Todo gestor de viagens corporativas sabe que a ineficiência na gestão de contratos com hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos pode resultar em custos mais altos, desperdício de tempo e, o que é pior, falhas de compliance e riscos jurídicos para a empresa.
Para evitar esses impactos, é fundamental adotar boas práticas de gestão contratual, assegurando a organização adequada dos documentos, a negociação justa das cláusulas e a definição correta dos prazos de reajuste.
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Os fornecedores são responsáveis por viabilizar a mobilidade dos colaboradores, compondo uma cadeia complexa de serviços. A qualidade, o preço e a flexibilidade de hotéis, transportes aéreos e terrestres, além das agências de viagens corporativas, têm impacto direto em três áreas cruciais:
Custo da viagem (T&E): negociações vantajosas com fornecedores preferenciais são o caminho mais rápido para uma economia escalável. Um bom contrato, por exemplo, pode garantir tarifas corporativas com descontos expressivos e benefícios agregados.
Experiência do viajante: contratos bem definidos asseguram um padrão de serviço. O colaborador saberá exatamente o que esperar, o que se traduz em maior conforto, produtividade e satisfação durante a viagem.
Compliance e segurança: acordos contratuais sólidos estabelecem termos de responsabilidade, seguros obrigatórios e padrões de segurança, mitigando riscos e garantindo que todas as atividades de viagem estejam em conformidade com as políticas internas e a legislação vigente.
Muitos gestores de viagens acabam focando excessivamente na fase operacional (a reserva e a viagem em si), relegando a gestão de contratos a uma pasta de arquivos digitais esquecida ou a planilhas desatualizadas. Esse é um erro que pode custar caro, afinal, a gestão de contratos é uma ferramenta para prever, controlar e otimizar o relacionamento com os fornecedores.
Uma boa gestão ajuda a evitar custos não previstos, pois o controle de datas de reajustes anuais, gatilhos de sazonalidade ou períodos de blackout em contratos hoteleiros impede surpresas no orçamento.
Além disso, garante que sua empresa acesse, de fato, as condições contratadas. A falta de controle pode levar ao pagamento por serviços ou tarifas que não estão em conformidade com o acordado (a conhecida paridade de preço).
Outro ponto essencial é a agilidade em aditivos e renegociações. Quando o contrato está organizado e acessível, a necessidade de um aditivo por mudança de escopo ou uma renegociação de valores pode ser tratada com rapidez e com base em dados concretos.
Por fim, a gestão de contratos fortalece o poder de compra, pois um histórico claro de volume e performance contratual é a munição mais poderosa para negociações futuras. Você negocia com dados, não com suposições.
Leia mais: Negociação inteligente: 10 dicas para fechar acordos vantajosos com fornecedores de viagem
Existem três palavras-chave que devem guiar sua gestão de contratos: centralização, rastreabilidade e previsibilidade. Confira abaixo algumas dicas para colocar esses pilares em prática e garantir sempre as melhores condições com fornecedores:
A primeira e mais importante etapa é eliminar a dispersão de documentos, pois contratos não podem estar espalhados em e-mails, drives pessoais ou pastas físicas.
Utilize uma ferramenta robusta, que pode ser um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), uma plataforma de Contract Lifecycle Management (CLM) ou, em menor escala, um cloud drive organizado, como Google Drive ou SharePoint, com padrões rígidos de acesso.
Depois, defina uma regra clara para nomear os arquivos. Exemplo: CONTRATO_FORNECEDOR_TIPO_VIGENCIA(início-fim)_VERSAO.
Por fim, organize as pastas por categoria e tipo de fornecedor. Isso facilita a busca e o controle.
Leia mais: Repositório de contratos e gestão de prazos: como garantir a renegociação no tempo certo
Um contrato só está "ativo" se você souber sua validade, quem o assinou e quais aditivos o modificaram.
Para garantir um controle centralizado, crie uma planilha (ou utilize um recurso da sua plataforma de gestão) com as seguintes colunas essenciais:
Fornecedor – Nome completo da empresa (ex: Rede XYZ Hotéis)
Tipo de Serviço – Hotelaria, Aéreo, Traslado, etc.
Data de Assinatura – Data em que o contrato foi legalmente estabelecido
Data de Início/Fim da Vigência – Período exato de validade do contrato original
Aviso Prévio (dias) – Prazo contratual para notificar sobre não renovação
Responsável Interno – Gestor do contrato na sua equipe
Status – Vigente, Renovado, Em negociação, Encerrado
Link para o Arquivo – Endereço direto no repositório centralizado
Após criar essa visão geral, configure alertas no seu calendário para 60 e 90 dias antes da data de fim da vigência. Isso garante tempo hábil para reavaliar a parceria, negociar uma renovação ou lançar uma nova concorrência, sem interrupção do serviço.
Contratos de longo prazo raramente mantêm o mesmo preço, e seu sistema de controle deve mapear os gatilhos de reajuste. Para isso, identifique o índice de correção (IGP-M, IPCA, etc.) e a data exata em que o reajuste será aplicado, conforme previsto no contrato. Mantenha também uma coluna para o índice acumulado, permitindo auditar se o fornecedor aplicou o percentual corretamente.
Além disso, muitos contratos de hotelaria e transporte possuem cláusulas que permitem a alteração de tarifas ou a restrição de uso em períodos de alta demanda. Alguns gatilhos de aumento comuns são:
Picos de sazonalidade: períodos de férias (julho, dezembro, janeiro) ou alta temporada em destinos específicos.
Blackouts: datas ou eventos específicos (grandes feiras, congressos, feriados prolongados) nos quais as tarifas negociadas não se aplicam ou a disponibilidade é restrita.
Ao planejar o orçamento anual de viagens, seu primeiro passo deve ser cruzar o calendário de viagens previstas com o índice de gatilhos. Se você souber que haverá um grande evento em período de blackout no Rio de Janeiro, por exemplo, poderá antecipar uma negociação pontual ou buscar um fornecedor alternativo.
Leia mais: Renegociação trimestral de hotéis: como sua empresa pode poupar orçamento com essa estratégia
A análise cuidadosa das cláusulas contratuais é essencial para garantir a fluidez do processo financeiro e a proteção da sua empresa. Não se limite apenas à leitura; extraia e destaque no seu repositório as informações críticas, que costumam ser as seguintes:
Qual é o prazo de vencimento (30, 45, 60 dias)?
Qual é o método de pagamento (boleto, cartão corporativo, fatura centralizada)?
Há cláusulas sobre adiantamento ou pré-pagamento?
Qual é a política de cancelamento para hotéis e passagens aéreas (especialmente importante para tarifas corporativas)?
Quais são as multas aplicáveis em caso de quebra de contrato (por exemplo, não atingir um volume mínimo de spend)?
Como a legislação local influencia as penalidades em caso de desistência (em viagens internacionais)?
Manter essas cláusulas visíveis e acessíveis facilita o trabalho da equipe financeira, reduz erros operacionais e evita interpretações equivocadas que podem gerar custos adicionais ou riscos jurídicos.
Você negociou uma tarifa excelente, mas ela está sendo, de fato, aplicada? A auditoria de paridade de preço é o processo de verificação contínua de que as tarifas reservadas pelos viajantes (ou aplicadas pela TMC) são as melhores disponíveis, conforme previsto no contrato.
Periodicamente, compare as tarifas corporativas praticadas por seus fornecedores com as tarifas públicas disponíveis para as mesmas datas e condições. Além disso, exija que sua agência de viagens corporativas forneça relatórios que comprovem a aplicação correta das tarifas contratadas.
Se a tarifa pública for consistentemente inferior à contratada, isso é um sinal de alerta que pode indicar problemas na inserção das tarifas no sistema do fornecedor ou a necessidade de uma renegociação imediata, pois o contrato pode ter perdido sua competitividade.
A administração manual, ainda que organizada, é suscetível a erros humanos e consome um tempo valioso do gestor. Nesse contexto, a tecnologia se torna uma grande aliada, especialmente quando impulsionada por amplo conhecimento de mercado.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria e anos de relacionamento com os principais fornecedores, atua como uma importante facilitadora de controle e compliance.
Todas as transações são registradas e auditáveis, garantindo que o que foi contratado seja exatamente o que foi pago. Isso simplifica a auditoria de paridade de preço e o controle de faturas.
É possível gerar relatórios detalhados e consolidados sobre o volume de spend com cada fornecedor, permitindo comprovar o volume de negócios gerado e negociar as melhores tarifas e condições na renovação dos contratos.
A plataforma assegura que as reservas estejam sempre em conformidade com as tarifas e regras negociadas em seus contratos: você configura no sistema os limites de preço, fornecedores preferenciais e outras regras da política de viagens, e ele automaticamente restringe ou alerta o viajante, eliminando a possibilidade de reservas fora das diretrizes.
Além disso, a VOLL tem acesso a tarifas exclusivas e acordos diferenciados com os maiores fornecedores do mercado para que sua empresa obtenha sempre as melhores condições. E, caso você ou seus viajantes tenham qualquer dúvida, a equipe de especialistas está disponível para suporte 24 horas por dia.
Esses e outros recursos fazem da VOLL a melhor opção do mercado, com impactos reais e positivos na operação de grandes empresas: a Vibra, por exemplo, registrou mais de 20% de redução nos custos de deslocamento dos colaboradores. Já a Arcos Dourados, maior operadora do McDonald’s na América Latina, alcançou um NPS de 73 e economizou mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas.
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