O setor de viagens corporativas é uma das maiores fontes de despesas de uma empresa. Por isso, a eficiência com que esses gastos são controlados e reportados impacta diretamente a saúde financeira e a tomada de decisão estratégica.
No contexto de T&E (Travel & Expense), cada atraso na entrega de recibos, cada despesa sem nota fiscal e cada divergência tarifária afetam diretamente o DRE, o planejamento orçamentário e a previsibilidade financeira.
Quando o gestor de viagens não acompanha esses pontos de forma estruturada, surgem ruídos com o financeiro: glosas, retrabalho, inconsistências entre o orçamento planejado e o realizado e atrasos que podem comprometer a tomada de decisão das lideranças.
Por isso, o gestor deve garantir compliance, agilidade e previsibilidade, atuando como ponte entre viajantes, fornecedores, contas a pagar e controladoria.
Veja, neste artigo, como criar um checklist pré-fechamento contábil bem estruturado para manter esse ciclo funcionando sem atritos.
Um checklist pré-fechamento é uma lista estruturada de tarefas que devem ser concluídas para preparar o fechamento contábil do mês.
Ele orienta a rotina de verificações e conciliações do gestor de viagens, servindo como ponte entre as despesas operacionais de T&E e os registros contábeis da empresa.
Apesar de simples, essa ferramenta cria disciplina operacional, reduz falhas humanas e garante que nenhuma etapa crítica seja esquecida no meio da rotina intensa do time.
A importância dessa ferramenta reside em sua capacidade de transformar uma atividade reativa (corrigir erros no prazo do Financeiro) em uma rotina proativa e padronizada, pois:
Evita retrabalho: quando notas, faturas e dados são conferidos com antecedência, o financeiro não precisa devolver processos incompletos.
Reduz glosas: despesas fora de política ou sem documentos são identificadas e corrigidas antes de impactarem o fechamento.
Melhora a conciliação: as informações chegam mais completas e padronizadas ao time contábil, acelerando o fluxo.
Aumenta a previsibilidade: com dados organizados, o gestor sabe exatamente qual será o impacto real x planejado no orçamento de viagens.
O fechamento contábil exige precisão, previsibilidade e disciplina. Apesar disso, alguns erros se repetem em muitas empresas e podem ser eliminados com processos simples e uma boa comunicação interna.
Veja a seguir uma análise aprofundada dos principais pontos de atenção e das práticas que ajudam a evitá-los.
Esse é o erro mais recorrente e, ao mesmo tempo, um dos mais prejudiciais. Quando toda a conferência de notas, recibos e exceções é acumulada nos últimos dias do mês, o gestor perde visibilidade sobre prazos, fica dependente da disponibilidade dos viajantes e eleva significativamente o risco de inconsistências.
A solução passa por estabelecer uma rotina semanal de pré-conciliação, definir dias fixos para validar as notas recebidas e utilizar lembretes automáticos para viajantes em atraso.
Um dashboard atualizado com as pendências em tempo real também reduz gargalos e evita a pressão concentrada no fechamento.
A ausência de processos uniformes entre áreas como comercial, operações, diretoria e marketing gera um fluxo caótico de informações.
Documentos enviados de formas diferentes exigem do gestor de viagens um esforço excessivo de organização, o que aumenta glosas, provoca retrabalho para o financeiro e compromete a rastreabilidade, criando riscos adicionais de atraso no fechamento.
Padronizar o envio por meio de guias claros, templates e ferramentas com campos obrigatórios, além de treinar líderes sobre prazos e políticas, torna o fluxo mais previsível e reduz falhas.
Créditos de passagens ou hospedagens, quando esquecidos, transformam-se em perdas reais que costumam aparecer apenas no fechamento. A falta de acompanhamento também aumenta o risco de remarcações duplicadas, multas indevidas e distorções no orçamento.
Para evitar isso, é essencial manter uma planilha ou módulo automatizado para controlar créditos, revisá-los ao menos quinzenalmente, acionar áreas com alto volume de remarcações e estabelecer políticas claras para cancelamentos e no-shows. Esse monitoramento assegura o uso eficiente dos recursos e protege o orçamento.
Esse erro é menos visível, mas ainda crítico. Quando uma correção é feita apenas no ERP, sem que o ajuste seja replicado no sistema de origem, seja a TMC, o OBT ou o cartão corporativo, o problema retorna no mês seguinte, criando um ciclo contínuo de inconsistências.
Uma boa prática é mapear corretamente de onde vem cada informação, revisar as parametrizações nas plataformas, verificar se as integrações atualizam dados retroativamente e instituir um processo mensal de conferência. Corrigir na origem evita retrabalho e garante integridade futura.
Sem um histórico estruturado, o gestor de viagens perde a capacidade de identificar padrões e, consequentemente, de promover melhorias contínuas.
A falta desse registro dificulta a percepção de viajantes reincidentes, impede a identificação de fornecedores que não cumprem SLAs, compromete a previsibilidade do orçamento e limita a evolução da política de viagens.
A criação de um relatório mensal consolidando exceções por área, viajante, motivo e custo, acompanhada da análise mensal e da apresentação desses dados ao financeiro, fortalece a governança e transforma o papel do gestor em um agente estratégico dentro da organização.
Para que o checklist funcione de verdade e ajude a evitar os erros mostrados anteriormente, ele precisa refletir os fluxos internos da empresa. Isso exige um mapeamento detalhado antes de criar a primeira versão.
Identifique como cada etapa do ciclo de viagem acontece hoje: quem aprova as viagens, quem lança despesas, como as notas chegam, quem valida centros de custo, qual é o prazo do financeiro etc.
Esse mapeamento revela gargalos e dependências que precisam ser considerados no checklist.
Avalie como as despesas são registradas: manualmente, via TMC, via OBT, via cartão corporativo, via ERP.
Observe onde os erros acontecem com mais frequência, quais etapas têm maior atraso e quais informações chegam incompletas ao financeiro.
Alguns problemas aparecem em praticamente todas as empresas, como atraso na entrega de recibos, divergência entre tarifa cotada x tarifa cobrada, gastos fora de política sem justificativa e notas fiscais incorretas ou ausentes. Ao identificar esses pontos, você pode criar ações preventivas no checklist.
Um dos maiores ruídos entre áreas surge de prazos desalinhados. Combine com o time de contas a pagar quais são as datas limite para envio de documentos, data de conciliação, prazo do fechamento mensal e outros processos que impactam diretamente T&E. Esse alinhamento evita surpresas e corrige expectativas.
Para facilitar sua implementação interna, desenvolvemos um modelo de checklist completo, dividido em macroetapas estratégicas para facilitar sua implementação na rotina mensal de fechamento.
Você pode adaptá-lo de acordo com suas necessidades:
Conferir se todas as viagens do mês possuem nota fiscal correspondente.
Validar se as notas estão no CNPJ correto e com descrição compatível com a política de viagens.
Verificar documentos obrigatórios por tipo de despesa (hospedagem, aéreo, transporte, reembolso, alimentação etc.).
Solicitar aos viajantes documentos pendentes antes do prazo final de conciliação.
Padronizar orientações para emissão de NF-e junto a fornecedores.
Armazenar todos os documentos fiscais em repositório centralizado (pasta digital, plataforma integrada etc.).
Revisar recibos eletrônicos e anexos enviados na ferramenta de despesas.
Extrair relatório atualizado de créditos aéreos e hoteleiros disponíveis.
Confirmar datas de validade e registrar créditos próximos do vencimento.
Identificar créditos expirados e registrar o motivo da perda.
Verificar remarcações pendentes, multas aplicadas e taxas extras.
Fechar viagens canceladas para evitar “no-shows contábeis” que distorcem o orçamento.
Confirmar se as remarcações estão atualizadas no OBT e na TMC.
Validar se cada viagem está alocada ao centro de custo correto.
Corrigir despesas classificadas em categorias incorretas (ex.: hospedagem como alimentação).
Verificar consistência entre os dados da TMC, OBT, cartões corporativos e ERP.
Garantir que correções feitas no ERP reflitam na origem para evitar reincidência.
Revisar regras de rateio quando aplicável (projetos, times, áreas de negócio).
Gerar relatório consolidado de exceções do mês.
Identificar despesas fora de política e registrar justificativas.
Verificar adiantamentos não conciliados e saldos pendentes.
Mapear viagens sem aprovação ou com aprovação retroativa.
Consolidar indicadores de exceção: taxa de não conformidade do mê, valor glosado e reincidência por viajante ou área.
Preparar apresentação para o financeiro e lideranças.
Checar se todas as despesas do mês foram importadas corretamente para o ERP.
Validar datas, valores, centros de custo e categorias após a sincronização.
Identificar falhas de integração entre TMC ↔ OBT ↔ ERP ↔ cartão corporativo.
Revisar mapeamento de campos para evitar que inconsistências se repitam.
Confirmar se as remarcações e créditos foram atualizados automaticamente.
Verificar lista de viajantes com prestação de contas pendente.
Acionar lembretes automáticos antes do prazo final.
Reforçar com viajantes reincidentes a política interna e prazos obrigatórios.
Conferir anexos, notas e justificativas enviadas pelos viajantes.
Aplicar políticas de consequência quando necessário.
Listar todos os adiantamentos liberados no mês.
Identificar adiantamentos vencidos sem prestação.
Cobrar justificativas de diferenças positivas ou negativas.
Regularizar saldos no mesmo período contábil.
Registrar pendências recorrentes para tratativa com liderança.
Verificar se as tarifas corporativas cobradas estão dentro do acordado.
Validar SLA de reembolso, estorno ou atendimento com fornecedores.
Registrar inconsistências repetitivas (diferenças tarifárias, atrasos, erros de fatura).
Consolidar oportunidades de renegociação com base no mês.
A implementação e a manutenção rigorosa de processos financeiros não dizem respeito à burocracia, mas à disciplina, credibilidade e agilidade operacional.
Quando bem estruturados, esses processos reduzem atritos com o setor Financeiro, aumentam a previsibilidade e fortalecem o papel do gestor de viagens como um líder estratégico que entrega dados confiáveis e consistentes.
Para sustentar esse nível de eficiência, é essencial contar com uma plataforma que integre viagens, despesas, notas fiscais, centros de custo e políticas em um único ecossistema.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece uma tecnologia end-to-end que garante informações precisas e atualizadas, permitindo um processo de conciliação e fechamento muito mais rápido e assertivo.
Com a VOLL, você centraliza solicitações, reservas, conciliações, reembolsos e prestação de contas em uma única plataforma, assegurando consistência de dados desde a origem da viagem até o encerramento contábil.
Veja algumas possibilidades:
Administre faturas e crie cartões corporativos virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à sua política interna de gastos.
Automatize reembolsos e elimine rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos.
Tenha controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix, com gestão inteligente em carteiras digitais.
Personalize políticas e limites de orçamento conforme cargo, nível, departamento ou até colaborador.
Bloqueie ou exija aprovação para gastos corporativos por categoria ou limites específicos.
Estabeleça quais meios de pagamento podem ser usados para cada tipo de despesa.
Receba alertas de atividades anômalas e pagamentos fora do padrão, sem precisar conferir 100% das transações corporativas.
Diversas grandes empresas, como McDonald's, Itaú, Localiza e iFood, já confiam na VOLL para transformar sua gestão, alcançando resultados incríveis.
Veja o depoimento do responsável do setor dentro da NBCU:
“As pessoas pararam de pedir reembolso e de usar o cartão corporativo graças à VOLL. A VOLL tem todas as categorias que precisamos, além de ser um app muito mais prático, não exigir o processo moroso e burocrático de pagamento.”
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