Durante a organização de uma viagem corporativa, é comum que o gestor acabe se deparando com situações excepcionais nas quais um colaborador precisa viajar acompanhado de um dependente, como um filho, bebê lactente ou familiar em condição especial de saúde.
Esses casos exigem sensibilidade por parte da empresa, mas também limites e critérios bem definidos para evitar confusões entre despesas pessoais e corporativas. Uma política de viagens humana não se opõe ao controle de custos: ela o fortalece ao deixar claras as condições, responsabilidades e autorizações envolvidas.
Adotar diretrizes transparentes permite ao gestor equilibrar acolhimento e compliance, reduzindo riscos e garantindo que o suporte ao colaborador não comprometa o orçamento nem a governança do programa. Confira neste artigo qual conduta a empresa deve adotar diante desses casos.
Nem toda viagem corporativa comporta acompanhantes, mas há situações em que a exceção é justificável. O importante é que a política da empresa defina critérios objetivos para evitar a tomada de decisões de forma aleatória e garantir transparência.
Os principais exemplos de casos elegíveis para a presença de dependentes em viagens de trabalho incluem:
Lactantes: colaboradoras em fase de amamentação podem necessitar levar o bebê e um responsável auxiliar, como uma babá ou pessoa de sua rede de apoio.
Motivos médicos ou de acessibilidade: colaboradores com limitação física, doença temporária ou condição que exija acompanhamento durante o deslocamento.
Viagens de longa duração: missões corporativas prolongadas em outro país ou estado, quando o tempo fora do lar impacta diretamente o bem-estar familiar.
Situações humanitárias ou excepcionais: casos devidamente justificados ao RH, analisados individualmente com base na política de bem-estar da empresa.
O fundamental é que cada autorização seja formalizada, com registro da motivação, prazo e responsabilidades, assegurando coerência em todos os critérios.
Leia também: 5 passos para acessibilidade e inclusão nas viagens corporativas.
Mesmo quando a presença de um dependente é autorizada, a empresa deve manter a separação total entre os custos corporativos e pessoais, pois essa medida evita questionamentos em auditorias e garante transparência para o colaborador e para o gestor de viagens.
Para estruturar corretamente o processo, o gestor deve considerar:
Emissão independente de passagens: o bilhete do dependente deve ser emitido fora do sistema corporativo, ainda que o itinerário seja o mesmo do colaborador.
Hospedagem com custos distintos: o quarto pode ser compartilhado, mas o colaborador deve arcar com a diferença de tarifa, se houver, e com despesas adicionais.
Responsabilidade formalizada: o termo de autorização deve indicar que os custos relacionados ao acompanhante são pessoais e não reembolsáveis.
Pagamento e recibos separados: toda despesa pessoal deve ser quitada com meio de pagamento individual e registrada fora do ERP corporativo.
Esses cuidados mantêm a integridade da gestão de despesas corporativas e demonstram que a flexibilidade da política é acompanhada de rigor operacional.
A inclusão de um dependente em uma viagem corporativa também requer atenção a aspectos de segurança e comunicação prévia com os fornecedores. O objetivo é evitar incidentes de responsabilidade e garantir que todos os envolvidos saibam quem é o viajante corporativo e quem é o acompanhante.
Nesse contexto, boas práticas incluem:
Seguro viagem independente: o colaborador deve estar coberto pela apólice corporativa, enquanto o dependente precisa ter um seguro particular, com coberturas equivalentes.
Comunicação ao hotel: informar no momento da reserva que o colaborador estará acompanhado, deixando registrada a responsabilidade financeira pela diferença de tarifa, caso exista.
Notificação à companhia aérea: quando o bilhete for emitido por agência parceira, o gestor deve registrar que há um acompanhante pessoal, sem vínculo com a empresa.
Contato de emergência: incluir os dados do dependente no plano de emergência do colaborador, facilitando a identificação em caso de incidente.
Apesar de parecerem ajustes simples, eles previnem ruídos de comunicação e reforçam o duty of care, mostrando que a empresa se preocupa com o bem-estar do colaborador sem extrapolar sua responsabilidade legal.
A presença de um dependente em uma viagem corporativa exige um controle rigoroso das despesas para evitar interpretações equivocadas em auditorias e relatórios financeiros. O ideal é que a empresa defina regras de separação já no momento da autorização da viagem.
Entenda o que considerar para fazer a separação de despesas:
Despesas corporativas: incluem apenas itens diretamente relacionados à função do colaborador, como passagens, hospedagem base, alimentação e deslocamento dentro do escopo profissional.
Despesas pessoais: todas as despesas referentes ao acompanhante, como passagem aérea, alimentação adicional, ingressos, seguro e extras de hotel, devem ser arcadas pelo colaborador.
Comprovantes e recibos: devem ser emitidos separadamente, garantindo que o ERP da empresa registre apenas valores corporativos.
Reembolso parcial: quando o colaborador paga uma despesa compartilhada (como hospedagem ou refeição), ele pode enviar o comprovante completo, mas deve destacar a parte corporativa. O sistema de reembolso deve considerar apenas o valor correspondente ao colaborador, com justificativa anexa.
Política de reembolso clara: o termo de autorização deve mencionar expressamente que custos pessoais não serão reembolsados e precisam ser quitados com meio de pagamento individual.
Esse procedimento garante a rastreabilidade das despesas e evita que valores pessoais sejam reembolsados por engano. Além de atender às boas práticas de gestão de despesas corporativas, demonstra maturidade financeira e responsabilidade no uso de recursos empresariais.
Toda viagem corporativa com acompanhante deve ser respaldada por um termo de ciência, documento que formaliza as condições excepcionais da autorização e define responsabilidades de ambas as partes.
Esse termo deve incluir as seguintes informações:
Motivo da autorização: justificativa aprovada pelo RH e gestor direto, indicando o contexto da necessidade.
Responsabilidades financeiras: detalhamento do que será custeado pela empresa e o que é de responsabilidade pessoal do colaborador.
Declaração de ciência: confirmação de que o colaborador entende as regras de reembolso, hospedagem, transporte e seguro.
Assinaturas: do colaborador, do gestor solicitante e do responsável de Recursos Humanos.
Além disso, o registro da viagem deve permanecer arquivado junto à política corporativa, com cópia digital no ERP ou sistema de gestão de viagens. Essa documentação serve como evidência de conformidade em auditorias e reforça a transparência do programa de viagens corporativas.
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Além de facilitar a rotina do gestor e eliminar planilhas e outras burocracias, a plataforma é ideal para garantir transparência, rastreabilidade e segurança nas decisões de negócio.
Nos casos nos quais há a necessidade de incluir um dependente em uma viagem a trabalho, a VOLL, além de auxiliar na parte operacional, ajuda as empresas a manter o equilíbrio entre sensibilidade humana e governança financeira.
A tecnologia proprietária e o suporte consultivo proporcionam facilidades como:
Controle total de políticas e autorizações: registros centralizados de exceções e aprovações pelo RH e gestor responsável.
Separação automatizada de despesas: classificação entre custos corporativos e pessoais diretamente no sistema de gestão.
Integração com ERPs e relatórios financeiros: garantindo conciliação precisa e visibilidade completa das viagens excepcionais.
Suporte consultivo contínuo: orientação sobre conformidade, duty of care e boas práticas de comunicação com viajantes.
Ao combinar empatia e eficiência, a VOLL apoia empresas a adotarem políticas de viagens mais humanas, sem perder o rigor necessário para garantir compliance e controle orçamentário.
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