Repositório de contratos e gestão de prazos: como garantir a renegociação no tempo certo

A busca pela eficiência e pela economia de custos faz parte da rotina de todo gestor de viagens, e os contratos com fornecedores são uma grande parte desse esforço.

Porém, muitos gestores ainda se apoiam em planilhas ou na própria memória para controlar as datas de renegociação desses contratos.

O caminho ideal é criar um repositório vivo de contratos, além de adotar outras boas práticas, para garantir que você nunca mais perca um prazo de renegociação ou um gatilho de reajuste. 

Com a abordagem certa, você economizará dinheiro e fortalecerá a governança, a transparência e a parceria com seus fornecedores.

Saiba mais sobre o tema no conteúdo a seguir!

A importância da gestão de contratos nas viagens corporativas

Um contrato bem negociado e monitorado significa ter acesso a melhores serviços, mais flexibilidade e, acima de tudo, previsibilidade. Por isso, é preciso encarar os contratos não apenas como documentos burocráticos, mas sim como ferramentas de gestão.

Imagine poder garantir tarifas competitivas, acesso a assentos preferenciais e condições de cancelamento flexíveis. Tudo isso é possível quando você consegue gerenciar e renegociar seus contratos de forma proativa.

Negociações e renegociações inteligentes trazem muitas vantagens para diversas frentes da sua empresa, como:

• Redução de custos: negociar tarifas com base no volume de viagens, nos trechos mais frequentes e no histórico da empresa pode gerar economias significativas.

• Melhoria do serviço: uma boa parceria comercial garante benefícios extras para os viajantes, como upgrades de categoria, acesso a salas VIP e atendimento prioritário.

• Previsibilidade financeira: contratos claros, com gatilhos de reajuste bem definidos, permitem que a área financeira planeje o orçamento com mais precisão, evitando surpresas desagradáveis.

• Governança e compliance: um repositório de contratos organizado e acessível garante que a empresa opere de acordo com os termos acordados, minimizando riscos jurídicos e fortalecendo a governança corporativa.

Leia mais em: “Tudo sobre acordos comerciais com companhias aéreas e hotéis”

O que é e como criar um repositório de contratos?

Um repositório de contratos é a centralização dos documentos negociados e assinados, onde cada arquivo é catalogado com informações estratégicas. 

Ele funciona como sua fonte para tudo relacionado a acordos com companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros serviços.

Se você conta com uma agência de viagens corporativas, ela provavelmente será responsável por realizar essa centralização. Porém, se esse não for o seu caso — ou mesmo se for, mas você quiser contar com um backup — é possível criar um repositório de forma simples.

Comece reunindo e salvando todos os contratos em um só lugar. Utilize uma plataforma segura na nuvem ou um software de gestão de contratos que permita acesso controlado e organizado.

Em seguida, crie uma estrutura lógica: organize as pastas por tipo de fornecedor (ex: “Aéreo”, “Hotel”, “Locadora”) e, depois, por nome do fornecedor e ano. Por exemplo: Contratos > Aéreo > Companhia.

Ao salvar um arquivo, adicione informações-chave no nome, como número do contrato, data de expiração e nome do fornecedor. Isso transforma sua base em um banco de dados pesquisável em segundos, facilitando o acesso.

Informações contratuais importantes para manter no radar

A criação de um repositório vivo de contratos vai muito além de guardar PDFs em uma pasta. É preciso extrair e monitorar as informações mais críticas, que impactam diretamente a sua operação. Para cada contrato, é fundamental ter uma visão clara de:

• Vigência: qual a data de início e de término do contrato?

• Cláusulas de blackout: existem períodos (feriados, eventos) em que as tarifas negociadas não se aplicam?

• Cláusula de paridade: o contrato exige que as tarifas negociadas sejam iguais ou melhores do que as encontradas no mercado aberto?

• Volume mínimo: a empresa se comprometeu com um volume mínimo de gastos ou de diárias para ter acesso às tarifas especiais? Se não atingir esse volume, qual será a penalidade ou o impacto na próxima negociação?

Garantindo renegociações no prazo

O primeiro passo para uma renegociação bem-sucedida é começar a analisar as possibilidades com antecedência. Por isso, não espere o último mês de contrato para começar a agir.

Crie um sistema de alertas que funcione como um calendário, com gatilhos de tempo bem definidos para iniciar o processo de renegociação, e fique atento aos prazos:

• Quatro meses antes do término do contrato é o momento ideal para começar a sua análise interna. Reúna os dados de performance do contrato, identifique os principais gargalos e comece a preparar sua argumentação. O Pré-RFP Data Pack é uma boa ferramenta para isso.

• Dois meses antes do fim do contrato, é hora de iniciar a comunicação com o fornecedor. Mostre que você está preparado e que sua intenção é renovar a parceria em condições favoráveis para ambos os lados.

Pré-RFP Data Pack

Além dos prazos, a base de uma negociação bem-sucedida é a informação. Antes de qualquer conversa, prepare um dossiê com dados sólidos que sustentem seus argumentos. Chamamos isso de “Pré-RFP Data Pack”.

Esse pacote de dados deve ser uma narrativa completa sobre o seu programa de viagens, incluindo:

• Rotas e destinos frequentes: mostre ao fornecedor quais são os trechos mais utilizados pela sua empresa. Se a sua empresa viaja muito entre São Paulo e Rio de Janeiro, esse é um dado importante para negociar tarifas exclusivas nessa rota.

• Histórico de volume: quanto a sua empresa gastou com aquele fornecedor no último ano? E qual foi o percentual desse gasto em relação ao total da sua fatura de viagens? Use o seu volume para demonstrar poder de compra e negociar tarifas mais competitivas.

• NPS do fornecedor: meça a satisfação dos seus viajantes com o serviço prestado. Se o NPS é alto, você tem uma excelente base para renovar a parceria. Se é baixo, você tem um motivo claro para renegociar ou até mesmo buscar outro parceiro.

Com esse pacote de dados em mãos, você se posiciona como um parceiro que busca otimizar a relação e os resultados para ambos os lados.

Quer descobrir as melhores técnicas para esse processo? Leia nosso artigo “Negociação inteligente: 10 dicas para fechar acordos vantajosos com fornecedores de viagem.”

Governança e parceria estratégica com a área de compras

A área de Compras da sua empresa deve ser uma aliada essencial na gestão de contratos: uma governança bem estruturada entre as duas áreas pode elevar o seu programa de viagens a outro patamar.

Ambas as áreas devem trabalhar com metas alinhadas. Se o objetivo de Compras é a redução de custos, mostre como a sua gestão de contratos contribui para esse objetivo.

Além disso, mantenha a área de Compras sempre atualizada sobre o seu calendário de contratos, os resultados das negociações e as oportunidades de economia identificadas. 

Se possível, crie reuniões periódicas para discutir as estratégias de negociação e renegociação. Essa colaboração garante que todas as decisões estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.

Essa parceria garantirá as melhores negociações e alinhamentos internos efetivos.

Medindo o sucesso da gestão de contratos: KPIs essenciais

Agora que você sabe como realizar renegociações efetivas e dentro do prazo ideal, acompanhando a vigência e outras informações importantes, é hora de metrificar sua gestão de contratos. Veja alguns KPIs relevantes:

• Savings em renegociação: qual foi a economia gerada em cada contrato renegociado? Calcule a diferença entre o valor das tarifas antigas e as novas, multiplicando pelo volume projetado.

• Uso de melhores tarifas: se você possui contratos com tarifas negociadas, qual é o percentual de uso dessas tarifas em relação ao total de reservas? Um uso elevado indica que sua política de viagens e a gestão de contratos estão funcionando bem.

• Volume de emissão por fornecedor: acompanhe o volume de emissão (gastos) com cada fornecedor. Isso mostra se você está concentrando ou diluindo seu volume — um fator essencial para negociações futuras.

• Índice de satisfação do viajante: medir a satisfação dos usuários com os fornecedores contratados é muito importante. Um NPS alto justifica a continuidade da parceria, enquanto um NPS baixo sinaliza a necessidade de renegociar ou buscar alternativas.

• Média de tarifa aérea por rota: monitore a média de tarifa paga nos trechos mais frequentes. Se essa média está subindo, pode ser um sinal de que as tarifas negociadas estão desatualizadas ou não estão sendo aplicadas corretamente.

• Custo por diária: calcule o custo médio por diária de hotel. Se esse valor está aumentando, é hora de revisar os contratos, buscar novas opções ou negociar melhores condições.

VOLL: parceira ideal da negociação à gestão

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, unificando tecnologia de ponta, atendimento especializado e expertise de mercado, garante que você tenha acesso aos melhores acordos comerciais.

Ao consolidar o volume de viagens de múltiplos clientes, a VOLL conquista um enorme poder de compra. Isso significa acesso a tarifas e benefícios que uma única empresa, por maior que seja, dificilmente conseguiria sozinha.

Além disso, mantemos um relacionamento contínuo com os principais fornecedores do mercado. Essa proximidade, aliada à expertise de uma equipe dedicada, garante que as renegociações sejam realizadas no tempo certo e nas melhores condições.

Outra vantagem é o controle digitalizado. Todos os contratos, acordos e informações essenciais para sua gestão ficam centralizados em um só lugar: uma plataforma completa e intuitiva, acessível a qualquer hora e em qualquer lugar.

E, para facilitar o acompanhamento de KPIs, a plataforma da VOLL fornece relatórios detalhados sobre seus gastos, rotas, share com fornecedores e performance. Com esses dados, você tem uma base sólida para qualquer negociação ou melhoria contínua.

Grandes empresas como McDonald's, Localiza, iFood, Itaú e Nubank já contam com a nossa expertise — e a sua pode ser a próxima. 

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