Como padronizar pedágios e tags na gestão de viagens corporativas

As viagens corporativas rodoviárias fazem parte da rotina de muitas empresas, especialmente em operações comerciais, serviços técnicos, auditorias, logística e visitas a unidades no interior.  

Embora o uso de pedágios e tags eletrônicas seja essencial para garantir agilidade nesse tipo de deslocamento, ele também representa um ponto sensível do orçamento quando não existe padronização.

Criar uma política específica para essas situações ajuda a empresa a evitar falhas, reduzir fraudes e garantir que todas as despesas sejam registradas corretamente. Confira abaixo tudo o que você precisa saber para ter uma gestão eficiente de pedágios e uso de tags em viagens corporativas rodoviárias.

Como definir quais equipes e colaboradores podem usar tags nas viagens corporativas

A definição de quais áreas podem utilizar tags eletrônicas é um ponto central da política de viagens rodoviárias. Isso porque, quando o acesso é amplo demais, aumentam os riscos de uso indevido, falta de registro e despesas que não correspondem à atividade corporativa. Assim, ao restringir o uso por perfil, o gestor mantém o controle sem prejudicar a operação.

Alguns critérios ajudam a direcionar corretamente quem deve utilizar tag corporativa:

• Equipes de campo: Técnicos, manutenção e suporte que percorrem rotas frequentes ou atendem clientes em diferentes cidades.

• Times comerciais: Profissionais com agenda externa recorrente, visitas a parceiros, distribuidores ou unidades regionais.

• Operações em obras ou logística: Perfis que dependem de deslocamentos constantes entre canteiros, centros de distribuição ou unidades produtivas.

• Gestores com rotina rodoviária: Lideranças que precisam visitar filiais, acompanhar operações ou realizar auditorias presenciais.

• Perfis administrativos: Normalmente não utilizam tag, exceto em deslocamentos previamente aprovados para viagens específicas.

Saiba também como fazer o cálculo do custo do km rodado em viagens corporativas.

Quais recibos de pedágio são válidos para reembolso

Para manter o controle financeiro e garantir conformidade fiscal, é imprescindível que a empresa aceite apenas os recibos válidos emitidos pelas concessionárias. Cada operador possui padrões próprios, e recibos incompletos ou informais dificultam auditorias e inclusive podem gerar inconsistências na prestação de contas. 

Os principais tipos de comprovantes considerados válidos são:

• Recibo eletrônico da concessionária: Emitido automaticamente para quem usa tag, com informações de praça, valor e data do pedágio.

• Cupom fiscal da praça de pedágio: Documento impresso no local, contendo CNPJ, horário, valor e identificação da rodovia.

• Extrato oficial do sistema de tag: Fornecido pelo operador (como Sem Parar, ConectCar, entre outros), desde que contenha dados detalhados de cada passagem.

• Nota fiscal emitida pela concessionária: Algumas praças disponibilizam NF-e mediante solicitação, e esse documento pode ser usado em auditorias internas.

• Comprovante digital via aplicativo da operadora: Quando o operador oferece acesso ao histórico de passagens em formato oficial.

Quais são as fraudes comuns no uso de tags corporativas para se atentar

Mesmo com uma política bem definida, o uso de tags pode gerar distorções no orçamento quando não há acompanhamento próximo. Conhecer os tipos de fraude mais frequentes ajuda o gestor a antecipar problemas, ajustar permissões e melhorar a rastreabilidade das despesas.

As situações mais comuns são:

• Uso pessoal da tag: Quando o colaborador utiliza o veículo corporativo ou a tag em deslocamentos privados, gerando cobranças indevidas para a empresa.

• Rotas não compatíveis com a agenda de trabalho: Passagens registradas em horários ou trajetos que não correspondem às atividades previstas.

• Uso da tag em veículos não autorizados: Transferência da tag para outro carro, próprio ou de terceiros.

• Lançamento de pedágios sem comprovantes válidos: Inserção de valores sem recibo oficial, dificultando auditoria e aumentando risco fiscal.

• Duplicidade de cobrança: Quando o colaborador lança um pedágio pago via tag e tenta apresentar um segundo comprovante.

• Uso após desligamento: Tag mantida ativa para ex-colaboradores sem bloqueio imediato.

Como fazer o rateio por rota e centro de custo

O rateio adequado dos pedágios é essencial para que cada área arque apenas com os custos que realmente pertencem às suas operações. Sem essa divisão, o orçamento fica distorcido, dificultando análises e decisões de eficiência. Padronizar o rateio por rota e centro de custo melhora a previsibilidade dos gastos e simplifica o fechamento financeiro.

Alguns pontos ajudam a estruturar esse processo:

• Mapeamento das rotas mais frequentes: Identificar trajetos usados por equipes comerciais, técnicas e operacionais permite prever custos típicos por viagem.

• Associação automática da passagem ao centro de custo: A vinculação da tag ao veículo e ao perfil do colaborador facilita o rateio e evita lançamentos manuais.

• Padronização de rotas por tipo de atividade: Viagens de campo, visitas comerciais e deslocamentos entre unidades podem ter tabelas distintas.

• Previsão de custo médio por trecho: Utilizar dados históricos de pedágio ajuda a estimar valores antes da viagem e reduzir surpresas no orçamento.

• Revisão periódica das rotas mais caras: Análises mensais apontam pontos de otimização ou alternativas viárias quando o custo está acima do previsto.

Leia também: Como dividir custos de viagens que atendem múltiplos projetos?

Como medir pedágios sem recibo e outros indicadores essenciais

Monitorar indicadores relacionados ao uso de pedágios e tags é fundamental para reduzir perdas e avaliar se a política de viagens corporativas está funcionando como previsto. Os dados obtidos servem como base para auditorias internas e permitem que o gestor tome decisões mais precisas sobre rotas, limites, perfis autorizados e regras de uso da tag.

Entre as métricas que valem ser acompanhadas de forma contínua estão:

• Pedágios lançados sem recibo válido: Indica falha na prestação de contas e aumenta o risco de inconsistências fiscais.

• Economia por viagem após padronização: Com rotas definidas e uso controlado da tag, é possível medir quanto foi economizado por centro de custo.

• Volume de uso indevido da tag: Passagens fora de rotas autorizadas ou em horários incompatíveis com a agenda prevista.

• Custo médio por rota: Calculado a partir do histórico de deslocamentos, ajuda a prever orçamento e negociar ajustes com áreas internas.

• Gastos recorrentes por tipo de equipe: Permite identificar áreas com perfil mais rodoviário e ajustar limites ou exceções na política.

• Tendências mensais de aumento ou queda: Sinalizam padrões de uso, sazonalidades e oportunidades de otimização.

Como a VOLL facilita a gestão de pedágios, tags e despesas corporativas

A VOLL é a maior agência de viagem corporativa digital da América Latina e centraliza toda a jornada da viagem em uma única plataforma, facilitando diversas partes burocráticas da gestão de viagens, como por exemplo a padronização de rotas, a validação de despesas e o acompanhamento do uso de pedágios e tags. 

Com a consolidação dos dados de viagem, deslocamento e prestação de contas, o gestor reduz falhas operacionais e aumenta a transparência das despesas dos deslocamentos, sejam eles feitos de avião, carro alugado, veículo próprio ou qualquer outro meio de transporte.

Para facilitar a gestão de pedágios e tags, a plataforma oferece funcionalidades como:

• Conciliação integrada de despesas rodoviárias: Pedágios, rotas e recibos ficam organizados em um único ambiente, reduzindo inconsistências.

• Associação automática de despesas ao centro de custo: Cada passagem registrada via tag é vinculada ao perfil ou à área responsável.

• Alertas de uso indevido da tag: O sistema identifica rotas fora do padrão ou horários incompatíveis com a agenda de trabalho.

• Dashboards financeiros: Indicadores de gasto por rota, economia gerada, pedágios sem recibo e uso por equipe ajudam na tomada de decisão.

• Armazenamento digital de comprovantes: Todos os recibos válidos ficam registrados e vinculados à viagem, facilitando auditorias.

• Consultoria para revisão da política de despesas: O time da VOLL apoia ajustes de limites, rotas e regras de uso, fortalecendo a governança.

Centenas de empresas já contam com a VOLL para reduzir riscos, melhorar o controle sobre custos e aumentar a eficiência do programa de viagens corporativas. 

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