A gestão de viagens corporativas está diretamente ligada à estrutura organizacional das empresas. Diferentemente de outras despesas, as viagens envolvem múltiplos stakeholders, como liderança, financeiro, compliance, RH, áreas de negócio e, naturalmente, os próprios viajantes.
Por isso, qualquer mudança interna tende a gerar impactos rápidos e perceptíveis no programa.
Mudanças de liderança fazem parte do ciclo natural das organizações. A troca de CEO, CFO, diretores ou gestores estratégicos pode abrir novas oportunidades, mas também traz desafios operacionais relevantes.
Em períodos de reorganização, é comum que decisões sejam adiadas, contratos revisados, orçamentos reavaliados e processos questionados. Sem direcionamentos claros, o programa de viagens costuma ser um dos primeiros a sentir os efeitos: fluxos de aprovação se tornam mais lentos, decisões ficam indefinidas e exceções passam a ser tratadas de forma reativa.
Nesse contexto, o papel do gestor de viagens torna-se ainda mais estratégico. Seu desafio é garantir a continuidade operacional do programa, mantendo controle de custos, aderência à política e segurança do viajante, mesmo diante de uma estrutura decisória temporariamente instável.
É exatamente sobre como enfrentar esse cenário que este artigo trata. A seguir, apresentamos boas práticas para assegurar continuidade, transparência e estabilidade no programa de viagens corporativas durante os períodos de transição organizacional. Confira!
As viagens corporativas estão diretamente conectadas à estratégia do negócio, ao orçamento e à cultura organizacional. Por isso, qualquer mudança no topo da estrutura tende a gerar reflexos imediatos nesse programa.
Entre os principais motivos, destacam-se:
Revisão de prioridades estratégicas: novos líderes costumam reavaliar investimentos e projetos em andamento.
Pressão por redução de custos: viagens aparecem rapidamente no radar como um centro de despesas relevante.
Mudanças na governança: fluxos de aprovação, níveis de autonomia e processos podem ficar temporariamente indefinidos.
Falta de histórico claro: quando não há dados consolidados, o programa se torna vulnerável a cortes ou decisões precipitadas.
Sem uma gestão estruturada, o programa de viagens pode ser visto apenas como custo, e não como ferramenta estratégica de apoio ao negócio.
Um dos problemas mais comuns em períodos de troca de liderança é a ausência de aprovadores claramente definidos. Nesse contexto, o gestor de viagens pode se deparar com situações como:
O aprovador saiu da empresa e ainda não houve uma substituição formal;
A nova liderança ainda não assumiu completamente suas responsabilidades;
Decisões que antes eram centralizadas passam a ficar “em espera”;
A equipe não sabe a quem recorrer para autorizar exceções ou viagens urgentes.
Na prática, quando o fluxo oficial deixa de funcionar adequadamente, há uma tendência ao surgimento de soluções paralelas.
Compras fora do canal oficial de viagens, uso de cartões pessoais, pedidos de reembolso fora do padrão e a quebra da política de viagens passam a fazer parte do dia a dia.
Essas práticas causam perda de rastreabilidade e de histórico de decisões, além de expor a empresa a riscos financeiros, fiscais e de compliance.
Nesse cenário, o problema deixa de ser apenas operacional e passa a impactar diretamente a governança da empresa.
Com organização e visão estratégica, é possível atravessar períodos de mudança sem comprometer a operação, reduzindo os impactos listados anteriormente. A seguir, estão os principais pilares para garantir a continuidade do programa:
Um programa bem documentado é menos dependente de pessoas específicas e mais resiliente a mudanças.
Certifique-se de manter atualizados e organizados a política de viagens corporativas, os fluxos de aprovação e níveis de alçada, os contratos com companhias aéreas, hotéis e demais fornecedores, além das regras de reembolso e prestação de contas.
Essa documentação facilita o entendimento da nova liderança e ajuda a evitar ruídos durante a transição.
A criação de alçadas temporárias é uma das estratégias mais eficazes para manter o programa de viagens funcionando durante os períodos de transição. Isso não significa flexibilizar regras indiscriminadamente, mas sim estabelecer critérios claros e devidamente documentados para decisões provisórias.
O gestor de viagens pode atuar de forma proativa, definindo aprovadores substitutos por um período determinado, limites de valor para aprovações provisórias, tipos de viagens permitidas sem validação da liderança final e critérios baseados em cargo, projeto ou centro de custo.
O mais importante é que essas alçadas tenham prazo definido e sejam revisadas assim que a nova liderança estiver plenamente estabelecida.
É comum que, durante a transição, surja pressão por mudanças rápidas, especialmente cortes. No entanto, decisões precipitadas podem gerar mais custos do que economia.
Sempre que possível, priorize a continuidade operacional, evite renegociações sem uma análise adequada de impacto e aguarde o entendimento completo do novo cenário estratégico. Nesse momento, a estabilidade é extremamente valiosa.
Em momentos de mudança organizacional, a comunicação se torna uma importante ferramenta de controle. O gestor de viagens deve garantir alinhamento com viajantes, aprovadores, financeiro e controladoria, compliance e jurídico, além de RH.
É fundamental deixar explícitos pontos como:
Quais fluxos de aprovação estão vigentes;
Quais regras permanecem inalteradas;
Quais exceções são permitidas e por quanto tempo;
Quais canais devem ser utilizados para esclarecimento de dúvidas.
Quando essas informações não são devidamente comunicadas, cada área tende a criar sua própria interpretação das regras.
Processos padronizados e automatizados reduzem a dependência de decisões manuais. Quando a política está incorporada ao fluxo de reserva, o programa se torna mais resiliente a mudanças internas.
Isso permite que as viagens continuem ocorrendo dentro das regras, mesmo durante períodos de transição na liderança.
Durante períodos de troca de liderança, alguns indicadores devem ser monitorados com ainda mais atenção:
Tempo médio de aprovação;
Volume de exceções à política;
Compras realizadas fora do canal oficial;
Aumento no volume de reembolsos;
Custo médio por viagem.
A análise comparativa desses indicadores é fundamental para compreender o real impacto das mudanças organizacionais. A comparação entre diferentes períodos permite identificar desvios causados pela transição, avaliar a eficácia das alçadas temporárias e ajustar processos visando futuras mudanças.
Na prática, o uso de dados concretos facilita o diálogo com a nova liderança, ajuda a justificar ajustes temporários e fortalece o papel estratégico do gestor de viagens dentro da organização.
Programas de viagens excessivamente manuais tendem a sofrer mais durante períodos de mudança organizacional. A tecnologia permite que os processos continuem funcionando independentemente de quem ocupa cargos-chave, garantindo a continuidade da operação e a governança do programa.
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