Se antes o gestor de viagens corporativas atuava apenas na compra de passagens e hospedagens, hoje sua responsabilidade inclui governança de políticas, controle de custos, experiência do colaborador e integração com áreas como RH e Financeiro.
Nesse ponto surge um dos maiores gargalos de qualquer programa de viagens: a falta de padronização na classificação das despesas.
Quando cada área classifica suas despesas de maneira diferente, ou quando o próprio colaborador decide o que cada gasto “parece ser”, o resultado é um processo de reembolso lento, cheio de retrabalho, pouco transparente e vulnerável a erros.
Essa ausência de uniformidade afeta diretamente o orçamento do programa, gerando distorções nas análises e dificultando a tomada de decisões.
Neste artigo, você verá dicas para padronizar a classificação de despesas, reduzir conflitos e elevar o nível de governança e eficiência da operação. Confira!
Sem regras claras, cada colaborador tende a agir por conta própria, classificando despesas com base na interpretação pessoal. O que é “alimentação” para um vendedor pode ser “despesa operacional” para um técnico e “hospitalidade” para um executivo.
Esse descompasso gera conflitos com o Financeiro, desgasta gestores e compromete os relatórios que deveriam embasar decisões estratégicas.
A classificação de despesas é tão difícil se torna um desafio por uma combinação de fatores:
Ambiguidade das categorias: muitas despesas se enquadram em mais de uma categoria.
Interpretações diferentes entre áreas: vendas, operações e diretoria têm realidades de deslocamento muito distintas.
Falta de um manual único: regras soltas por e-mail, documentos desatualizados e orientações informais alimentam a inconsistência.
Ferramentas não integradas: quando o colaborador usa planilhas ou aplicativos isolados, a chance de erro aumenta.
A subjetividade na hora de classificar uma despesa tem consequências diretas e severas no desempenho e na governança do seu programa de viagens.
A inconsistência faz com que o orçamento pareça inflacionado nas áreas erradas, inviabilizando análises estratégicas precisas. Sem dados limpos e categorizados corretamente, a capacidade de o gestor realizar previsões de despesas e tomar decisões baseadas em business intelligence é severamente comprometida.
A falta de um padrão claro é a principal causa para que as solicitações de reembolso sejam devolvidas ao colaborador com frequência. Esse ciclo vicioso de devolução e correção gera um conflito de expectativas: o viajante se frustra, o gestor se desgasta e a área financeira é sobrecarregada com tarefas de conferência e ajuste.
Em um cenário sem padronização, a rastreabilidade das despesas é praticamente zero. Isso não só aumenta o risco fiscal e a dificuldade na prestação de contas, como também gera inconsistências contábeis que podem ser fatais em um processo de auditoria, seja ela interna ou externa.
Para empresas reguladas ou de capital aberto, essa falha de governança representa uma exposição perigosa à penalidades.
Algumas categorias, pela natureza ambígua, costumam gerar mais confusão e merecem atenção especial na criação das regras.
O colaborador frequentemente fica na dúvida: o estacionamento no aeroporto (para uma viagem de mais dias) é o mesmo que o estacionamento em um cliente (para uma reunião rápida)? O ideal é ter subcategorias claras para distinguir:
Deslocamento: estacionamento em reuniões ou clientes.
Viagem: estacionamento de longa permanência (aeroporto, rodoviária) durante o período da viagem.
O pedágio é frequentemente lançado na categoria errada, sobretudo quando o colaborador faz uso misto (pessoal e corporativo) do veículo. É essencial vincular o pedágio à viagem ou rota específica aprovada para garantir que a despesa seja de fato corporativa e corretamente alocada em Transporte.
A alimentação é, talvez, a categoria mais frágil. A variação de limites de gasto por cargo, por horário ou a distinção entre refeições em viagens curtas versus longas gera um alto grau de subjetividade. O manual deve definir quais refeições são elegíveis e limites claros para refeições fora do horário comercial (ex: após 22h).
A política de reembolso de combustível deve ser clara, indicando se é elegível para: viagens com carro próprio (com limite por km rodado), carro alugado (com comprovante da locadora) ou frota da empresa.
Itens como lavanderia, acesso à internet no hotel, táxis ou transfer dentro da cidade de destino podem ser interpretados como hospedagem (se lançados junto com a conta do hotel) ou como despesas gerais/deslocamento. O padrão deve ser o de classificar conforme a natureza do serviço prestado.
A solução para todos esses problemas começa com um processo simples, mas poderoso: documentar, detalhar e unificar as regras. Confira dicas práticas para começar a aplicar ainda hoje:
Crie um documento unificado que mostre as informações de maneira clara.
Tabela única: estruture todas as categorias e suas subcategorias possíveis em uma tabela única e simples.
Exemplos reais: inclua exemplos práticos para cada subcategoria (ex: Categoria: Transporte -> Subcategoria: Pedágio -> Exemplo: OK – Pedágio da rota entre São Paulo e Campinas, NÃO OK – Pedágio em trajeto residencial).
Glossário: crie um glossário para definir termos-chave como “despesa eventual”, “exceção”, “deslocamento”, “viagem oficial” e “centro de custo”. Isso garante que, mesmo em multinacionais ou empresas com diferentes unidades, o entendimento será uniforme.
O manual deve ir além da lista de categorias, definindo o “como” e o “quando”:
O que é permitido e o que não é: limites de gastos, horários aceitáveis, situações específicas (ex: só pode gastar com lavanderia em viagens acima de 5 dias).
Documentos: estabeleça a obrigatoriedade de comprovantes (Nota Fiscal, Recibo etc.) e os tipos de recibos aceitos.
Use mini-estudos de caso no seu manual para evitar discussões futuras, mostrando o cenário e a regra aplicada àquele caso. Cenário: “Colaborador em conexão internacional passa a noite e precisa jantar após as 22h.” Regra: Permissão de exceção para alimentação diária acima do limite, mediante aprovação prévia.
Um fluxo de revisão e aprovação claro é tão importante quanto as regras em si, pois ele reduz o tempo de retrabalho e dá visibilidade sobre o processo. Confira uma sugestão:
Lançamento pelo colaborador: o viajante lança a despesa, anexando o comprovante obrigatório.
Sugestão de categoria: o sistema sugere a categoria correta, baseada nas regras predefinidas.
Revisão do gestor: o gestor imediato (ou do projeto) revisa a despesa e aprova a elegibilidade e a correta alocação de centro de custo.
Auditoria: o financeiro realiza a auditoria final, conferindo o compliance fiscal e a conformidade com o manual.
Devolução: em caso de divergência, a despesa retorna ao colaborador com justificativa padronizada e objetiva (ex: "Categoria incorreta. Deve ser 'Transporte' e não 'Alimentos'", ou "Recibo inválido. Anexar Nota Fiscal").
Tenha regras claras sobre quem aprova qual tipo de despesa, limites de valor para aprovação automática, despesas que exigem justificativa extra e casos excepcionais e como registrá-los. Quando o colaborador sabe qual é a alçada, evita tentativas de ajuste ou improviso.
Por exemplo, despesas acima de R$ 500 ou lançamentos na categoria "Despesas Excepcionais" exigem a aprovação de um diretor ou nível gerencial superior.
Utilize ferramentas de gestão de despesas que usam Inteligência Artificial para sugerir categorias corretas, detectar erros e centralizar todas as regras da política, evitando decisões manuais e eliminando a subjetividade.
A padronização é um processo contínuo que precisa ser medido e reforçado para que se mantenha eficiente. Monitore essas métricas para avaliar o sucesso da sua iniciativa de padronização:
Percentual de reembolsos devolvidos: quanto menor, maior a aderência às regras.
Tempo médio de aprovação: a redução indica eficiência operacional.
Retrabalho da contabilidade: deve cair conforme as regras se consolidam.
Erros de classificação identificados: monitorar quais categorias continuam gerando confusão.
Economia gerada pela categorização correta: com dados consistentes, fica mais fácil negociar e reduzir custos.
Crie relatórios comparativos trimestrais (antes e depois da implementação das regras) para demonstrar a evolução e justificar o valor da sua gestão.
Um processo de reembolso eficiente diminui custos indiretos, melhora a experiência do viajante e reforça sua autoridade como gestor. Para isso, contar com tecnologia é essencial.
A VOLL é a parceira ideal para automatizar a classificação de despesas e garantir o cumprimento rigoroso da sua política de viagens e gastos.
Como a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL centraliza viagens, despesas e políticas em um único lugar, utilizando tecnologia de ponta para automatizar classificações, detectar erros e simplificar todo o fluxo de reembolsos.
A plataforma permite personalizar regras conforme cargo, nível, departamento ou até individualmente por colaborador, além de bloquear ou exigir aprovação para gastos corporativos por categoria ou por limites de valor específicos.
Entre outros recursos, estão fluxos de aprovação totalmente configuráveis e tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, além de agentes de IA exclusivos, como o ExpenseHelper, que identifica anomalias em comprovantes e pagamentos e aciona o colaborador para reembolsar valores não aprovados.
Grandes empresas como Itaú, McDonald's, Nubank e Localiza já alcançaram ganhos expressivos de produtividade e economia com a VOLL, e a sua pode ser a próxima.
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