Offboarding de viajantes corporativos: atualização pós-desligamento

Para o gestor de viagens, cada desligamento ou movimentação de colaboradores representa um ponto de vulnerabilidade que, se não for endereçado com agilidade, pode gerar prejuízos financeiros, expor dados sensíveis e comprometer a conformidade regulatória da empresa.

Um offboarding rápido, com ajustes realizados em até 24 horas, garantindo que o colaborador perca todos os acessos e privilégios de viagem antes que qualquer risco se materialize, é essencial.

Veja neste conteúdo como garantir agilidade no processo de atualização de informações após o desligamento de colaboradores.

Perfis de viajantes e a necessidade de atualização constante

Os perfis de viajantes corporativos armazenam desde dados pessoais, preferências de assento e programas de fidelidade até informações financeiras, como números de cartões corporativos, limites de despesas e aprovações predefinidas.

Quando um colaborador é desligado (ou transferido para uma função que não exige mais viagens), manter seu perfil ativo no sistema abre portas para diversos riscos:

• Risco financeiro: possibilidade de uso indevido de cartões virtuais ou físicos, ou até mesmo a reserva de viagens pessoais utilizando tarifas corporativas ou créditos da empresa.

• Risco de compliance: dados pessoais sensíveis do ex-colaborador permanecem em sistemas ativos, aumentando o risco de acesso não autorizado, em desacordo com as melhores práticas de minimização de dados e com a Lei Geral de Proteção de Dados.

• Risco orçamentário: perfis ativos podem levar a erros de planejamento, já que o sistema ainda considera aquele volume de viagens, distorcendo relatórios de previsão (forecasting) e alocação de custos por centro de custo.

Por isso, a atualização deve ser uma atividade contínua e, no momento do desligamento, imediata. A velocidade do offboarding está diretamente relacionada à redução de vulnerabilidades.

Alinhamento estratégico entre gestão de viagens e RH

Um offboarding eficaz e rápido é, acima de tudo, um exercício de comunicação interdepartamental. A área de viagens não pode agir isoladamente, e a parceria com o setor de Recursos Humanos é o pilar central para que o processo de ajuste de informações seja concluído em até 24 horas.

O RH é, geralmente, o primeiro a iniciar o processo de desligamento ou a formalizar uma movimentação interna. Se essa informação não for comunicada à gestão de viagens de forma imediata e padronizada, a empresa estará sempre exposta aos riscos mencionados anteriormente.

Para fortalecer essa colaboração, siga estas dicas:

• Formalize com o RH o compromisso de que toda e qualquer notificação de desligamento ou transferência de um viajante deve ser enviada ao gestor de viagens em, no máximo, 2 horas após a comunicação oficial ao colaborador.

• Defina um canal prioritário (um e-mail específico, um ticket interno ou um campo obrigatório no sistema de gestão de pessoas) para o envio dessas notificações. Isso evita que a informação se perca em e-mails genéricos.

• Garanta que as equipes de RH compreendam os riscos específicos relacionados à gestão de viagens (uso de cartões, acesso a tarifas negociadas e crédito de bilhetes não utilizados). Isso aumenta a conscientização sobre a urgência do aviso.

Estruturando o processo de offboarding: checklist de 24 horas

O segredo para um offboarding eficaz em até 24 horas é contar com um checklist padronizado e rigoroso. Cada etapa deve ser executada com prioridade máxima para garantir que o colaborador desligado perca, de forma imediata, todos os privilégios e acessos relacionados à viagem corporativa. Veja a seguir os passos essenciais:

1. Revogação imediata de perfis e acessos (Viagens e TI)

Esta é a primeira e mais crítica etapa, a ser executada logo após a notificação do RH. O perfil do viajante deve ser imediatamente desativado ou marcado como "inativo" no sistema da agência de viagens, impedindo novas reservas e o acesso a dados corporativos.

O colaborador também deve ter seu acesso bloqueado ou seu perfil desativado no sistema de gestão de despesas.

2. Bloqueio de instrumentos financeiros (Financeiro e Viagens)

O risco financeiro é o mais tangível e deve ser neutralizado em minutos. Se o colaborador possuía um cartão físico, o setor Financeiro deve ser acionado para realizar o bloqueio imediato junto à emissora.

Se a empresa utiliza cartões virtuais para reservas, o gestor de viagens ou o Financeiro deve garantir que todos os VCNs associados ao perfil daquele colaborador sejam revogados ou desvinculados da conta imediatamente.

Além disso, é fundamental verificar e remover qualquer credencial de cartão corporativo salva em perfis de plataformas de terceiros (aplicativos de transporte, marketplaces de hotelaria etc.) que o colaborador possa ter acessado por meio de contas corporativas.

3. Gestão de dados

Em vez de simplesmente deletar o perfil, o processo deve garantir que os dados de transações (reservas realizadas, logs de acesso, relatórios de despesas) sejam retidos pelo tempo legalmente exigido, para fins de auditoria e prestação de contas.

Após o prazo mínimo de retenção legal, o gestor de viagens deve seguir um protocolo para anonimizar as informações pessoais do ex-colaborador no sistema de viagens ou excluí-las permanentemente, conforme a política interna de retenção de dados e a legislação vigente.

O objetivo é manter os dados transacionais (custos, centro de custo) sem manter o vínculo com o indivíduo após o período necessário.

4. Cancelamento de reservas e gestão de créditos

Qualquer reserva futura (aérea, de hotel ou de carro) em nome do colaborador desligado deve ser cancelada imediatamente após a notificação.

Ao ser comunicado, o gestor deve realizar uma busca imediata por todas as reservas futuras ativas em nome ou CPF do viajante e iniciar o processo de cancelamento junto à agência, priorizando a recuperação máxima dos valores (reembolso, crédito etc.).

Se a viagem for considerada essencial, o processo deve ser simultaneamente coordenado com o gestor da área, para reatribuir a viagem a outro colaborador e emitir novamente a passagem, caso as regras tarifárias permitam. Essa medida contribui para minimizar perdas.

Caso o cancelamento gere créditos, a agência deve garantir que a titularidade desses créditos esteja associada ao CNPJ da empresa, e não ao indivíduo, facilitando sua utilização futura por outro viajante corporativo.

A perda de um crédito não gerenciado impacta diretamente o orçamento. Por isso, o processo de offboarding deve incluir a movimentação formal do valor desse crédito de volta para um centro de custo de reserva ou de créditos centralizado, retirando-o do centro de custo original do ex-colaborador. Isso melhora a precisão dos relatórios de gastos.

Leia mais: Como aproveitar créditos e vouchers de viagens antes da expiração?

Agência de viagens como aliada no controle

A complexidade de revogar acessos em múltiplos fornecedores, bloquear VCNs e rastrear bilhetes não voados exige automação e especialização. Por isso, contar com uma agência de viagens corporativas pode ser a melhor solução, pois ela oferece recursos como:

• Centralização de perfis: a agência gerencia todos os perfis em um sistema centralizado. Assim, com um único clique, é possível desativar o acesso do colaborador.

• Gestão de bilhetes não voados: a agência possui processos estruturados para identificar, proteger e reverter bilhetes não utilizados para o inventário da sua empresa, garantindo que o crédito não se perca ou expire sem uso.

• Compliance: uma boa agência opera com sistemas que auxiliam na conformidade com a LGPD, oferecendo ferramentas para gerenciar a retenção mínima de dados transacionais e permitir a exclusão ou anonimização, quando necessário.

VOLL: a melhor solução para a sua gestão

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, e oferece esses e diversos outros diferenciais, integrando tecnologia, atendimento e inteligência de dados.

A arquitetura da VOLL garante que a desvinculação de VCNs e a identificação e proteção de bilhetes não voados sejam procedimentos automatizados. Isso significa que o ativo financeiro da empresa é protegido e realocado para uso em futuras viagens com máxima agilidade.

Por meio de integração via API, é possível conectar a VOLL ao seu sistema de RH e a outras plataformas, garantindo que os perfis de viajantes estejam sempre atualizados em todos os sistemas.

Ao escolher a VOLL, você terá a certeza de contar com protocolos de segurança que asseguram que o ciclo de vida do seu viajante, do onboarding ao offboarding, seja gerido com excelência, conformidade e, acima de tudo, velocidade.

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