Gerenciar um alto volume de viagens pode ser um grande desafio. Sem uma visão integrada, você pode enfrentar dores de cabeça como reservas de última hora, tarifas aéreas e diárias de hotel elevadas, além da frustração de precisar comprometer o conforto ou a produtividade do seu time para não estourar o orçamento.
Essas dificuldades podem ser amenizadas por meio de uma integração efetiva entre a gestão de viagens e o S&OP (Sales and Operations Planning), que permite entender com antecedência as necessidades da equipe e planejar os deslocamentos de forma mais eficiente.
Este artigo traz dicas para garantir que o seu planejamento de viagens esteja perfeitamente sincronizado com as estratégias de Vendas, Operações e Marketing, transformando a previsão de demanda em economia real e vantagem competitiva. Confira!
Imagine o ciclo de vida de um produto ou serviço na sua empresa. Em cada etapa, as viagens corporativas desempenham um papel fundamental:
Vendas: fechar negócios, visitar prospects estratégicos, realizar kick-offs de projetos. Sem a presença física, muitas oportunidades simplesmente não se concretizam.
Operações: supervisionar a qualidade em fábricas ou canteiros de obras, realizar auditorias, instalar ou dar manutenção em equipamentos complexos. A eficiência operacional depende da mobilidade do seu time técnico.
Marketing e produto: lançar novos produtos, participar de feiras e eventos, realizar roadshows para stakeholders. A visibilidade e o posicionamento de mercado exigem que seu time esteja presente nos lugares certos.
Quando essas viagens, especialmente as rotineiras e frequentes, não são bem planejadas, os custos das reservas de última hora elevam o preço médio da viagem, além de aumentar o risco de perda de oportunidades, uma falha para conseguir voos ou hotéis nas datas exatas pode atrasar uma reunião de fechamento ou a entrega de um projeto crucial.
Para que a viagem seja um acelerador de resultados, e não um gargalo, o planejamento precisa estar integrado ao núcleo estratégico da empresa.
Na maioria das empresas, o gestor de viagens reage à demanda. O time de Vendas avisa com apenas 7 dias de antecedência que precisa ir a São Paulo para fechar um negócio, ou a Engenharia informa a necessidade de uma equipe em Manaus para uma obra no próximo mês. Então, você corre para conseguir as melhores opções, mas o mercado já absorveu as tarifas mais competitivas.
A desconexão entre o planejamento de Vendas/Operações e a gestão de viagens resulta em:
Aumento de custos e estouro do orçamento;
Opções reduzidas de voos e hotéis;
Falta de controle operacional;
Dificuldade na negociação de contratos de volume.
Leia mais: Como alinhar o planejamento de viagens ao calendário comercial da empresa
O S&OP (Sales and Operations Planning) tradicional é um processo mensal que alinha o que a área de vendas prevê vender (demanda) com o que a área de operações pode produzir (capacidade).
No nosso contexto, adaptamos esse conceito para alinhar a previsão de demanda de viagens das áreas com a capacidade do seu orçamento de viagens.
Veja como colocar essa colaboração em prática e acompanhá-la com efetividade:
Estabeleça um Comitê de Planejamento de Viagens, composto pelo gestor de viagens e líderes-chave de Vendas, Marketing, Operações/Projetos e Finanças. Agende uma reunião mensal de 60 minutos, idealmente na primeira semana do mês, para cobrir a previsão dos próximos três meses.
Use as sugestões a seguir para estruturar a pauta:
Vendas: qual é o pipeline de negócios que exige viagens (clientes potenciais, roadshows)? Quais os grandes fechamentos previstos e as praças críticas?
Operações/Projetos: quais obras, instalações ou auditorias começarão nos próximos meses? Onde a equipe de campo precisará de estadias longas ou voos frequentes?
Marketing: quais feiras, conferências ou lançamentos de produto estão no calendário? Qual é a equipe envolvida e o cronograma de deslocamento?
Finanças: revisão do orçamento atual, forecast de gastos e savings atingidos no mês anterior.
Ao final da reunião, você terá um "mapa de calor" das viagens previstas para o próximo trimestre, destacando picos de demanda em rotas e datas específicas.
Leia mais: Playbook de relacionamento com stakeholders para um programa de viagens de sucesso
Com as informações do ritual mensal, você poderá criar uma classificação quantificável da demanda para o trimestre, considerando:
Volume previsto: número total de trechos ou diárias esperadas na rota. Permite a negociação antecipada de blocos de assentos ou tarifas corporativas.
Criticidade: valor do projeto ou venda, ou urgência operacional. Define a prioridade de investimento (por exemplo, uma rota crítica pode justificar uma tarifa um pouco maior para garantir o horário ideal).
Custo histórico/médio: custo médio de passagens e diárias nessa rota. Ajuda a estabelecer o teto orçamentário e a medir a economia.
Exemplo: se o time de Vendas tem um grande fechamento em Belo Horizonte no final do segundo mês, e Operações inicia o kick-off de um projeto de instalação em BH no início do terceiro mês, BH se torna uma rota crítica de alto volume para o trimestre.
Assim, você pode agir imediatamente para negociar um bloco de apartamentos em um hotel-chave da região com tarifas diferenciadas.
Para as rotas identificadas como críticas e de alto volume (por exemplo, SP-Rio ou a cidade da nova fábrica), deve-se implementar bloqueios táticos:
Bloquear assentos (acordos com companhias aéreas): se for previsto o uso de 5 voos semanais na rota A, negocie um bloco de assentos com tarifas promocionais fixas junto à companhia aérea, garantindo disponibilidade e preço.
Pré-reservar diárias de hotel: utilize o volume previsto para negociar tarifas não reembolsáveis ou com cancelamento flexível (conforme a política) em hotéis estratégicos.
Essa antecipação assegura que, quando o gestor de Vendas fizer a solicitação, preço e disponibilidade ideais já estarão garantidos, evitando o impacto da inflação das tarifas de última hora.
E se a demanda total exceder o orçamento tático? Nesses casos, a colaboração prévia é fundamental. Para isso, crie um Protocolo de Prioridade e Realocação baseado na criticidade do negócio.
Se duas viagens críticas (Vendas e Operações, por exemplo) na mesma semana na Rota A esgotarem o limite orçamentário, o Comitê de Planejamento pode usar a criticidade para definir prioridades.
Outra alternativa é a realocação entre áreas: se Vendas tem 3 pessoas e Operações, 2, a política pode exigir que Vendas opte por um voo mais cedo e Operações por um mais tarde, utilizando a tarifa mais econômica disponível dentro do bloco tático.
Dependendo da distância, pode haver troca do meio de transporte: se a Rota A permite ônibus ou carro, o protocolo pode sugerir essa alternativa para viagens curtas, liberando o recurso aéreo para deslocamentos mais longos ou críticos.
O ponto-chave é que a decisão seja tomada de forma objetiva e colaborativa, evitando conflitos de última hora entre o gestor de viagens e os líderes de área.
Seu S&OP de viagens deve funcionar em um ciclo contínuo, para isso, desenvolvemos uma sugestão de calendário consolidando todas as boas práticas anteriores:
|
Etapa |
Frequência |
Objetivo |
Responsável |
|
Reunião tática de planejamento |
Mensal (para os próximos 3 meses) |
Coletar dados de pipeline e prever picos de demanda |
Gestor de viagens + líderes das áreas |
|
Criação do ranking de rotas críticas |
Mensal, pós-reunião |
Definir as rotas e praças que receberão bloqueios táticos |
Gestor de viagens |
|
Negociação tática e pré-bloqueio |
Imediatamente após o ranking |
Garantir tarifas e disponibilidade com a agência |
Gestor de viagens |
|
Monitoramento do gasto x previsto |
Semanal |
Acompanhar as reservas efetuadas nas rotas críticas em relação ao teto orçamentário tático |
Gestor de viagens |
|
Revisão estratégica |
A cada 3 meses |
Apresentar resultados de saving, taxa de conformidade à política e eficácia do bloqueio |
Gestor de viagens + líderes das áreas |
Nem mesmo a melhor metodologia irá funcionar sem a ferramenta certa, e o S&OP de viagens exige visibilidade, agilidade e controle. Para garantir o sucesso, é preciso contar com um parceiro estratégico e robusto, como a VOLL.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria, integra viagens e despesas para facilitar a jornada do viajante e do gestor de ponta a ponta.
A plataforma automatiza a aplicação da sua política de viagens, garantindo que o time reserve dentro do limite negociado para as rotas críticas, reforçando a economia que você gerou com a antecipação.
Além disso, é possível monitorar indicadores como o gasto por área, por rota e por viajante, tudo em tempo real. Com os dashboards interativos, você pode entender se é necessário realocar recursos ou ajustar regras, por exemplo.
Outros recursos incluem:
Opções de fornecedores de mobilidade, hospedagem e mais, com tarifas exclusivas.
Soluções de bleisure, duty of care e gestão de bilhetes não voados.
Controle de políticas e fluxos de aprovação personalizados.
Integração via API com ERPs e sistemas de gestão de despesas, RH e mais.
Pagamento inteligente via VCNs (cartões virtuais) e automatização de conciliação.
Atendimento consultivo disponível 24/7.
Grandes empresas do mercado, como Arcos Dourados (MC Donald's), Itaú, Nubank e Localiza, já confiam na VOLL para transformar seus programas de viagem em um ativo estratégico.
“Nossa agência anterior oferecia uma baixa qualidade no atendimento e uma plataforma engessada, que não nos atendia na parte mobile, além de processos manuais. Hoje estamos 100% consolidados com a VOLL, com uma experiência muito positiva, um processo ágil e uma plataforma fácil e intuitiva de navegar, e um dos maiores pontos positivos é a alta tecnologia empregada.”
Viviane Moraes, Gestora de Viagens da Arcos Dourados e cliente VOLL
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