Agência de viagens corporativas ou reservas diretas: qual a melhor escolha?

Gerenciar viagens corporativas envolve diversos processos que vão além da emissão de passagens ou reservar hotéis. É preciso acompanhar orçamentos, garantir a conformidade com políticas internas, oferecer suporte ao colaborador e consolidar dados que ajudem nas decisões estratégicas da empresa.

Embora seja uma área bastante importante para fechar negócios e expandir a visão de mercado, na prática, muitas organizações não contam com uma equipe dedicada para a gestão de viagens corporativas e tarefas importantes acabam sendo diluídas entre setores como RH, financeiro ou administrativo, o que pode gerar gargalos operacionais, perda de eficiência e dificuldade no controle dos gastos.

Segundo a SAP Concur, menos de 30% das empresas brasileiras utilizam uma solução integrada para gerenciar todas as etapas da viagem corporativa. Ou seja, a maioria ainda depende de processos manuais, que, embora descentralizados, ainda podem ser vantajosos em alguns casos.

Agência de viagens corporativas ou reservas diretas: por onde começar?

Antes de escolher um modelo, vale analisar o contexto atual da sua empresa: há um volume expressivo de viagens? Existe uma política de viagens em vigor? Os gestores têm visibilidade dos custos? Os colaboradores já recebem o suporte necessário ou voltam dos deslocamentos apontando diversas necessidades de melhorias?

As respostas a essas perguntas ajudam a entender qual caminho faz mais sentido. A seguir, detalhamos os dois modelos com suas vantagens e desvantagens para facilitar essa escolha.

O que uma agência de viagens corporativas oferece

Vantagens

Acesso a tarifas negociadas e condições especiais

Um dos principais pontos positivos das agências de viagens corporativas é que elas trabalham com acordos corporativos junto a companhias aéreas, hotéis e locadoras, o que garante acesso a tarifas reduzidas, condições mais flexíveis de cancelamento e até benefícios como upgrades ou serviços adicionais sem custo. Para empresas que viajam com frequência, isso se torna ainda mais interessante, já que representa uma grande economia ao longo do ano.

Suporte especializado e assistência em tempo real

Imprevistos durante viagens corporativas são mais comuns do que parecem. Quando a empresa conta com uma agência para a gestão dos processos, o colaborador tem suporte 24/7 para lidar com problemas como cancelamentos de voos, overbooking ou alterações de última hora no itinerário. Dessa forma, a empresa evita atrasos operacionais, reduz o estresse do viajante e economiza tempo e dinheiro com retrabalho.

Gestão centralizada e conformidade com políticas

Com a gestão centralizada em uma agência, todas as reservas seguem os parâmetros definidos pela política de viagens da empresa. Isso inclui limites de gastos, categorias permitidas e regras de aprovação. A centralização também evita que colaboradores façam reservas fora do padrão, o que ajuda a manter o controle e a reduzir desperdícios.

Relatórios detalhados e controle de despesas

Com os dados concentrados em uma única plataforma, os gestores de viagem conseguem visualizar os custos em tempo real, acompanhar os gastos por centro de custo ou projeto e tomar decisões mais estratégicas. Essa visibilidade também é importante para áreas como RH, financeiro e compras, que precisam reportar indicadores ou fazer análises de desempenho.

Desvantagens

Custos fixos ou taxas administrativas

Dependendo da agência e do modelo de contratação, pode haver cobrança de taxas de serviço, comissões ou mensalidades. Para empresas com volume muito baixo de viagens, esse custo pode não se justificar.

Menor flexibilidade no processo de reserva

Algumas agências tradicionais possuem fluxos de reserva mais rígidos. Isso pode limitar a personalização da experiência do viajante, especialmente para quem prefere escolher cada detalhe do itinerário.

Dependência de atendimento intermediado

Mudanças urgentes podem levar mais tempo se a agência não tiver uma operação bem estruturada. Em agências sem tecnologia integrada, o processo de alteração pode ser mais lento e burocrático.

Leia também: Agência de viagens corporativas: como escolher a melhor opção.

O que a reserva direta pode oferecer

Vantagens

Maior autonomia para o colaborador

Com reservas diretas, o colaborador pode escolher os horários, voos, hotéis e formas de transporte conforme sua preferência. Esse modelo costuma ser bem-visto em empresas com menos hierarquia ou com uma política de viagens mais flexível.

Aproveitamento de promoções e ofertas pontuais

Plataformas de reserva direta, como sites de companhias aéreas ou OTAs, frequentemente oferecem promoções relâmpago, cupons e programas de fidelidade. Para quem sabe garimpar boas ofertas, isso pode gerar economia pontual.

Agilidade no processo de reserva

Reservas diretas tendem a ser mais rápidas. Sem necessidade de aprovação formal ou intermediação, o colaborador resolve tudo com mais agilidade, o que pode ser útil em viagens urgentes ou para empresas que não exigem tanta formalização.

Desvantagens

Maior risco de descumprimento da política de viagens

Sem integração com as regras internas da empresa, o colaborador pode acabar reservando hospedagens fora do padrão, optando por voos mais caros ou escolhendo tarifas não reembolsáveis.

Falta de suporte especializado

Em caso de problemas com a reserva ou imprevistos na viagem, o colaborador precisa resolver por conta própria com o fornecedor, podendo gerar atrasos, prejuízos e desgaste.

Dificuldade de consolidar dados e controlar despesas

Ter cada reserva feita em um canal diferente dificulta a análise dos custos. Isso compromete a visibilidade da empresa, atrasa a prestação de contas e dificulta a gestão orçamentária.

Como a VOLL une o melhor dos dois mundos

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece uma solução que equilibra autonomia para o colaborador com controle e eficiência para o gestor. 

Isso porque nossa plataforma integrada permite que a experiência de reserva seja tão simples quanto nas plataformas diretas, mas com toda a estrutura, segurança e inteligência de uma agência de viagens corporativas.

Empresas como Ambev, PepsiCo e Unimed já utilizam a VOLL para otimizar sua gestão de viagens e, só em 2023, a plataforma processou mais de 1 milhão de reservas, com uma taxa de resolução de suporte acima de 98%, ajudando grandes corporações a reduzirem em até 30% seus custos com deslocamentos corporativos.

Algumas das funcionalidades que facilitam o dia a dia de um gestor de viagens e dos colaboradores são:

• Reservas de voos, hotéis, transportes e apps de mobilidade em um só ambiente;

• Políticas de viagem personalizadas, com fluxos de aprovação e alertas automáticos;

• Suporte 24/7 com atendimento humanizado e resolutivo;

• Relatórios em tempo real para diferentes áreas e centros de custo;

• Conformidade com a LGPD e alto padrão de segurança no tratamento de dados.

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