Quando e como acionar escolta e rotas seguras para viagens corporativas?

Para o gestor de viagens, equilibrar a proteção integral do colaborador com a otimização orçamentária é um dos maiores desafios.

É preciso ir além da contratação do seguro-viagem e orquestrar uma logística que antecipe riscos e ofereça tranquilidade.

Neste conteúdo, você vai entender quando, como e por que implementar medidas de segurança extras, como escolta e rotas seguras, sem extrapolar o orçamento. Confira!

Viagens corporativas que demandam segurança extra

Qualquer viagem pode apresentar riscos, mas algumas rotinas corporativas elevam a necessidade de um plano de segurança robusto.

Antes de tudo, o gestor precisa entender a diferença entre ameaça e vulnerabilidade: ameaça é o risco potencial (por exemplo, alta criminalidade); vulnerabilidade é a fraqueza no seu processo (como um executivo pegando táxi na rua tarde da noite). Nosso foco deve ser minimizar a vulnerabilidade diante das ameaças existentes.

Com esse entendimento, fica claro que nem todo deslocamento exige um carro blindado ou escolta dedicada. O segredo está em identificar os cenários em que a exposição do colaborador ou do ativo (informação, produto, valor financeiro) é alta:

• Deslocamento de executivos, C-Level e VIPs: a visibilidade e o cargo tornam o indivíduo um alvo potencial para sequestros-relâmpago, roubos ou, em casos mais raros, extorsões. A discrição e a segurança proativa são fundamentais.

• Transporte de cargas valiosas ou documentos confidenciais: não se trata apenas do viajante, mas do que ele carrega. Amostras de alto valor, protótipos, documentos de patentes ou grandes somas em dinheiro exigem segurança de ponta a ponta.

• Áreas de risco geopolítico ou alta criminalidade: cidades com altos índices de roubo, sequestro ou instabilidade política demandam atenção redobrada, muitas vezes com a necessidade de veículos não caracterizados e motoristas treinados em segurança.

• Deslocamentos durante a noite ou madrugada: mesmo em zonas urbanas relativamente seguras, a vulnerabilidade aumenta exponencialmente após o anoitecer ou nas primeiras horas da manhã. O risco de assalto ou abordagens indesejadas é maior.

Como criar uma camada extra de segurança sem afetar o orçamento?

É totalmente possível garantir um nível excelente de segurança sem comprometer a saúde financeira do departamento. Para isso, basta criar uma estratégia inteligente e escalável de alocação de recursos para segurança. Confira nossas dicas para proteger colaboradores em situações de risco:

1. Crie uma matriz de riscos

Desenvolva um modelo que relacione risco, horários e zonas, para que o nível de proteção seja escalonado conforme a criticidade. Essa matriz deve ser integrada à sua ferramenta de gestão de viagens, permitindo que o gestor justifique o custo da escolta: ela só será acionada nos cenários de risco alto, mantendo os custos sob controle nas demais situações. Veja abaixo um modelo:

2. Homologue fornecedores de alta confiança

Negociar contratos volumosos com poucos fornecedores de transporte executivo e escolta oferece não apenas melhores tarifas, mas também um padrão de serviço mais previsível e de alta qualidade. 

Para escolher os melhores parceiros, utilize como base o checklist abaixo:

• Antecedentes e idoneidade: além de realizar uma pesquisa aprofundada, verifique a ficha criminal e o histórico profissional de todos os motoristas e agentes de escolta envolvidos no contrato.

• Seguros e responsabilidade civil: exija apólices que cubram danos a terceiros, responsabilidade civil e, principalmente, que incluam cobertura para o próprio viajante em caso de incidente durante a prestação do serviço. O seguro da empresa de escolta é mais importante do que o do veículo.

• Tecnologia de rastreamento: exija que todos os veículos designados para a sua conta (mesmo os "comuns") tenham rastreamento em tempo real, com acesso compartilhado à sua central de monitoramento ou à da agência. Isso permite uma intervenção imediata em caso de anormalidade.

• Treinamento em segurança: os motoristas que atuarem em áreas de risco devem ter treinamento comprovado em direção defensiva, direção evasiva e primeiros socorros. Verifique também a frequência e a atualização desses treinamentos.

• SLA para emergências: solicite um detalhamento sobre o tempo de resposta em caso de emergência (quanto tempo a central leva para acionar forças de segurança ou apoio), o padrão dos veículos (idade, manutenção preventiva) e o protocolo de comunicação durante situações críticas.

3. Implemente a dupla verificação

O motorista (ou o agente de escolta) e o viajante devem ter um código de segurança único e temporário (gerado pela plataforma ou enviado via SMS/WhatsApp seguro), que deve ser validado antes do embarque. 

Isso confirma a identidade do prestador de serviço e evita que o viajante entre em um veículo não homologado, que possa estar se passando por seu transporte oficial.

4. Defina pontos de encontro seguros

Evite que o colaborador aguarde por longos períodos em locais de grande fluxo e exposição (ex: na porta de saída de um aeroporto, em área visível). 

Oriente-o a se dirigir a um ponto de encontro seguro e pré-determinado — como a praça de alimentação interna, o balcão de informações ou o lounge do aeroporto — e só sair de lá após o contato visual com o motorista e a confirmação do código de segurança. A discrição é a maior forma de proteção.

5. Crie um processo padrão para viagens de risco

Em viagens classificadas como de médio ou alto risco, o gestor deve implementar um protocolo estruturado, com foco em comunicação constante e monitoramento discreto:

1. Carro discreto: o veículo deve ser um modelo executivo comum, sem adesivos da empresa ou qualquer elemento que chame atenção (o chamado low profile). O objetivo é que o carro se misture ao tráfego, reduzindo a exposição.

2. Rotas alternativas: o motorista ou agente de escolta deve ter rotas secundárias previamente planejadas, com menor fluxo, para uso em caso de bloqueios, congestionamentos ou incidentes inesperados. O gestor, por meio do sistema de rastreamento, deve validar a rota em tempo real.

3. Mensagens programadas: o colaborador deve enviar um check-in rápido com mensagem pré-definida em momentos-chave — como início do trajeto, paradas estratégicas ou chegada ao destino. A ausência do check-in no tempo estipulado deve acionar um protocolo de emergência, com ligação imediata, mobilização de escolta de apoio ou acionamento da central de segurança.

4. Comunicação de crise: em caso de abordagem suspeita ou situação de risco real, o colaborador deve ter uma palavra-código para alertar a central de segurança sem levantar suspeitas do agressor. Exemplo: em vez de dizer "estou sendo assaltado", dizer "Preciso falar com a Dona Lúcia sobre o relatório de ontem." Ao identificar a palavra-código, a central aciona o protocolo de crise de forma silenciosa.

6. Cuide da segurança digital

A proteção não deve se limitar ao aspecto físico — a cibersegurança durante deslocamentos é igualmente essencial. Todos os dispositivos corporativos (laptops, tablets e smartphones) devem estar com uma VPN ativa e obrigatória, protegendo a troca de dados em redes Wi-Fi desconhecidas, como as de aeroportos, hotéis e cafeterias.

Além disso:

• Proíba o uso de pendrives ou cabos de terceiros, devido ao risco de juice jacking — a injeção de malware por meio de portas USB públicas.

• Oriente o colaborador a levar seu próprio carregador e utilizá-lo preferencialmente em tomadas de parede, nunca em portas USB públicas.

Evidências e auditorias pós-viagem

A coleta de dados e a auditoria contínua são essenciais para refinar a matriz de risco e garantir a eficácia do investimento em escolta. 

O gestor precisa de evidências de que o protocolo foi seguido, tanto para justificar os custos quanto para comprovar o duty of care da empresa em caso de litígio ou investigação. 

Para isso, é fundamental acompanhar e documentar os seguintes aspectos:

• Desvios de rota: verifique se o veículo seguiu a rota pré-estabelecida ou uma das rotas alternativas previamente aprovadas como seguras.

• Velocidade e padrão de condução: analise os dados de telemetria para garantir que o motorista de segurança não tenha dirigido de forma agressiva (gerando risco adicional) ou excessivamente lenta (aumentando a exposição).

• Comprovação do atendimento: registre informações que confirmem que o veículo homologado estava no local e horário corretos, servindo como prova de que o serviço foi executado conforme os parâmetros da matriz de risco.

• Logs de check-in/check-out e comunicação: mantenha um registro digital de todas as mensagens de check-in enviadas pelo colaborador, bem como das confirmações de status feitas pela central de monitoramento.

• Feedback do viajante: implemente um formulário de feedback obrigatório e rápido para o colaborador, a ser preenchido após cada viagem de risco. Inclua perguntas-chave como: o motorista/agente foi profissional? Sentiu-se seguro? A comunicação foi discreta? O veículo estava em boas condições? Esse dado qualitativo é crucial para aprimorar a escolha de fornecedores e ajustar procedimentos.

• Tendências de risco: analise ocorrências como tentativas de roubo, fraude ou outros incidentes em rotas específicas, horários anteriormente considerados seguros ou envolvendo determinados fornecedores. Esses dados ajudam a recalibrar a matriz de risco e a antecipar ameaças emergentes.

VOLL: tecnologia e atendimento personalizado a favor da segurança

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria, integra viagens, mobilidade e despesas em uma única plataforma, oferecendo uma jornada fluida e completa para viajantes e gestores.

São diversos recursos e diferenciais que ajudam você a garantir conforto, tranquilidade e segurança aos colaboradores — e tudo isso enquanto reduz custos:

• Rede de fornecedores homologados para diversos serviços de viagem, com tarifas exclusivas;

• Aplicação automática de regras e políticas nas reservas;

• Opções de duty of care e rastreabilidade do viajante;

• Fluxos de solicitação e aprovação personalizáveis;

• Relatórios unificados e dashboards interativos com indicadores estratégicos;

• Atendimento VIP, disponível para gestores e viajantes, 24 horas por dia.

Ao contar com a VOLL para simplificar a complexidade operacional da gestão, o gestor de viagens pode focar na estratégia do programa, garantindo que o duty of care seja cumprido com excelência, eficiência orçamentária e total tranquilidade para a liderança da empresa.

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