Em viagens corporativas, especialmente nas viagens críticas, que envolvem negociações decisivas, visitas técnicas de alto risco ou compromissos estratégicos da diretoria, qualquer detalhe esquecido pode gerar impactos.
Um pequeno erro logístico, um documento deixado para trás ou um imprevisto não previsto pode resultar em prejuízos financeiros, danos à reputação e, principalmente, riscos ao colaborador.
Como gestor de viagens, você é responsável por garantir tranquilidade, produtividade e segurança. Para isso, o checklist pré-embarque é uma ferramenta essencial de controle de risco e eficiência, que assegura que cada etapa da viagem esteja sob controle antes mesmo de o colaborador chegar ao aeroporto.
Confira neste artigo modelos de checklists estruturados e segmentados por tipo de viagem!
Toda viagem corporativa, por mais rotineira que seja, carrega uma margem de risco. Em uma viagem crítica, porém, o impacto de qualquer problema é amplificado. Exemplos comuns incluem:
Erros em reservas de voos e hotéis (datas trocadas, nomes incorretos, bilhetes não confirmados);
Problemas com vistos, vacinas ou passaportes próximos do vencimento;
Falta de alinhamento entre o colaborador e o gestor sobre regras de reembolso ou políticas de viagem;
Mudanças de rota não comunicadas;
Falta de suporte ágil em caso de cancelamento ou emergência médica.
Essas situações não são apenas contratempos, mas falhas operacionais críticas que ameaçam o objetivo principal da viagem e a segurança do viajante, configurando uma quebra no seu duty of care.
É nesse ponto que checklists e processos padronizados se tornam ferramentas de gestão de risco indispensáveis, não apenas na etapa de planejamento, mas também como um ritual pré-embarque.
Essa última comunicação com o viajante deve ser um momento de reafirmação e alinhamento estratégico, garantindo que ele não apenas tenha as informações necessárias, mas também saiba como agir em qualquer cenário.
Viagens críticas exigem checklists focados no objetivo da missão e na avaliação dos riscos potenciais. A seguir, apresentamos um modelo básico e três modelos complementares, desenhados para públicos específicos, que devem ser somados conforme o tipo de deslocamento.
Bilhetes aéreos e reservas confirmados (voo, hotel, transporte local)
Passaporte e/ou RG válidos (verificar validade mínima de 6 meses em viagens internacionais)
Visto e/ou autorizações de entrada no país de destino (quando aplicável)
Seguro viagem corporativo ativo e número da apólice
Telefone e e-mail do gestor direto e do suporte de viagens
Contato de emergência local (embaixada/consulado, hospital, transporte)
Aplicativos corporativos de comunicação instalados (Teams, Slack, VPN)
Cartão corporativo e comprovante de limites e políticas de despesa
Alternativa de voo em caso de cancelamento
Canal de suporte 24h da agência de viagens corporativas
Agenda confirmada com todos os contatos (clientes, parceiros, eventos)
Materiais de apoio (apresentações, amostras, brindes) revisados e embarcados
Cópia digital e impressa do contrato
Mensagem de alinhamento com o gestor comercial sobre metas e indicadores
Roupas adequadas ao cliente, evento e clima do destino
Estratégia para reagendamento de reuniões
Autorizações de acesso ao local de trabalho (crachá, permissões de segurança, EPIs)
Licenças técnicas ou certificados obrigatórios para a atividade
Escopo da atividade validado com o responsável local
Checklist de equipamentos críticos, peças de reposição e backup de software
EPI completo e conferido (capacete, botas, luvas, óculos)
Ferramentas embaladas e autorizadas conforme regras de transporte aéreo
Manuais técnicos e instruções operacionais em mídia física ou digital
Plano de contingência para peças ou ferramentas em caso de extravio
Contato do fornecedor local de suporte técnico
Plano de substituição de pessoal (backup de técnico)
Confirmação de traslados VIP e segurança
Agenda institucional revisada e confirmada
Agendamento de salas de reunião ou espaços privativos no destino
Briefing de viagem e dossiê de contatos preparado pela equipe de apoio
Confirmação da política de confidencialidade e transporte de documentos sigilosos
Documentos estratégicos ou apresentações em mídia segura (pen drive criptografado, laptop corporativo)
Roupas formais para eventos e reuniões
Backup da apresentação ou discurso em formato digital e físico
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Para garantir a efetividade dos checklists, realize uma reunião pré-embarque para revisar cada item e solicite uma confirmação formal do viajante. Essa confirmação pode ser feita por assinatura, e-mail ou sistema interno, garantindo que ele compreendeu a lista e está com todos os itens críticos em mãos.
Durante a reunião, reforce o plano de contingência relacionado ao objetivo da viagem (por exemplo: “Se o servidor cair, o técnico utilizará a máquina virtual do datacenter A”) e o protocolo para emergências, incluindo canais de comunicação 24/7 e o envio de uma mensagem de emergência pré-formatada.
Para facilitar todo esse processo, o ideal é contar com uma agência de viagens corporativas. Essa parceira atua como ponto focal de suporte ao viajante, garantindo rastreabilidade, segurança e o registro de todas as informações da viagem em sistemas acessíveis e intuitivos.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a melhor opção do mercado, integrando tecnologia, expertise e duty of care em uma solução completa para garantir que cada viagem ocorra com segurança, controle e eficiência.
Entre os recursos mais relevantes para a etapa de pré-embarque estão:
Alertas automáticos e Farol de Compliance;
Centralização de informações da viagem com rastreabilidade total;
Comunicação direta com o viajante e o gestor, 24 horas por dia, para situações de emergência;
Acompanhamento em tempo real da viagem e soluções de duty of care;
Automatização de reembolsos e gestão de cartões corporativos;
Agentes de IA para auditar despesas e monitorar disponibilidade de tarifas;
Relatórios gerenciais para identificar gargalos e aprimorar políticas internas.
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