Como gerenciar voos cancelados por condições climáticas?

O mercado de viagens corporativas no Brasil tem alcançado números expressivos, com um faturamento recorde de R$ 13,5 bilhões em 2024. Desse total, 60% vem do transporte aéreo, o que demonstra a relevância desse segmento na operação das empresas. 

Além disso, segundo dados da VOLL, as passagens corporativas nacionais cresceram 72% em relação ao ano anterior, indicando um aumento da dependência de viagens aéreas para profissionais que precisam se deslocar para reuniões, negociações e eventos.

No entanto, essa dependência aérea traz consigo a vulnerabilidade a fatores externos. Imprevistos como chuvas, neblina densa ou ventos intensos, comuns em determinadas épocas do ano no Brasil, transformam a logística em uma complexa gestão de crise.

Esses imprevistos climáticos podem gerar sérios desafios, impactando não apenas o cronograma das viagens, mas também os custos envolvidos. O cancelamento de voos devido a condições meteorológicas severas pode causar prejuízos e atrasos no cumprimento de compromissos importantes.

Neste conteúdo, você verá dicas práticas para a criação de um protocolo de gestão de imprevistos, garantindo a continuidade do negócio e a eficiência no processo de remarcação de viagens. Confira!

Aeroportos brasileiros com mais chances de cancelamento por clima adverso

A primeira etapa para construir um protocolo de sucesso é mapear as áreas de alto risco no Brasil, identificando os aeroportos mais suscetíveis a interrupções por clima severo.

De acordo com uma análise feita pelo portal O Antagonista, baseada em tendências da ANAC para 2024, os aeroportos mais vulneráveis a cancelamentos devido a condições climáticas severas em 2025 são:

1. Congonhas (CGH) – São Paulo

Com 22 milhões de passageiros em 2024, o Aeroporto de Congonhas enfrenta desafios significativos durante o verão, especialmente entre novembro e março, quando as chuvas fortes podem afetar sua pista única. 

Além disso, a localização urbana de Congonhas limita a operação de voos durante esses eventos climáticos, o que significa maior risco de interrupções no tráfego aéreo.

2. Galeão (GIG) – Rio de Janeiro

O Aeroporto Internacional do Galeão, com 9 milhões de passageiros em 2024, sofre com tempestades tropicais, especialmente no verão. Estas tempestades, juntamente com a grande demanda por voos internacionais, dificultam a operação e aumentam os cancelamentos.

3. Porto Alegre (POA) – Rio Grande do Sul

Em Porto Alegre, com 7,9 milhões de passageiros em 2024, o maior problema ocorre durante o inverno, com nevoeiro denso e chuvas intensas, que afetam principalmente os meses de junho a agosto. Enchentes, como aquelas ocorridas em 2024, também são um risco climático da região.

4. Guarulhos (GRU) – São Paulo

Com 45 milhões de passageiros em 2024, Guarulhos é o maior hub aéreo do Brasil. Porém, o congestionamento e o mau tempo são grandes vilões. O alto volume de voos, especialmente internacionais, aumenta o risco de cancelamentos e atrasos, particularmente em voos de longa distância.

5. Recife (REC) – Pernambuco

O Aeroporto de Recife, com 8 milhões de passageiros em 2024, enfrenta chuvas intensas no primeiro semestre, período em que também ocorre uma alta demanda turística. Isso pode resultar em cancelamentos de voos, especialmente durante eventos e festividades.

Alternativas para minimizar o impacto de cancelamentos

Diante de um cenário de cancelamento, a rapidez na resposta é essencial para uma viagem corporativa. Tenha alternativas viáveis para manter a continuidade dos negócios, oferecendo soluções de contingência claras para os viajantes, como:

Transporte rodoviário

Para distâncias médias, o transporte rodoviário pode ser uma solução mais previsível e, muitas vezes, mais rápida do que esperar pela reacomodação aérea.

• Parcerias estratégicas: estabeleça parcerias com empresas de transporte rodoviário de qualidade (ônibus executivo ou veículos fretados) para garantir tarifas fixas e disponibilidade imediata.

• Análise custo-benefício: crie um limite de distância (ex.: 300-500 km) onde o custo e o tempo de deslocamento por via terrestre se tornam preferíveis à incerteza aérea.

Reacomodação prioritária

O tempo é o recurso mais caro em uma crise. Por isso, é essencial garantir que os profissionais sejam reacomodados rapidamente em novos voos, se o transporte rodoviário não for uma opção viável.

• Protocolo fast-track: garanta que a equipe de gestão de viagens tenha acesso rápido às companhias aéreas para solicitar a reacomodação imediata.

• Vantagens negociadas: utilize o volume de compras da sua empresa para negociar termos de reacomodação mais favoráveis, como prioridade em stand-by, upgrades ou transferências para companhias parceiras.

Voos fretados

Em situações extremamente críticas, especialmente quando há uma grande quantidade de viajantes afetados, a contratação de voos fretados pode ser uma solução estratégica. 

Apesar dessa alternativa ser mais cara, ela garante que os compromissos corporativos sejam mantidos e pode ser crucial em momentos de alta demanda ou eventos empresariais.

• Custo x urgência: avalie se o custo do charter é menor do que a perda potencial de receita ou de produtividade do grupo.

• Logística simplificada: defina fornecedores pré-aprovados e com capacidade de resposta rápida para evitar atrasos na contratação.

Como criar protocolos eficientes de comunicação

Em uma situação de crise, a falta de informação gera ansiedade e estresse, afetando a experiência do profissional. Manter os viajantes informados de maneira clara e rápida não só reduz a frustração, mas também garante que eles possam se planejar de forma adequada. Para isso, veja as dicas a seguir:

• Notificações imediatas: utilize ferramentas de notificação em tempo real, como o app da VOLL, que podem ser configurados para enviar alertas automáticos para os viajantes assim que uma alteração no voo for detectada.

• Transparência e detalhamento: forneça aos viajantes o máximo de informações possíveis. Isso inclui não apenas a razão do cancelamento, mas também alternativas disponíveis, como novos voos, transporte terrestre ou a possibilidade de remoção de compromissos.

• Comunicação multicanal: a comunicação deve ser feita em múltiplos canais, incluindo e-mail, SMS e aplicativos de mensagens. Isso garante que os viajantes recebam a mensagem mesmo que não estejam acessando um único canal de comunicação. Além disso, o uso de chatbots e assistentes virtuais pode agilizar a resposta a dúvidas comuns.

• Acompanhamento pós-remarcação: após o voo ser remarcado, os gestores devem garantir que os viajantes sejam acompanhados até o novo voo, com notificações de última hora e suporte contínuo para resolver qualquer problema inesperado.

Como otimizar remarcações de voos para reduzir perdas

O gerenciamento de bilhetes não voados é um dos maiores gargalos financeiros após um cancelamento. A remarcação manual é demorada, suscetível a erros e pode incorrer em custos desnecessários com taxas.

Felizmente, a tecnologia está à disposição dos gestores para facilitar o processo de remarcação, economizando dinheiro que seria gasto com taxas e reduzindo o tempo gasto com ajustes no itinerário.

Por meio de sua inteligência artificial, a VOLL consegue identificar a melhor oportunidade para utilização de bilhetes não voados, realizando a remarcação automaticamente, sem custos extras e com economia de tempo e dinheiro. É simples:

1. Por meio de IA e algoritmos avançados, a plataforma identifica automaticamente bilhetes que não foram utilizados e que possuem potencial de remarcação.

2. Uma vez identificado um bilhete não voado com potencial de remarcação, a VOLL oferece sugestões inteligentes para o aproveitamento desses créditos.

3. A plataforma pode, também, automatizar o processo de remarcação, desde que as políticas da companhia aérea e da sua empresa permitam.

4. Por meio de canais diretos com APIs de companhias aéreas, sistemas validadores de formas de pagamento e monitoramento dos prazos de vencimento dos bilhetes, a VOLL entrega um panorama completo do mapa de bilhetes em aberto.

Para o gestor de viagens, essa ferramenta representa uma grande economia, permitindo que os colaboradores continuem com seus compromissos enquanto a empresa controla os custos de maneira eficiente.

Como medir o impacto dos cancelamentos e remarcações

A medição do impacto dos cancelamentos e remarcações é essencial para entender os efeitos operacionais e financeiros. Alguns KPIs essenciais são:

• Custo total das remarcações: inclui novas passagens, taxas de remarcação, custos de transporte terrestre e reacomodação (hotéis e alimentação).

• Horas de produtividade perdidas: tempo que o profissional ficou inativo devido ao cancelamento e espera pela nova logística.

• Impacto no negócio: valor potencial de reuniões perdidas, negócios adiados ou fechamentos comprometidos.

A VOLL oferece ferramentas de monitoramento que permitem gerar relatórios detalhados, possibilitando que os gestores analisem e ajustem suas estratégias de forma contínua.

Transforme sua gestão de viagens corporativas com a VOLL

Lidar com a imprevisibilidade do clima e a complexidade logística é uma tarefa que exige tecnologia e suporte humano especializado. A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, garante agilidade, economia de custos e experiência aprimorada para o viajante.

Sua plataforma foi desenvolvida a partir do conceito end-to-end, conectando toda a jornada de viagem, da reserva ao reembolso, o que garante um processo fluido e sem divergência de informações.

Com sua expertise, a VOLL é capaz de oferecer suporte completo 24 horas por dia, 7 dias por semana, apoiando desde a identificação de aeroportos críticos até a implementação de soluções rápidas e eficazes para garantir que as viagens empresariais sigam conforme o planejado, mesmo em condições climáticas adversas.

Além disso, a VOLL oferece soluções completas e inteligentes de remarcação de bilhetes não voados, rastreamento do viajante, personalização de regras e políticas, automatização de reembolso e muito mais.

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