ambientes climatizados e proximidade física aumentam o risco de contágio.

• Hotéis e centros de eventos: áreas comuns, restaurantes, elevadores e salas de conferências podem funcionar como pontos de transmissão.

• Transporte coletivo: táxis compartilhados, transfers de eventos e metrôs ampliam o contato próximo com desconhecidos.

Além da exposição em ambientes compartilhados, as equipes em viagem também enfrentam rotinas intensas, com pouca pausa para descanso (o que reduz a imunidade), além de alterações climáticas e de fuso horário, que podem aumentar a vulnerabilidade. 

Outro fator relevante é o contato frequente com diferentes públicos em curtos intervalos de tempo.

Identificar esses fatores é o primeiro passo para estruturar ações preventivas e responsivas.

Leia mais: Vacinas e exames para viagens a trabalho

Como criar um protocolo de contenção de doenças?

Para agir com assertividade e garantir a segurança dos colaboradores e a continuidade das operações, o gestor deve adotar uma abordagem organizada e preventiva. Isso envolve desde o mapeamento de riscos até a definição de responsáveis internos. Confira as dicas a seguir:

Análise de riscos e mapeamento de surtos

Monitore o cenário de saúde nos destinos, tanto nacionais quanto internacionais, antes de aprovar a viagem. Esteja preparado para propor reuniões virtuais ou adiar o deslocamento se o risco local for considerado inaceitável.

Responsabilidades internas

Defina claramente os papéis em caso de crise: quem decide pelo isolamento? Geralmente, o gestor de viagens, em conjunto com a liderança da área e/ou RH. Quem aciona o suporte médico e logístico? Designe um ponto focal (o próprio gestor ou um membro da equipe em viagem) que será o responsável por iniciar o protocolo.

Detecção e afastamento

A chave para conter um surto é a ação imediata: qualquer colaborador que apresentar sintomas deve ser prontamente isolado. Comunique a política de afastamento com regras e diretrizes claras, reforçando que a prioridade é a saúde e que o afastamento por sintoma não será penalizado. 

Além disso, mantenha kits de testes rápidos (especialmente para COVID-19 e gripe) disponíveis para a equipe viajante.

Isolamento

O isolamento do colaborador doente deve ser ágil e o mais confortável possível, minimizando o impacto na agenda. 

Negocie com fornecedores de hotelaria a possibilidade de quartos isolados ou que possam ser rapidamente destinados à quarentena. Dê preferência a hotéis que ofereçam room service eficiente, evitando que o colaborador isolado circule em áreas comuns.

Para colaboradores isolados ou que estejam retornando do isolamento, utilize serviços de carro por aplicativo, táxi ou fretamento privado. Evite o transporte público ou transfer compartilhado, garantindo um deslocamento seguro e individual.

Acionamento de telemedicina

Oriente a equipe a utilizar serviços de telemedicina fornecidos pelo plano de saúde ou parceiros da empresa. O acesso rápido a uma avaliação médica remota permite um diagnóstico preliminar, a prescrição de isolamento e o início do tratamento sem a necessidade de deslocamento a hospitais, reduzindo o risco de contágio a terceiros.

Remarcações e substituições

Negocie políticas de remarcação flexíveis com companhias aéreas e hotéis, com foco em cláusulas de força maior ou doença. Isso evita custos adicionais em caso de cancelamento de última hora devido à saúde. 

Além disso, identifique e treine colaboradores que possam atuar como substitutos em compromissos essenciais, com pouco tempo de preparo. Certifique-se de que eles tenham acesso a todos os documentos e informações necessários.

Como garantir o sucesso do protocolo?

A gestão de risco nas viagens corporativas é uma tarefa contínua. Para alcançar melhores resultados, o time precisa estar alinhado com as práticas de saúde e segurança, e isso pode ser feito a partir de algumas boas práticas:

• Realize treinamentos obrigatórios para todos os viajantes, cobrindo o uso correto de máscaras, higiene das mãos e o passo a passo exato do que fazer ao sentir os primeiros sintomas.

• Após cada incidente, colete feedback da equipe sobre o protocolo. Pergunte: O que funcionou? O que atrasou? O que poderia ter sido melhor?

• Revise o documento anualmente, incorporando as lições aprendidas e as novas diretrizes das autoridades de saúde (OMS, ANVISA, etc.).

• Conte com uma agência de viagens corporativas para facilitar a implementação de políticas, a alteração de reservas, entre outros processos.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a parceira ideal para assegurar a criação e a aderência a novas regras e protocolos de viagem. Integrando viagens e despesas em uma plataforma end-to-end, a VOLL oferece um ecossistema completo de soluções que inclui:

• Acompanhamento em tempo real do viajante;

• Assistência integrada;

• Personalização de fluxos e políticas;

• Gestão automática de bilhetes não voados com uso de inteligência artificial;

• Integração via API com sistemas de RH para gestão de documentação de saúde.

Além disso, em caso de imprevistos de saúde, o viajante tem acesso a suporte especializado 24 horas por dia, com orientações sobre seguro viagem e informações médicas.

O gestor também conta com suporte 24 horas para remarcação de reservas e demais processos críticos, incluindo o desenvolvimento de planos de contingência.

Solicite agora uma demonstração e descubra como proteger sua equipe e garantir a continuidade dos negócios em qualquer situação.