A gestão de viagens corporativas envolve uma variedade complexa de tarefas e responsabilidades.
Esse já é um cenário desafiador em uma única empresa, mas, quando se trata de grandes grupos empresariais, com múltiplas subsidiárias e CNPJs, os desafios se tornam ainda maiores.
Afinal, cada empresa pode ter suas próprias particularidades, cultura interna, regras fiscais e operacionais.
Conciliar tudo isso em uma única política de viagens, mantendo a eficiência, o controle de custos e a satisfação dos colaboradores, pode parecer impossível.
Porém, com as estratégias corretas, é possível alcançar a padronização e a centralização da gestão de viagens, ao mesmo tempo em que se respeita a individualidade de cada empresa do grupo.
Neste artigo, vamos falar sobre como a governança multi-CNPJ pode transformar a gestão de viagens do seu grupo, otimizando processos, reduzindo custos e fortalecendo a conformidade em todas as subsidiárias. Confira!
Gerir as viagens de um grupo com vários CNPJs é mais do que uma questão de volume, e sim uma questão de complexidade. Os principais obstáculos que os gestores de viagens enfrentam incluem:
Políticas de viagens fragmentadas: cada empresa tem sua própria política, muitas vezes desatualizada ou inconsistente, gerando uma confusão de regras e exceções.
Falta de visibilidade e controle: a ausência de um sistema centralizado dificulta ter uma visão clara dos gastos totais com viagens, comprometendo a negociação com fornecedores e a identificação de oportunidades de economia.
Processos de aprovação manuais e lentos: a aprovação de viagens em cada CNPJ, muitas vezes feita por e-mail ou planilhas, atrasa o planejamento e aumenta o risco de erros.
Dificuldade de negociação: a pulverização dos gastos impede que o grupo utilize seu poder de compra para negociar melhores tarifas e condições com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.
Inconsistência na experiência do viajante: a falta de padronização pode resultar em diferentes níveis de serviço e benefícios para os colaboradores de cada subsidiária, gerando insatisfação e questionamentos.
Complexidade fiscal e de relatórios: a consolidação de despesas e a geração de relatórios fiscais por CNPJ, com regras e regimes distintos, tornam-se burocráticas e complexas.
Esses desafios, se não forem enfrentados com estratégia e inteligência, podem levar a gastos desnecessários, desorganização operacional e à perda de controle sobre um dos maiores centros de custos de uma empresa.
A chave para uma governança multi-CNPJ eficaz é encontrar o equilíbrio entre o que é comum a todo o grupo e o que deve ser adaptado localmente.
A ideia é criar um escopo central que todos sigam, mas com espaço para as particularidades de cada CNPJ.
A matriz da governança deve ser construída com base nos princípios e objetivos estratégicos do grupo. Pense nela como a base do seu programa de viagens. Os elementos que devem ser padronizados incluem:
Plataforma de gestão de viagens: a adoção de uma única plataforma tecnológica para todo o grupo centraliza os dados, simplifica os processos e garante a consistência.
Política de viagens base: crie uma política de viagens unificada, com regras claras sobre classes de voo, acomodação, limites de gastos e processo de reembolso. Essa política servirá como ponto de partida para todas as subsidiárias.
Cadastro e perfis de viajantes: o cadastro de viajantes deve seguir um padrão para todo o grupo, garantindo que todas as informações (nome completo, CPF, departamento etc.) estejam corretas e atualizadas.
Acordos com fornecedores compartilhados: negocie contratos e tarifas preferenciais com companhias aéreas, redes de hotéis e locadoras de veículos em nome de todo o grupo. O poder de compra consolidado trará grandes economias.
Mesmo com a matriz em vigor, é importante respeitar as necessidades específicas de cada subsidiária. O programa deve ser flexível o suficiente para acomodar:
Particularidades fiscais e tributárias: cada CNPJ pode ter regimes fiscais distintos. A plataforma de gestão deve ser capaz de emitir relatórios e faturas que se adequem às exigências de cada empresa.
Níveis de alçada de aprovação: os fluxos de aprovação de viagens podem variar de acordo com a estrutura hierárquica e a cultura de cada CNPJ. A política deve permitir a personalização dos níveis de aprovação (por gestor, por departamento etc.).
Limites de gastos específicos: embora a política base possa estabelecer tetos de gastos, pode ser necessário ajustar os limites de despesas para determinadas empresas, considerando o poder de compra local, o custo de vida e o nível dos cargos.
A transição para um modelo de governança multi-CNPJ requer planejamento e atenção aos detalhes. Veja abaixo quais são os passos essenciais para uma implementação bem-sucedida:
A primeira etapa é mapear todos os CNPJs do grupo. Para cada um, é preciso:
Identificar os gestores e aprovadores: quem são os responsáveis pela aprovação de viagens em cada subsidiária? Quais são os níveis de alçada de cada um?
Definir os centros de custo: crie uma estrutura de centros de custo padronizada para o grupo, mas que permita a granularidade por CNPJ. Isso será fundamental para a alocação de despesas e a geração de relatórios.
Cadastrar os colaboradores: garanta que todos os viajantes de cada CNPJ estejam devidamente cadastrados na plataforma de gestão, com todas as informações necessárias para a emissão de passagens e a prestação de contas.
A utilização de uma plataforma robusta, que permita a criação de perfis e a associação de cada colaborador a um CNPJ e centro de custo, é essencial para a organização e o controle.
A padronização dos processos de aprovação é o cerne da governança multi-CNPJ. É aqui que você define:
Fluxos de aprovação: estabeleça um fluxo que garanta o controle, mas sem burocratizar o processo. Por exemplo, viagens aéreas podem exigir a aprovação de um gestor, enquanto hospedagens e aluguel de carros podem ser aprovados por um gestor ou por um membro da equipe financeira.
Formas de pagamento: centralize o pagamento por meio de uma única forma, como um cartão corporativo virtual para cada CNPJ ou um sistema de faturamento centralizado. Isso simplifica a conciliação financeira e evita o uso de cartões pessoais, que dificultam o controle.
Um dos pilares da governança multi-CNPJ é a otimização dos acordos comerciais. Em vez de cada subsidiária negociar individualmente, o grupo usa seu poder de compra consolidado para obter tarifas e benefícios exclusivos. Para isso, é preciso:
Identificar os principais fornecedores: mapeie os fornecedores mais utilizados pelas subsidiárias (companhias aéreas, redes hoteleiras, locadoras). Focar nas parcerias já existentes pode facilitar a negociação de melhores condições.
Negociar com base no volume total: ao abordar um fornecedor, apresente o volume de negócios consolidado do grupo. Por exemplo: “Nosso grupo, composto por 5 CNPJs, viajou X milhas aéreas e teve Y noites de hotel no último ano”. Isso mostra ao fornecedor que o grupo representa uma oportunidade de negócio muito mais significativa do que cada empresa individualmente.
Centralizar os contratos: assine contratos e acordos de tarifa preferencial em nome da holding ou de uma das empresas, com a cláusula de que as condições se estendem a todos os CNPJs do grupo. Isso garante a uniformidade das tarifas e benefícios.
A principal vantagem é a redução de despesas, pois o volume consolidado permite acessar tarifas corporativas mais vantajosas e descontos significativos. Além disso, garante que todos os colaboradores do grupo tenham acesso às mesmas tarifas, independentemente da subsidiária em que trabalham.
Ao centralizar as negociações, o relacionamento com o fornecedor se torna mais forte e estratégico, facilitando a resolução de problemas e a obtenção de benefícios adicionais.
Um dos maiores benefícios da governança multi-CNPJ é a capacidade de gerar relatórios detalhados, tanto em nível individual (por CNPJ) quanto consolidado (para o grupo todo).
Os relatórios individuais permitem que cada subsidiária analise seus próprios gastos, identifique desvios da política e acompanhe seus KPIs.
Já os relatórios consolidados dão ao gestor de viagens do grupo uma visão macro. Com esses dados, é possível analisar o gasto total, identificar oportunidades de negociação, monitorar o cumprimento da política em todas as empresas e tomar decisões estratégicas baseadas em dados.
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Além dos relatórios, é preciso estabelecer KPIs para medir o desempenho da estratégia. Alguns indicadores essenciais para o programa de viagens de grupos empresariais incluem:
Custo médio por viagem: acompanhe o valor gasto por viagem em cada CNPJ. A análise comparativa pode ajudar a identificar desvios e oportunidades de economia.
Economia obtida com acordos: calcule a diferença entre as tarifas que o grupo pagou com os acordos de fornecedores e as tarifas de mercado. Isso demonstra o valor do programa.
Conformidade com a política de viagens: monitore o percentual de viagens que seguem a política estabelecida. Um número baixo pode indicar a necessidade de reforçar a comunicação ou ajustar as regras.
Tempo médio de aprovação: reduzir o tempo de aprovação de viagens é um indicador de eficiência operacional.
Relatórios de satisfação do viajante: pesquisas de satisfação com os colaboradores ajudam a entender a eficácia do programa e a identificar pontos de melhoria.
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Conectando a viagem de ponta a ponta em um só lugar, da solicitação ao reembolso e aos relatórios, a VOLL automatiza as tarefas burocráticas, liberando o gestor para focar em decisões estratégicas.
A plataforma foi desenhada para se adaptar às particularidades de cada empresa, permitindo a personalização de fluxos de aprovação, centros de custo e regras de despesas, além de viabilizar a aplicação automática de políticas para garantir total conformidade.
Além disso, a equipe da VOLL entende os desafios do mercado de viagens corporativas e oferece suporte especializado para ajudar as empresas a otimizar seus programas por meio de análises estratégicas.
Então, se você, gestor, atua em um grupo empresarial e busca eficiência, controle e economia na gestão de viagens, saiba que a VOLL é a solução ideal.
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