Uma viagem corporativa só faz sentido quando há um propósito definido. Ainda assim, não é raro empresas arcarem com deslocamentos sem reunião marcada, evento confirmado ou projeto ativo. Ou seja, viagens que, na prática, não entregam retorno algum ao negócio e podem comprometer a visão do board em relação ao programa de viagens.
Mais do que um problema de custo, esse tipo de deslocamento representa falta de rastreabilidade e de critério na aprovação. Por isso, a gestão de viagens corporativas vêm adotando a exigência de agenda comprovada antes da emissão, como convites, ordens de serviço ou pautas formais que validem o objetivo da viagem.
Ao transformar a autorização de viagens em um processo baseado em evidências concretas, o gestor deixa de ser apenas um executor e passa a atuar como agente de governança, garantindo que cada bilhete emitido contribua, de fato, para os resultados do negócio.
Estabelecer critérios objetivos para autorizar viagens é o primeiro passo para cortar deslocamentos improdutivos e aumentar a transparência no uso do orçamento corporativo. A emissão só deve ocorrer quando houver prova documental do compromisso que justifica a viagem.
Entre as evidências mínimas aceitas, estão:
Convite formal de reunião, evento ou treinamento com data, horário e participantes confirmados;
Ordem de serviço ou solicitação de visita técnica, emitida por cliente, parceiro ou outra área interna;
Pauta validada ou minuta de reunião, demonstrando a finalidade e os temas a serem tratados;
Comprovante de inscrição ou credenciamento, no caso de feiras, congressos e convenções;
Correspondência corporativa que relacione o deslocamento a um projeto em andamento.
Esses documentos podem ser anexados diretamente no fluxo de aprovação, garantindo que o gestor valide o propósito antes de autorizar a emissão no sistema.
Embora a comprovação de agenda deva ser regra, existem situações em que a emissão imediata é necessária, especialmente quando a viagem está relacionada a crises, urgências operacionais ou compromissos sob SLA.
Entre os casos que justificam exceção, estão:
Atendimento emergencial a clientes ou parceiros estratégicos, quando a presença imediata do colaborador evita perdas contratuais ou interrupção de serviço;
Crises internas ou externas que demandem deslocamento rápido de equipes técnicas, de comunicação ou de liderança;
Cumprimento de prazos legais ou contratuais, especialmente em auditorias, vistorias ou reuniões convocadas por órgãos reguladores;
Situações de substituição de última hora, quando um colaborador precisa representar outro em evento ou reunião já confirmada.
Mesmo nesses casos, é fundamental que a justificativa e a documentação posterior sejam registradas no sistema, assegurando que a exceção seja tratada como fato isolado e não como brecha na política de viagens corporativas.
Leia também: Como estruturar uma classificação de pedidos de viagem por potencial de receita.
Transformar a comprovação de agenda em um campo obrigatório no OBT (Online Booking Tool) é uma das formas mais eficientes de automatizar o controle e eliminar a subjetividade na aprovação das viagens.
Para estruturar essa validação:
Crie um campo específico no fluxo de reserva: “Comprovação de reunião/projeto/evento”, com upload de documento ou link institucional.
Associe o campo à aprovação do gestor: o sistema só deve liberar a emissão após validação manual ou automática do anexo.
Padronize o formato da evidência: aceite apenas convites com data, horário e participantes ou documentos com número de projeto.
Integre com o ERP e relatórios: para vincular viagens a centros de custo e metas de projeto, evitando deslocamentos sem vínculo produtivo.
Com essa simples automação, o gestor garante governança sobre cada passagem emitida e reduz drasticamente viagens sem propósito claro, fortalecendo também a rastreabilidade do processo.
Mesmo que o gestor faça de tudo para manter o controle, imprevistos acontecem. Reuniões são desmarcadas, eventos adiados e projetos pausados são comuns e, para evitar que o colaborador viaje sem necessidade, o ideal é automatizar o cancelamento da viagem quando a agenda associada for cancelada.
Confira algumas boas práticas para implementar essa automação:
Integração de calendários corporativos: vincule o evento à reserva no OBT, permitindo o cancelamento automático caso o compromisso seja removido do calendário.
Validação pré-embarque: crie uma etapa de reconfirmação próxima à data da viagem, exigindo que o gestor ou o viajante confirme se o compromisso segue ativo.
Alertas de agenda: configure notificações automáticas para o RH e o gestor de viagens em caso de alteração, adiamento ou cancelamento do evento vinculado.
Política de reemissão clara: defina prazos e condições para remarcação, priorizando tarifas reembolsáveis em agendas suscetíveis a mudanças.
Esses controles reduzem desperdícios e fortalecem a governança da gestão de viagens corporativas, garantindo que o orçamento seja usado apenas em deslocamentos efetivamente produtivos.
Após implementar o controle de comprovação de agenda, o próximo passo é acompanhar indicadores que comprovem o impacto da medida. Esses dados ajudam a demonstrar, com precisão, como a governança reduz custos e melhora o aproveitamento das viagens.
Indicadores que valem ser monitorados:
Viagens sem reunião registrada: percentual de bilhetes emitidos sem agenda ou justificativa aprovado. Quanto menor, melhor.
Cancelamentos evitados: volume de emissões canceladas por ausência de comprovação, evidenciando economia direta.
Reemissões: número de bilhetes remarcados por alteração de data ou pauta, que pode indicar falhas na etapa de validação.
Economia estimada: cálculo do valor total poupado com deslocamentos evitados, reembolsos não solicitados e tarifas reembolsáveis bem aplicadas.
Aderência à política: proporção de reservas com evidência anexada, demonstrando o nível de conformidade da equipe.
O monitoramento contínuo desses dados permite ao gestor enxergar, de forma concreta, o retorno da política e identificar pontos de melhoria. Além de traduzirem economia e eficiência, os indicadores reforçam a credibilidade da gestão de viagens corporativas perante o board e as áreas de finanças.
Leia também: Como provar o valor das viagens corporativas e demonstrar resultados à diretoria.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e está presente em mais de 80 países, unificando viagens e despesas corporativas em uma única plataforma e permitindo que gestores acompanhem todo o ciclo de aprovação com transparência e controle.
Ao integrar tecnologia, dados e consultoria especializada, a VOLL ajuda empresas a emitirem apenas viagens com propósito comprovado, transformando o processo de aprovação em uma etapa estratégica de governança.
Entre os diferenciais estão:
Campos personalizados no OBT: inclusão obrigatória de convites, pautas e comprovantes antes da emissão;
Integração com calendários e ERPs: cancelamento automático em caso de alteração de agenda;
Relatórios e alertas inteligentes: identificação imediata de viagens sem justificativa ou agendas inativas;
Acompanhamento consultivo: apoio na definição de políticas, indicadores e fluxos de aprovação.
Além disso, a VOLL acompanha os principais KPIs do programa de viagens, fornecendo relatórios e dados estratégicos que ajudam gestores a comprovar, com base em evidências, o valor de cada deslocamento perante o board e as áreas de finanças.
Parceira de grandes grandes empresas com operação global como Andrade Gutierrez, Afya e Localiza, entre outras diversas, a VOLL já construiu diversos cases de sucesso com resultados que comprovam ganhos expressivos em eficiência e economia, além de uma melhor experiência para o viajante corporativo.
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