Como a agência de viagens corporativas facilita a prospecção de novos fornecedores?

Gerenciar fornecedores é uma das tarefas mais trabalhosas da gestão de viagens corporativas. À medida que a empresa cresce, o gestor precisa garantir que hotéis, transportes locais e demais prestadores mantenham qualidade, segurança, disponibilidade e preços compatíveis com o perfil da operação, uma rotina que, na prática, consome seu tempo e tira o foco de atividades estratégicas. 

É por isso que muitas empresas passam a delegar essa curadoria para uma agência de viagens corporativas, que faz uma curadoria contínua de fornecedores em diferentes cidades, acelerando a abertura de novas praças e mantendo o programa atualizado em caso de praças já consolidadas.

Nos tópicos a seguir, exploramos quando faz sentido ativar a agência para esse trabalho, quais critérios devem ser considerados na seleção de hotéis e transporte, como funciona o período de piloto e ajustes e de que forma a VOLL apoia empresas que precisam ampliar ou revisar sua rede de fornecedores. Confira!

Quando vale ativar a agência para abrir novas praças

Nem toda expansão de rotas ou cidades exige um trabalho completo de curadoria, mas existem momentos em que envolver a agência faz diferença direta na qualidade da operação. Isso acontece quando a empresa inicia deslocamentos para regiões onde ainda não possui fornecedores testados ou quando as opções existentes não atendem mais às necessidades do programa de viagens.

Algumas situações em que vale acionar a agência:

• Entrada em uma nova região comercial ou operacional: Quando equipes começam a visitar clientes, obras, polos, unidades industriais ou parceiros em outra cidade.

• Crescimento de volume em uma praça já utilizada: À medida que o fluxo aumenta, é necessário revisar tarifas, capacidade e padrões de serviço.

• Mudança de perfil do viajante: Viagens que passam a envolver mais diretoria, equipes técnicas ou times que precisam de estruturas específicas de hospedagem ou transporte.

• Dificuldade recorrente de disponibilidade: Quando os hotéis ou transportes atuais não conseguem atender a demanda no horário, categoria ou localização desejada.

• Necessidade de padronização entre regiões: Empresas que crescem rapidamente precisam garantir que diferentes praças sigam critérios semelhantes de qualidade, segurança e custo.

• Entrada em cidades com características complexas: Locais com baixa oferta, sazonalidade elevada ou logística mais restrita demandam pesquisa mais aprofundada.

Ao envolver a agência desde o início, o gestor não precisa conduzir sozinho a prospecção e passa a contar com uma análise mais ampla, baseada em dados de outras operações e histórico real de viajantes corporativos.

O que a agência deve considerar para prospectar hotéis e transporte

Para garantir que novos fornecedores atendam ao padrão esperado pela empresa, a agência deve seguir critérios objetivos antes de recomendar qualquer hotel ou serviço de transporte. É possível criar um checklist mínimo visando reduzir riscos, facilitar comparações entre praças e criar uma base sólida para decisões mais rápidas.

Os principais pontos para considerar durante a prospecção são:

• Localização estratégica: Proximidade de clientes, obras, polos, escritórios ou rotas utilizadas pelos viajantes.

• Categoria e estrutura do hotel: Quartos adequados ao perfil da viagem, qualidade da internet, política de early check-in/late check-out e opções de alimentação.

• Histórico de segurança e avaliações: Verificação de incidentes, reputação em plataformas especializadas e aderência a normas locais.

• Condições comerciais: Tarifas negociadas, política de cancelamento, flexibilidade de datas e acordos para volumes maiores.

• Disponibilidade na prática: Capacidade de atender picos de demanda ou períodos de sazonalidade forte.

• Transporte local homologado: Identificação de operadores seguros, com documentação atualizada, rastreamento e padrões mínimos de manutenção.

• Facilidade de faturamento e emissão de notas: Critério fundamental para empresas com alto volume e necessidade de conciliação rápida.

• Conformidade com a política de viagens: O fornecedor precisa se encaixar nas regras definidas pela empresa para evitar exceções constantes.

Esse checklist orienta a agência e reduz o retrabalho do gestor, que passa a validar fornecedores com base em critérios consistentes e já filtrados.

Leia também: Como definir critérios para escolha de fornecedores de viagens corporativas.

Como pilotar os fornecedores selecionados

Depois que os fornecedores são mapeados e selecionados para uma possível parceria com a empresa, a agência inicia um período de piloto. Essa etapa é importante porque valida o serviço na prática, com viajantes reais e em rotinas próximas às do dia a dia, já que é nesse momento que aparecem pontos que dificilmente seriam identificados apenas na fase de prospecção.

O piloto costuma seguir três etapas:

• Envio de viajantes selecionados: A agência direciona colaboradores que representam o perfil da operação (comercial, técnico, diretoria ou equipes de campo)  para testar hospedagem e transporte.

• Coleta estruturada de feedback: Após o uso, o viajante avalia aspectos como conforto, segurança, localização, pontualidade, alimentação, atendimento e qualidade da internet. A agência organiza esses dados para evitar relatos soltos ou subjetivos.

• Ajustes e homologação: Caso algum ponto precise ser corrigido, a agência negocia melhorias com o fornecedor. Se o serviço atender ao padrão esperado, ele é homologado e passa a integrar oficialmente o programa de viagens.

Essa etapa reduz riscos e garante que o fornecedor funcione não só no papel, mas também na experiência real do viajante, elemento essencial para a produtividade dos colaboradores que viajam a trabalho.

Como a agência mantém o guia de hotéis e praças da empresa atualizado

Após a homologação dos fornecedores, é fundamental que as informações fiquem organizadas e acessíveis para quem emite, aprova ou realiza a viagem. Por isso, muitas empresas contam com a agência para manter um guia centralizado com hotéis, transportes e demais serviços disponíveis por praça.

Esse guia funciona como um catálogo vivo, atualizado conforme a operação evolui. A agência costuma cuidar de:

• Inclusão de novos hotéis e transportes aprovados, com detalhes relevantes como categoria, localização, horários, políticas e valores negociados.

• Revisão periódica dos fornecedores já existentes, removendo opções que perderam qualidade ou atualizando informações de tarifa e disponibilidade.

• Sinalização de fornecedores prioritários, indicando os mais aderentes ao perfil ou às regras da política de viagens.

• Atualizações sazonais ou regionais, especialmente em cidades com alta variação de preço ou demanda.

• Padronização das informações para diferentes áreas, garantindo que todos utilizem a mesma referência.

• Organização por tipo de viagem, facilitando a escolha para perfis comercial, técnico, diretoria ou equipes de campo.

Com o guia sempre atualizado, o gestor não precisa revisitar cada fornecedor manualmente, e a empresa mantém consistência na escolha de hotéis e transportes em todas as regiões onde atua.

Como medir a eficiência e a efetividade da curadoria da agência

Para saber se o trabalho de prospecção e homologação de fornecedores está funcionando, é importante acompanhar indicadores que reflitam qualidade, economia e aderência operacional. Manter uma análise contínua evita escolhas baseadas apenas em percepção e ajuda o gestor a ajustar rapidamente o que não está funcionando, seja em novas praças ou nas já consolidadas.

Alguns indicadores que mostram o impacto da curadoria são:

• Taxa de adoção dos fornecedores homologados: Mede se os viajantes e áreas realmente estão utilizando os hotéis e transportes recomendados.

• Nível de satisfação dos viajantes (NPS ou CSAT): Avalia a experiência real de quem usou o serviço após o piloto.

• Índice de retrabalho ou troca de fornecedores: Indica se o hotel ou transporte homologado realmente atende às necessidades da operação.

• Economia por praça: Compara tarifas negociadas versus valores anteriores ou praticados no mercado local.

• Tempo médio para abrir uma nova praça: Mostra a eficiência da agência no processo de prospecção, piloto e homologação.

• Confiabilidade operacional: Frequência de atrasos, indisponibilidade, cancelamentos ou problemas recorrentes.

• Aderência à política de viagens: Verifica se os fornecedores homologados reduzem exceções e facilitam o cumprimento das regras internas.

Esses indicadores dão previsibilidade ao gestor e mostram, de forma objetiva, quando a curadoria está funcionando e onde a agência pode ajustar o trabalho.

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Por que a VOLL é a parceira ideal para curadoria de fornecedores

Parceira de grandes empresas como Itaú, Ifood, Afya e outras centenas, a VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e cuida de toda o processo de prospecção, teste e homologação de fornecedores, facilitando a rotina dos gestores e garantindo que eles estejam amparados pelas melhores opções do mercado.

Com um time de especialistas e um atendimento consultivo, a VOLL realiza a curadoria de hotéis e transporte de forma contínua, avaliando padrões de segurança, disponibilidade, condições comerciais e aderência à política de viagens. Além disso, acompanha o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo, ajustando a operação conforme os feedbacks dos viajantes.

Entre as funcionalidades que apoiam esse processo estão:

• Cadastro centralizado de fornecedores já homologados, facilitando consulta e padronização em toda a empresa.

• Análises por praça, centro de custo e perfil de viajante, guiando decisões de expansão.

• Registro de avaliações de viajantes, que alimentam ajustes do catálogo e do processo de homologação.

• Dashboard comparativo entre fornecedores, com indicadores de custo, satisfação e performance operacional.

• Fluxos configuráveis para abertura de novas praças, unindo prospecção, piloto e validação.

• Atendimento especializado para viagens técnicas, operacionais e executivas, garantindo atenção específica por perfil.

Ao contar com a plataforma da VOLL para integrar fornecedores, aprovações, reembolsos e muito mais, o gestor ganha tempo, o programa de viagens se torna mais consistente e a empresa passa a operar em novas praças com mais segurança e previsibilidade.

Toda essa tecnologia e inovação rendeu à VOLL o Prêmio Inbrasc 2025 na categoria Viagens, um reconhecimento do impacto da plataforma na economia e aumento da governança das grandes empresas, como no caso do Itaú, que economizou ao longo de um ano mais de R$ 157 milhões em viagens corporativas com a VOLL.

Confira mais alguns dos cases de sucesso da VOLL e entre em contato conosco para saber mais sobre como podemos apoiar a gestão de viagens corporativas da sua empresa.