Como resolver o conflito entre a área de viagens e o financeiro?

Em muitas empresas, a gestão de viagens corporativas funciona como uma extensão do financeiro. Emissão, pagamento, reembolso, centro de custo e conciliação fazem parte do mesmo fluxo. Ainda assim, é comum que as duas áreas operem com regras, prazos e prioridades diferentes, e é justamente aí que surgem os conflitos.

Do lado de viagens, o foco está em viabilizar deslocamentos no tempo certo, preservar tarifas e garantir a experiência do colaborador. Do lado financeiro, a preocupação recai sobre controle, conformidade fiscal, fechamento mensal e aderência orçamentária. 

Quando essas lógicas não se encontram, alguns gargalos vão se acumulando aos poucos, gerando retrabalho, atrasos operacionais e desgaste político entre as áreas. Mas, afinal, é possível resolver esse tipo de conflito e garantir uma operação mais fluida e sem atritos? É o que vamos explicar neste artigo. Confira!

Onde o desalinhamento entre viagens e financeiro costuma acontecer

O conflito entre a área de viagens e o financeiro raramente surge por um único motivo. Ele costuma aparecer em vários pontos do processo, especialmente quando cada área enxerga apenas a sua parte do fluxo e não o ciclo completo da viagem.

Os pontos mais comuns de desalinhamento são:

• Notas fiscais fora do padrão esperado: Dados incompletos, CNPJ incorreto, ausência de centro de custo ou descrição incompatível com a política acabam gerando recusas e retrabalho.

• Pagamentos sem clareza de responsabilidade: Dúvidas sobre quem paga o quê (empresa, colaborador ou cartão corporativo) criam atrasos e discussões recorrentes.

• Reembolsos fora do prazo ou sem critério claro: Falta de alinhamento sobre prazos, documentos aceitos e limites gera acúmulo de solicitações e desgaste com os viajantes.

• Centros de custo mal definidos: Quando o pedido nasce sem a informação correta, o ajuste acontece depois, já no financeiro, aumentando o risco de erro.

• Diferença de calendário entre as áreas: A urgência da viagem nem sempre conversa com o fechamento mensal do financeiro, criando conflitos de prioridade.

• Falta de visibilidade compartilhada: Viagens emitidas, alteradas ou canceladas sem que o financeiro tenha acompanhamento em tempo real dificultam a conciliação.

Quando esses pontos não são tratados de forma estruturada, o problema deixa de ser pontual e passa a travar o programa de viagens como um todo. Por isso, o próximo passo é criar rotinas simples e recorrentes de alinhamento entre as áreas.

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Como criar rotinas de alinhamento entre viagens e financeiro

Depois de mapear onde o desalinhamento acontece, o caminho mais eficiente é criar rotinas curtas e recorrentes entre as áreas. Não se trata de reuniões longas ou com muitos participantes, mas de encontros objetivos, com foco nos pontos que mais geram atrito no dia a dia.

Essas rotinas podem variar conforme o porte e a complexidade da operação, mas alguns formatos costumam funcionar bem:

• Alinhamento mensal: Revisão de notas fiscais recusadas, reembolsos pendentes, ajustes de centro de custo e principais desvios do período.

• Check-in quinzenal: Indicado para empresas com alto volume de viagens, ajuda a evitar acúmulo de problemas para o fechamento do mês.

• Revisão trimestral: Avaliação mais ampla do programa, incluindo regras de pagamento, exceções recorrentes e pontos de melhoria no processo.

Para que esses encontros tragam resultado, dois cuidados fazem diferença. O primeiro é trabalhar com uma pauta objetiva, baseada em dados reais do período, evitando discussões genéricas. O segundo é garantir o registro das decisões e ajustes acordados, para que as áreas operem com a mesma referência e os mesmos conflitos não retomem nos ciclos seguintes.

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Como definir papéis claros no fluxo de viagens

Uma parte relevante do conflito entre a área de viagens e o financeiro surge quando não está claro quem deve validar cada etapa do processo. Sem essa definição, as decisões ficam sobrepostas, surgem dúvidas recorrentes e o retrabalho se torna frequente.

Para reduzir esse atrito, vale separar as responsabilidades de forma objetiva:

• Área de viagens: Valida itinerários, classe tarifária, política de viagens, necessidade do deslocamento e prazos de emissão.

• Financeiro: Valida regras de pagamento, centro de custo, conformidade fiscal, notas fiscais e impacto orçamentário.

• Gestores das áreas: Aprovam a realização da viagem e a alocação de custos dentro do orçamento da área.

• Colaborador viajante: Envia documentos corretamente, respeita prazos de prestação de contas e segue as orientações do programa.

Essa divisão reduz sobreposição de decisões, evita idas e vindas desnecessárias entre as áreas e traz mais fluidez para o programa de viagens. O resultado é menos desgaste interno e um processo mais previsível para todos os envolvidos.

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Importância de manter os indicadores compartilhados entre viagens e financeiro

Indicadores compartilhados ajudam viagens e financeiro a falarem a mesma língua. Em vez de cada área acompanhar métricas isoladas, elas passam a manter um acompanhamento conjunto que permite identificar gargalos rapidamente, priorizar ajustes e tomar decisões com base no impacto real no orçamento e na operação.

Alguns indicadores de viagens que costumam funcionar bem para as duas áreas são:

• Tempo médio de reembolso: Mostra se o fluxo está saudável ou se existem travas recorrentes na prestação de contas.

• Taxa de notas fiscais recusadas: Indica problemas de padrão, cadastro de fornecedores ou orientação ao colaborador.

• Percentual de viagens fora da política: Ajuda a entender se as exceções estão ligadas a regras pouco claras ou falhas de processo.

• Ajustes de centro de custo após o pagamento: Revela erros na origem da solicitação e impacto direto no fechamento.

• Volume de retrabalho por período: Consolida o esforço extra gerado por desalinhamento entre as áreas.

• Prazo médio de conciliação: Avalia o quanto as informações de viagens chegam ao financeiro em tempo hábil.

Com esses indicadores visíveis para ambos os times, as conversas deixam de ser reativas e passam a ser orientadas por dados, facilitando acordos e ajustes contínuos no programa de viagens.

Como medir o impacto do alinhamento entre viagens e financeiro

Depois de definir rotinas, papéis e indicadores compartilhados, o passo seguinte é acompanhar se o alinhamento está, de fato, reduzindo atritos e melhorando o fluxo do programa de viagens. A medição ajuda a comprovar ganhos operacionais e a sustentar ajustes de processo ao longo do tempo.

Algumas formas objetivas de acompanhar esse impacto incluem:

• Redução do retrabalho mensal: Comparar o volume de ajustes, reenvios de notas e correções de centro de custo antes e depois do alinhamento.

• Queda no tempo de fechamento de despesas de viagens: Avaliar se pagamentos, reembolsos e conciliações passaram a ocorrer com mais previsibilidade.

• Menor número de exceções recorrentes: Verificar se regras ficaram mais claras e se as áreas passaram a agir de forma preventiva.

• Diminuição de chamados entre áreas: Medir a redução de trocas operacionais sobre temas já definidos em rotina.

• Aderência aos prazos combinados: Conferir se viagens e financeiro estão cumprindo os SLAs acordados.

• Evolução dos indicadores compartilhados: Acompanhar tendências ao longo dos meses, e não apenas resultados pontuais.

Essas métricas ajudam a transformar o alinhamento entre viagens e financeiro em algo mensurável, evitando que o tema volte a gerar conflitos silenciosos no dia a dia.

Como a VOLL evita gargalos e facilita o alinhamento entre viagens e financeiro

Parceira de grandes empresas como Itaú, iFood, Afya, entre outras, a VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e unifica a gestão de viagens corporativas com a gestão financeira em uma única plataforma. Essa integração reduz fricções operacionais e elimina um dos principais gargalos do programa de viagens: a falta de visibilidade compartilhada entre as áreas.

Ao centralizar informações de emissão, pagamentos, reembolsos, centros de custo e conciliação, a VOLL permite que viagens e financeiro operem a partir da mesma base de dados. O resultado é menos retrabalho, menos ajustes manuais e mais previsibilidade para o fechamento financeiro, sem comprometer a agilidade necessária para viabilizar deslocamentos.

Além da tecnologia, a VOLL oferece suporte consultivo para ajudar as empresas a desenhar fluxos claros entre as áreas, definir responsabilidades e estabelecer rotinas de acompanhamento com indicadores comuns. Isso reduz o desgaste político, evita conflitos recorrentes e libera o gestor para atuar de forma mais estratégica.

Com viagens e despesas integradas em um único ecossistema, a VOLL transforma um ponto tradicional de atrito em um processo mais fluido, transparente e alinhado às necessidades do negócio.

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