Como usar dados de viagens para criar itinerários mais eficientes?

O itinerário de uma viagem corporativa vai muito além da escolha de um voo ou hotel: ele define quanto tempo o colaborador passa em deslocamento, como as despesas se distribuem ao longo da jornada e qual será o impacto real daquela viagem no orçamento e na produtividade da empresa.

Na prática, decisões de itinerário tomadas sem base em dados tendem a gerar efeitos colaterais, como conexões longas que aumentam tempo ocioso, chegadas em horários pouco produtivos, pernoites desnecessários e despesas adicionais que só aparecem no fechamento do mês. Esses fatores raramente são analisados de forma integrada, o que faz com que o custo total da viagem seja subestimado.

Quando o gestor passa a olhar o itinerário como parte central da gestão de viagens corporativas, surge a oportunidade de usar dados históricos para equilibrar custo, tempo e experiência do viajante. Dessa forma, é possível transformar o planejamento de viagens em uma decisão estratégica, com impacto direto nas despesas corporativas e na eficiência do programa.

O que medir para avaliar a eficiência dos itinerários

Para usar dados de forma estratégica na construção de itinerários, o primeiro passo é definir quais variáveis realmente importam para o negócio. Medir apenas o valor da passagem ou da diária oferece uma visão parcial e pode levar a decisões que parecem econômicas, mas reduzem produtividade ou aumentam custos indiretos.

Alguns indicadores são especialmente relevantes nesse contexto:

• Tempo total de deslocamento: soma de voo, conexões, espera em aeroportos e transporte terrestre. Itinerários longos aumentam a fadiga e reduzem o tempo produtivo.

• Tempo ocioso entre compromissos: intervalos excessivos entre chegada, reuniões e retorno costumam gerar custos adicionais com alimentação, transporte e diárias extras.

• Custo total da viagem: inclui passagens, hospedagem, transporte, despesas durante a viagem e ajustes posteriores, oferecendo uma visão mais fiel do impacto financeiro.

• Horário de chegada e saída: chegadas muito tarde ou partidas muito cedo afetam desempenho, aumentam pernoites e impactam a experiência do viajante.

• Número de pernoites: itinerários mal planejados tendem a exigir noites adicionais, elevando custo e afastamento do colaborador.

• Produtividade estimada: relação entre o tempo investido na viagem e o objetivo do deslocamento (reuniões realizadas, clientes visitados, atividades concluídas).

Ao acompanhar esses dados de forma combinada, o gestor deixa de avaliar o itinerário apenas pelo preço e passa a entender como cada escolha influencia custo, tempo e eficiência. Esse é o ponto de partida para decisões mais equilibradas e sustentáveis ao longo do programa de viagens corporativas.

Quais ferramentas usar para analisar itinerários de viagens corporativas

Para transformar dados em decisões, o gestor precisa combinar diferentes fontes de informação. Isso porque nenhuma ferramenta isolada oferece a visão completa, e o ganho está na leitura integrada entre viagens, despesas e operação.

Entre as ferramentas que o gestor de viagens pode usar no processo de análise de itinerários estão:

• Plataformas de gestão de viagens corporativas: concentram dados de reservas, rotas, horários, conexões e pernoites, permitindo análises comparativas entre itinerários semelhantes ao longo do tempo.

• Sistemas de gestão de despesas corporativas: ajudam a identificar como as escolhas de itinerário impactam gastos com transporte terrestre, alimentação, diárias extras e reembolsos.

• Relatórios financeiros e centros de custo: permitem avaliar o custo total da viagem por projeto, área ou objetivo, conectando itinerário a orçamento e resultado.

• Dashboards operacionais: painéis que cruzam tempo de deslocamento, número de pernoites e custo médio ajudam a visualizar padrões e gargalos recorrentes.

• Análises históricas manuais: planilhas e extrações pontuais ainda são usadas para estudos específicos, especialmente quando o gestor quer testar hipóteses ou validar mudanças de política.

O mais importante não é a sofisticação da ferramenta, mas a capacidade de cruzar dados de diferentes etapas da viagem para que eles se conectem e o itinerário passe a ser um elemento estratégico da gestão de viagens corporativas.

Como usar dados internos para criar itinerários balanceados por objetivo

Depois de entender o que medir e onde encontrar os dados, o passo seguinte é usar as informações internas da empresa para orientar a construção dos itinerários. Aqui, o foco deixa de ser a rota “mais barata” ou “mais rápida” isoladamente e passa a ser o itinerário mais adequado ao objetivo daquela viagem.

Dados históricos ajudam o gestor a identificar padrões que nem sempre aparecem na decisão individual. Viagens para o mesmo destino, com finalidades semelhantes, costumam revelar diferenças claras de custo total, tempo de deslocamento e impacto na produtividade quando analisadas em conjunto. É a partir dessa comparação que se torna possível ajustar regras e recomendações de itinerário com mais precisão.

Alguns exemplos de como esses dados podem ser usados na prática:

• Identificar destinos em que conexões mais longas aumentam o tempo ocioso sem gerar economia relevante.

• Mapear horários de voo que reduzem pernoites extras e despesas acessórias.

• Comparar viagens com objetivos semelhantes (comercial, operacional, treinamento) para entender quais escolhas de itinerário funcionam melhor em cada contexto.

• Avaliar se viagens recorrentes poderiam ser concentradas ou reorganizadas para reduzir deslocamentos desnecessários.

Quando os dados internos passam a orientar essas decisões, o gestor consegue criar padrões de itinerário alinhados aos objetivos do negócio, em vez de depender apenas da escolha pontual de cada reserva. Isso traz mais consistência ao programa, reduz variações indesejadas e melhora a relação entre custo, tempo e resultado da viagem.

Leia também: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

Modelos de itinerário balanceado para diferentes objetivos de viagem

Com base nos dados históricos e nos objetivos de cada deslocamento, o gestor pode estruturar modelos de itinerário que sirvam como referência para decisões futuras. Esses modelos não engessam o programa, mas ajudam a reduzir variações desnecessárias e a orientar escolhas mais consistentes.

Alguns exemplos de modelos aplicáveis na gestão de viagens corporativas:

• Itinerário orientado à produtividade: prioriza voos diretos, horários de chegada que permitam cumprir a agenda no mesmo dia e redução de tempo ocioso, mesmo que o custo do bilhete seja ligeiramente maior.

• Itinerário orientado à eficiência de custos: busca equilíbrio entre preço e tempo, aceitando conexões ou horários alternativos quando o impacto na produtividade é baixo e a economia total da viagem é relevante.

• Itinerário para viagens recorrentes: padroniza rotas, horários e fornecedores com base no histórico de melhor desempenho, facilitando previsibilidade de custos e planejamento.

• Itinerário para viagens de curta duração: minimiza pernoites e deslocamentos desnecessários, concentrando compromissos em janelas mais objetivas.

• Itinerário para agendas estratégicas ou executivas: prioriza conforto, flexibilidade e menor desgaste, considerando o impacto da viagem na tomada de decisão e na performance do viajante.

Esses modelos funcionam como referências dinâmicas, ajustáveis conforme o comportamento real das viagens. Ao adotá-los, o gestor reduz decisões improvisadas, melhora a experiência do viajante e fortalece o controle do custo total da viagem, sem recorrer a regras genéricas ou excessivamente restritivas.

Indicadores para melhoria contínua na otimização de itinerários

A consolidação de modelos de itinerário só gera resultado quando acompanhada ao longo do tempo. Indicadores bem definidos permitem avaliar se as escolhas estão, de fato, equilibrando custo, tempo e produtividade e onde ajustes precisam ser feitos para melhorar a eficiência do programa.

Alguns indicadores ajudam a sustentar essa melhoria contínua:

• Custo total médio por viagem: permite comparar períodos e identificar se mudanças de itinerário estão reduzindo gastos além do valor da passagem.

• Tempo médio de deslocamento: mostra se os itinerários estão ficando mais eficientes ou se conexões e esperas estão aumentando sem ganho proporcional.

• Número médio de pernoites por viagem: ajuda a identificar oportunidades de reduzir diárias extras associadas a horários mal planejados.

• Diferença entre custo previsto e custo final: indica o quanto as escolhas de itinerário geram despesas adicionais ao longo da jornada.

• Tempo produtivo estimado: relação entre horas em deslocamento e horas efetivamente dedicadas ao objetivo da viagem.

• Recorrência de ajustes manuais: alto volume de exceções ou mudanças posteriores sinaliza que o modelo de itinerário não está aderente à realidade.

• Satisfação do viajante: feedbacks ajudam a capturar efeitos de fadiga, desgaste ou excesso de tempo ocioso que não aparecem apenas nos números.

Acompanhados de forma consistente, esses indicadores permitem que o gestor refine modelos, ajuste recomendações e evite decisões baseadas apenas em casos isolados. A otimização de itinerários passa a ser um processo contínuo, orientado por evidências, e não uma revisão pontual da política.

Como a VOLL facilita a análise de dados na gestão de viagens corporativas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atua há anos ao lado de empresas que precisam equilibrar custo, tempo e produtividade em programas de viagens cada vez mais complexos.

Com uma plataforma integrada que conecta reservas, dados de deslocamento e despesas corporativas, disponibiliza dashboards atualizados em tempo real que permitem ao gestor visualizar padrões de itinerário, custo total por viagem, tempo de deslocamento, número de pernoites e impacto financeiro sem depender de planilhas paralelas ou consolidações manuais.

Além disso, com a automação dos relatórios de despesas que conecta gastos realizados durante a viagem ao itinerário que os originou, o gestor consegue avaliar o efeito real de determinadas escolhas (como conexões longas, chegadas fora do horário produtivo ou pernoites adicionais) diretamente no custo final da viagem e no fechamento do mês.

E, mesmo com toda essa tecnologia, a VOLL ainda conta com um time consultivo que apoia o gestor na leitura desses dados, ajudando a transformar informações operacionais em critério de decisão para ajustar modelos de itinerário, revisar recomendações e evoluir o programa com base em evidências concretas, e não apenas em percepções pontuais.

Os resultados obtidos na prática demonstram porque a VOLL é a parceira certa para redução de custos e melhoria da experiência do viajante. Conheça alguns dos nossos cases de sucesso e fale com um de nossos especialistas para saber mais sobre a gestão de viagens, dados e despesas com a VOLL.