Estacionamento em viagens corporativas: como padronizar o reembolso

Seja em viagens curtas ou prolongadas, deslocamentos para encontros com clientes ou compromissos internos, o uso de carros alugados é comum e traz conveniência para o colaborador. 

Porém, a conveniência de um veículo alugado para a liberdade de deslocamento do colaborador no destino pode gerar uma série de gastos adicionais, como custos de estacionamento no destino. 

Sem uma regra clara sobre o pagamento e reembolso do estacionamento, esse benefício pode se transformar em uma fonte de gastos excessivos, inconsistências e até divergências internas.

Muitas empresas ainda enfrentam dúvidas recorrentes: quando o estacionamento deve ser reembolsado? Qual o valor adequado? Há limite por hora ou por dia? Como padronizar o processo em diferentes destinos e contextos de viagem?

Neste artigo, você verá dicas práticas para criar uma política estruturada de reembolso de custos de estacionamento, garantindo previsibilidade financeira, padronização e segurança operacional. Confira!

Por que o reembolso de estacionamento exige uma política estruturada?

O estacionamento é um custo comum em viagens corporativas, mas raramente recebe a mesma atenção que passagens, hospedagem ou alimentação. 

Ainda assim, ele compõe uma parcela relevante do orçamento, especialmente quando envolve viagens frequentes, deslocamentos urbanos intensos ou destinos com tarifas elevadas. 

Afinal, quando o colaborador utiliza um carro alugado ou seu próprio veículo para compromissos de trabalho, o estacionamento é inevitável.

Do ponto de vista financeiro, a ausência de critérios pode gerar uma grande variação no gasto final por colaborador, inclusive em uma mesma cidade. 

Sem padronização, o gestor perde visibilidade, dificulta o planejamento orçamentário e reduz o controle sobre despesas que poderiam ser previstas.

Além disso, uma política clara também apoia a experiência do viajante corporativo. Quando o colaborador compreende as regras, evita equívocos, ganha autonomia na tomada de decisão e reduz o tempo gasto com dúvidas ou solicitações de aprovação.

Critérios essenciais para definir o reembolso de estacionamento

O ponto de partida para qualquer política de reembolso eficaz é a definição de critérios práticos e adaptáveis à realidade da viagem. Veja os formatos principais de critérios, além de sugestões para situações específicas.

Horário e duração da viagem: limites por tempo de uso

O primeiro ponto a ser definido é o tempo máximo de estacionamento que será elegível para reembolso. 

Viagens de curta duração, como o famoso “bate-volta”, geralmente exigem apenas períodos curtos de estacionamento. Já estadias superiores a um dia podem envolver tarifas diárias elevadas, especialmente em hotéis e aeroportos.

Um modelo eficiente de regras inclui:

• Limite de horas para viagens de menos de 24 horas.

• Limite diário de reembolso para viagens de múltiplos dias.

• Proibição ou restrições para estacionamentos de longa permanência quando houver alternativas mais econômicas.

Essa padronização cria previsibilidade e evita disparidades significativas entre colaboradores em situações semelhantes.

Tipo de viagem e destino: ajustando a política ao contexto

O tipo de viagem influencia diretamente o volume de deslocamentos. Em visitas a clientes, por exemplo, o estacionamento pode ser inevitável. 

Já em eventos ou treinamentos internos, o colaborador pode ter alternativas mais econômicas, como transporte corporativo ou carros de aplicativo.

Além disso, destinos com alto custo de estacionamento, como capitais e centros financeiros, demandam valores de reembolso proporcionais ao mercado local. Uma política eficiente deve levar em conta:

• Motivo da viagem (cliente, evento, reunião interna).

• Região e valores médios do destino.

• Trânsito e dificuldades de estacionamento (especialmente em grandes cidades).

Estacionamento em aeroportos

A conveniência de deixar o carro no aeroporto de origem ou alugar um veículo e estacioná-lo no aeroporto de destino é tentadora, mas o custo pode ser muito elevado, especialmente em longas estadias.

A política deve incentivar o colaborador a comparar o custo total do estacionamento de longa duração com alternativas.

• Viagens curtas (até 48h): o estacionamento pode ser uma opção viável se o custo total for menor que duas corridas de táxi/aplicativo (ida e volta).

• Viagens longas (acima de 48h): na maioria dos casos, táxis, carros de aplicativo ou transfers são mais econômicos e práticos. A política deve estabelecer que o reembolso de estacionamento em aeroporto para longas estadias é exceção, não regra, e deve ser justificado e pré-aprovado.

Estacionamento em hotéis

Estacionar no hotel é quase sempre uma necessidade quando há um veículo alugado. Então, estabeleça na sua política que a hospedagem deve priorizar hotéis que ofereçam tarifas corporativas que incluam estacionamento ou que tenham convênios mais acessíveis.

Além disso, defina um valor máximo a ser reembolsado por diária de estacionamento, incentivando o colaborador a buscar opções mais em conta, mesmo que sejam fora do hotel (se a segurança permitir).

Visitas a clientes e reuniões externas

Esse é um dos cenários mais frequentes e onde a política precisa ser objetiva, pois o objetivo aqui é garantir a pontualidade e a segurança do colaborador. O cenário ideal é de reembolso integral para estacionamentos próximos ao local da reunião, evitando atrasos e exposição.

Mas o valor máximo de reembolso deve ser o preço médio dos estacionamentos comerciais localizados no entorno do cliente. Evite reembolsar gastos em vagas de shopping centers com tarifas muito elevadas, por exemplo, se houver alternativas comerciais a poucos passos.

A estratégia de rede de estacionamentos parceiros

Credenciar estacionamentos é uma solução eficaz para empresas com alto volume de viagens. Com isso, é possível negociar tarifas especiais, garantir segurança e reduzir inconsistências de custos.

Para implementar essa estratégia, comece mapeando os destinos mais frequentes da empresa e, então, estacionamentos com preços adequados e boa reputação, especialmente redes e franquias.

Então, negocie tarifas diferenciadas para sua empresa, firmando acordos com valores preferenciais. Isso garante que o valor gasto estará sempre dentro de uma faixa aceitável. Por fim, integre o cadastro desses estacionamentos na política de viagens e na sua rede de fornecedores preferenciais.

Essa estratégia fortalece o controle financeiro e melhora a experiência do viajante, que já sabe exatamente onde estacionar e quanto irá gastar.

Melhores práticas para implementar uma política clara e eficiente

Uma política de reembolso de estacionamento deve ser objetiva, acessível e amplamente comunicada. Para isso:

• Defina regras claras e documentadas: quem pode solicitar, limites, cenários cobertos e documentação exigida.

• Treine colaboradores e gestores: inclua exemplos práticos, tabelas de referência e orientações de boas práticas.

• Atualize a política periodicamente: revise conforme mudanças de mercado, variações de preços e feedback dos viajantes.

• Estabeleça critérios de comprovação: o reembolso só deve ocorrer com recibos ou notas fiscais válidas, com data, horário, valor e nome do estabelecimento. Se for usado cartão corporativo, o extrato deve estar alinhado à solicitação para que haja compatibilidade entre o extrato e a finalidade do gasto.

Essas diretrizes garantem segurança, compliance e transparência em todo o processo.

KPIs para acompanhar e reduzir custos com estacionamento

A gestão baseada em dados é essencial. Alguns indicadores ajudam o gestor a monitorar se a política está funcionando:

• Custo médio de estacionamento por viagem

• Percentual de solicitações de reembolso aprovadas x recusadas

• Cidades com maior gasto agregado

• Comparação de custos entre estacionamentos credenciados e avulsos

• Valor total mensal destinado a estacionamentos

Relatórios periódicos permitem corrigir distorções e identificar oportunidades de otimização. Se o custo médio estiver muito alto em uma determinada cidade, por exemplo, é um sinal de que a política ou as opções de parceiros precisam ser revistas.

Centralize e automatize com a VOLL

A tecnologia existe para transformar processos de solicitações e reembolsos em tarefas fluidas e automáticas. A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, integra viagens e despesas para garantir uma experiência unificada e evitar divergências de informações.

Seguindo o conceito end-to-end, a solicitação da viagem, o aluguel do veículo, as despesas e o processo de reembolso se encontram em um único lugar. 

As regras da sua política podem ser configuradas na plataforma e personalizada por grupos, garantindo que o reembolso só seja processado se estiver dentro dos limites definidos, eliminando erros manuais.

A plataforma permite o controle e a gestão completa de meios de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real.

Além disso, o gestor consegue visualizar gastos e outros indicadores em tempo real através de dashboards completos e relatórios consolidados.

Toda essa facilidade se traduz em resultados concretos. A Vitru, maior rede de educação digital do Brasil, reduziu custos, ganhou autonomia, ampliou a antecedência média de compras e acelerou aprovações: 99% hoje ocorrem em menos de 24h. O NPS subiu de 67 para 80 em um ano, refletindo uma experiência mais eficiente, digital e centrada no colaborador.

Já a Andrade Gutierrez conseguiu aumentar a adesão à política de viagens, que saltou de 60% para 80% em 2025, fortalecendo a governança e reduzindo custos. 

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