Como aplicar a melhoria contínua da política de viagens por meio de testes controlados?

Manter o controle sem limitar a autonomia dos viajantes é um grande desafio para os gestores de viagens. Afinal, regras inflexíveis podem travar a operação e ocasionar a falta de aderência.

A resposta pode não estar em criar a política perfeita de uma só vez, mas sim em adotar uma abordagem mais dinâmica, baseada em testes e melhorias contínuas.

Neste artigo, vamos mostrar como a experimentação controlada pode transformar sua política de viagens em uma ferramenta flexível e poderosa, com alta aderência interna. 

Descubra como testar pequenas mudanças, medir o impacto real e escalar o que funciona sem colocar em risco a eficiência da sua operação. Confira!

A importância da aderência à política de viagens

Uma política de viagens bem definida é o pilar de um programa de viagens corporativas eficiente, estabelecendo diretrizes claras para custos, segurança e bem-estar dos colaboradores.

Porém, o verdadeiro valor de uma política está na sua aderência — afinal, uma política ignorada é apenas um documento no papel, sem impacto real.

A alta aderência traz benefícios importantes para a operação, como:

• Controle de custos: quando os colaboradores seguem as regras, a empresa evita gastos excessivos e não previstos. A disciplina nas despesas de viagem contribui diretamente para a economia e o cumprimento do orçamento.

• Segurança e conformidade: a política garante que os colaboradores utilizem fornecedores e canais aprovados, facilitando o rastreamento em caso de emergências e assegurando a conformidade com normas internas e externas.

• Eficiência operacional: regras claras agilizam o processo de aprovação e reserva, minimizando o tempo gasto por gestores e colaboradores com burocracias desnecessárias.

Para garantir essa aderência e conquistar esses benefícios, existem diversas boas práticas. Uma delas é deixar de ver a política como um conjunto de regras “fixas” e passá-la a encarar como um documento vivo, que se adapta e melhora continuamente. E os testes podem ser grandes parceiros nesse processo.

Leia mais: Como a gamificação pode melhorar a adesão às políticas de viagens corporativas

Como realizar testes para aprimorar a política?

A ideia de uma política de viagens que “aprende” está em submeter suas regras a pequenos experimentos ou testes A/B. 

Você pode isolar variáveis e testar o impacto de cada uma delas em pequenos grupos de viajantes, antes de implementá-las para toda a empresa.

Mas o que pode ser testado? Veja algumas sugestões:

Mensagens e comunicação

Como você comunica a política? Teste diferentes abordagens. Em vez de uma notificação genérica, envie um e-mail com dados personalizados, mostrando, por exemplo, a economia potencial de uma reserva antecipada. 

Experimente mensagens mais empáticas ou que destaquem os benefícios para o próprio viajante (ex: mais autonomia, acesso a fornecedores de alta qualidade).

Ordem das opções no sistema ou formulário

Quando um colaborador busca por um voo ou hotel, a ordem em que as opções são apresentadas pode influenciar a escolha. Teste se apresentar primeiro as opções mais econômicas ou as de fornecedores preferenciais aumenta a taxa de reservas nessas categorias.

Janela de solicitação

O prazo ideal para reservar um voo ou hotel não é uma unanimidade. Por isso, em vez de uma regra genérica como “reservar 14 dias antes”, teste períodos diferentes (10 dias, 21 dias) com grupos distintos e meça o impacto na tarifa média e na satisfação do viajante.

Gatilhos de comportamento

Teste pequenos incentivos para guiar o comportamento do viajante. Por exemplo, exiba um pop-up com a economia potencial que ele pode gerar para a empresa ao escolher uma determinada opção. Ou, em um e-mail de lembrete, mostre a economia que ele ajudou a alcançar no último trimestre, reforçando o comportamento positivo.

Valores de diárias

Em vez de um valor fixo por cidade, teste valores flutuantes com base na média de mercado em tempo real. Avalie se a aprovação de uma diária ligeiramente acima do limite, mas justificada pela média daquele dia, reduz as solicitações de exceção.

Aprovação por nível de custo

Teste um sistema de aprovação escalonado. Viagens que estão 100% dentro da política (ou com um gasto 10% menor que o limite) não precisam de aprovação formal, enquanto viagens mais caras ou com exceções exigem aprovação do gestor.

Regras por departamento

Sua equipe de vendas viaja com mais frequência do que o RH. Em vez de uma política única, teste regras diferentes para cada grupo. Por exemplo, o time de vendas pode ter uma janela de compra menor, enquanto o RH pode ter mais flexibilidade nas diárias de hotel para eventos específicos.

Prazo de reembolso

Experimente simplificar o processo de reembolso para itens de baixo valor, como táxis ou refeições, e verifique se a maior agilidade incentiva a submissão pontual dos relatórios de despesas.

Boas práticas para a realização dos testes: grupos e período

Para que os resultados sejam confiáveis, é necessário contar com uma estrutura sólida. Para isso, comece separando os colaboradores em dois grupos: o grupo de controle e o grupo de teste.

• Grupo de controle: este grupo continua utilizando a política de viagens tradicional, sem nenhuma alteração. Ele serve como sua linha de base.

• Grupo de teste: este grupo é exposto à nova regra ou mudança que você deseja testar.

A seleção dos grupos deve ser aleatória ou, se isso não for possível, baseada em critérios que garantam que ambos apresentem comportamentos de viagem similares. Se sua empresa tem filiais em diferentes cidades, por exemplo, você pode aplicar a nova regra em uma filial, enquanto a outra atua como grupo de controle.

Depois disso, defina o período de teste. Ele precisa ser longo o suficiente para coletar dados significativos, mas não tão longo a ponto de atrasar a tomada de decisão. 

Um período de 30 a 90 dias geralmente é um bom ponto de partida, pois permite capturar uma variedade de viagens e comportamentos — desde os mais frequentes até os mais pontuais.

Durante esse período, é fundamental monitorar as interações e coletar dados em tempo real. Uma plataforma de gestão de viagens que ofereça recursos de análise e relatórios detalhados é essencial nessa etapa.

Leia mais: Como usar a tecnologia para aumentar a aderência a sua política de viagens corporativas

Como mensurar o sucesso dos testes?

A parte mais importante de um teste é a análise dos resultados. Para saber se a mudança foi um sucesso, você precisa definir métricas claras e tangíveis antes mesmo de começar. Lembre-se: o sucesso não se mede apenas em termos financeiros, mas também em eficiência e comportamento.

Algumas métricas que você pode acompanhar incluem:

• Taxa de aprovação de viagens: avalie se a nova abordagem está agilizando o processo de aprovação, reduzindo o tempo gasto por gestores e colaboradores.

• Diminuição de exceções: acompanhe a redução de gastos e solicitações fora da política ou não planejadas.

• Economia: calcule a economia gerada por cada novo experimento em comparação com a política original.

• Ganho de aderência: monitore o aumento percentual na adesão à política após cada mudança implementada. Avalie essa taxa isoladamente para tirar conclusões corretas sobre o impacto de cada melhoria.

• NPS (Net Promoter Score): para uma visão mais qualitativa, aplique pequenas pesquisas com os viajantes do grupo de teste. Se eles se sentem mais respeitados ou percebem maior autonomia, isso pode indicar que a nova abordagem melhora a experiência do viajante — o que, a longo prazo, contribui para maior aderência.

O que fazer depois de testar e metrificar?

Você conduziu o experimento, analisou os resultados e encontrou uma nova regra que realmente funciona. E agora? A próxima fase é a mais importante: o plano de ação.

Se o experimento foi um sucesso (ou seja, as métricas melhoraram no grupo de teste), é hora de escalar. Compartilhe os dados de forma transparente com a liderança, mostrando o impacto real da mudança. 

Em seguida, aplique a nova regra em toda a empresa. Não se esqueça de comunicar as mudanças de forma clara e objetiva, garantindo a adesão dos colaboradores.

Após a implementação, continue monitorando as métricas. Afinal, o que funcionou em um grupo reduzido precisa ser validado em larga escala.

Caso os resultados não tenham sido positivos, encare o processo como aprendizado e analise os possíveis motivos: por que não funcionou? A regra estava confusa? O período de teste foi curto? A comunicação foi falha?

Com base nesses insights, ajuste a regra e inicie um novo ciclo de testes. Talvez a mensagem precise ser reformulada, ou o incentivo não tenha sido forte o suficiente.

Mas, se após algumas tentativas a regra ainda não apresentar resultados concretos, talvez essa não seja a abordagem certa para sua empresa. A capacidade de despriorizar o que não funciona é tão importante quanto a de escalar o que dá certo.

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• Aplicação automática da política em solicitações de reservas;

• Farol de Compliance, que indica de forma clara qualquer desvio no momento da solicitação;

• Criação de regras dinâmicas e personalizadas para diferentes grupos de usuários;

• Configuração de alertas e notificações para agilizar processos;

• Acompanhamento de indicadores por meio de dashboards e relatórios personalizados;

• Suporte especializado para compartilhar insights e promover melhorias em conjunto.

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