Em um mercado cada vez mais dinâmico, processos de due diligence, fusões e aquisições têm se tornado comuns no cenário corporativo. Esses movimentos impactam diretamente o crescimento e a sustentabilidade das empresas, mas também trazem novos desafios para a gestão de viagens, uma vez que exigem maior discrição e um atendimento diferenciado, especialmente por envolverem o deslocamento de grandes executivos e C-levels.
Diante desse contexto, o gestor de viagens precisa garantir sigilo, segurança e uma execução impecável, a fim de proteger informações estratégicas e assegurar o sucesso da operação.
Neste conteúdo, trazemos dicas práticas para que você planeje e execute cada detalhe desse tipo de viagem com máxima precisão. Confira!
Quando falamos em M&A e due diligence, o principal ativo em jogo não é apenas financeiro, mas sim a informação. Qualquer vazamento de dados sobre uma negociação em andamento pode comprometer o valor da empresa, gerar especulação no mercado ou até mesmo inviabilizar o negócio.
Pense no seguinte cenário: a empresa está em negociação para adquirir um concorrente, e a equipe de auditoria e os executivos precisam viajar para realizar uma due diligence minuciosa.
Se os deslocamentos forem rastreados ou se os nomes dos envolvidos aparecerem em sistemas de viagens acessíveis ao público, a notícia pode se espalhar e colocar toda a operação em risco.
O mesmo vale para processos de recrutamento de talentos para altos cargos, por exemplo. Um candidato a uma posição de C-level, ainda empregado em outra empresa, precisa de total confidencialidade em seu processo seletivo. A exposição pode ser prejudicial tanto para ele quanto para sua empresa atual, além de comprometer a imagem e a credibilidade da sua organização.
Como gestor de viagens, sua missão vai além de encontrar as melhores tarifas: você se torna um dos responsáveis por garantir a confidencialidade e proteger os interesses estratégicos da empresa.
Uma viagem discreta começa muito antes do embarque. A escolha das ferramentas e a execução das reservas são a base para um processo seguro e sigiloso. A seguir, veja como gerenciar cada etapa para garantir a máxima confidencialidade.
Evite canais genéricos: OTAs e programas de fidelidade com nomes abertos podem ser um ponto de vulnerabilidade. Ao utilizar milhas corporativas, por exemplo, o nome da empresa pode aparecer no localizador da reserva, facilitando o rastreamento. Prefira ferramentas e parceiros que ofereçam reservas diretas e discretas.
Atenção ao e-mail: o envio de confirmações de reserva para endereços de e-mail corporativos de conhecimento público (como nome.sobrenome@empresa.com.br) pode representar um risco. Considere utilizar endereços genéricos de departamento (ex: financeiro@empresa.com.br) ou e-mail pessoais (com consentimento e em conformidade com a LGPD), garantindo que as informações não sejam facilmente interceptadas.
Meio de pagamento: em alguns casos, é prudente utilizar o nome completo do viajante, mas é fundamental que o meio de pagamento (como um cartão de crédito corporativo) esteja vinculado a um CNPJ neutro ou à agência de viagens, evitando a identificação explícita da sua empresa na fatura do cartão.
Hotéis: escolha hotéis que prezem pela discrição e evite redes com grande movimentação de grupos e eventos corporativos, que podem comprometer a privacidade.
Serviços de transfer: em vez de táxis ou aplicativos de transporte populares, opte por serviços de carro com motorista particular pré-agendados. Essa alternativa, além de garantir conforto e pontualidade, oferece a discrição necessária, sem o rastreamento público comum em aplicativos.
Roteiros alternativos: planeje rotas de ida e volta dos locais das reuniões que não sejam as mais óbvias, ou alterne entre diferentes trajetos para evitar a criação de padrões. Em ambientes urbanos, essa estratégia pode ser um diferencial em termos de segurança.
Locais neutros: sempre que possível, evite realizar reuniões em escritórios que possam ser facilmente identificados. Espaços de coworking de alto padrão, com salas privativas e seguras, são uma excelente alternativa. Além de infraestrutura adequada, oferecem recepção profissional e acesso restrito, o que contribui para a privacidade das conversas.
Tecnologia e segurança: certifique-se de que a sala de reunião não possui dispositivos de gravação ou monitoramento ocultos. Durante reuniões confidenciais, desligue dispositivos eletrônicos pessoais como celulares e laptops para evitar a exposição de informações por meio de sinais de Wi-Fi ou Bluetooth.
Reembolso simplificado: o gestor de viagens pode liberar adiantamentos de despesas sem exigir um detalhamento minucioso de cada gasto em relatórios públicos. Em vez de formular exigências burocráticas, adote um processo mais ágil, no qual o viajante apresente apenas um resumo consolidado das despesas para aprovação.
Códigos de projeto internos: utilize códigos internos e não descritivos para identificar as despesas. Em vez de nomear o projeto como "Aquisição Alpha Co.", opte por um título genérico, como "Projeto Beta 2025", de modo a dificultar qualquer associação com eventos reais e manter a confidencialidade das operações.
Acordo de confidencialidade (NDA): além do NDA geral aplicado ao processo de M&A, considere adotar um termo de confidencialidade específico para o viajante. Esse documento reforça o papel do colaborador na proteção das informações e explicita as consequências em caso de violação.
Canal de comunicação direto: estabeleça um canal de comunicação direto, seguro e disponível 24/7 entre o viajante e a liderança. Esse canal deve ser exclusivo para situações estratégicas, com um ponto de contato dedicado, evitando a necessidade de recorrer a atendimentos genéricos.
Contatos de emergência privados: mantenha à disposição números de contato privados de parceiros estratégicos, como hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos, que possam ser acionados em situações de urgência.
Reservas flexíveis e acessíveis: priorize reservas de voos e hotéis com políticas flexíveis, que permitam alterações de última hora sem penalidades significativas ou burocracia excessiva. O acesso a essas reservas deve ser restrito ao gestor e a um membro-chave da equipe, garantindo controle e segurança da informação.
A implementação de políticas de viagem ajustáveis, a escolha de parceiros que ofereçam atendimento VIP e seguro, e a adoção de tecnologias que centralizam o controle são passos essenciais para elevar a gestão de viagens a um novo patamar.
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A plataforma da VOLL permite a criação de políticas de viagem personalizadas para cada grupo de colaboradores, com fluxos e regras específicas para aprovação e reembolso. Isso significa que você pode estabelecer um fluxo de aprovação único e restrito para viagens estratégicas, garantindo o compliance sem comprometer o sigilo.
A VOLL oferece um serviço de atendimento VIP exclusivo para a alta liderança e viagens sensíveis. Uma equipe experiente e dedicada está pronta para lidar com urgências, alterações e todas as necessidades especiais que surgem nesse tipo de operação com total discrição e agilidade. O atendimento está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, em diversos canais e idiomas.
A solução da VOLL centraliza todas as reservas de fornecedores de viagem, bem como o controle de despesas e reembolsos, em um único ecossistema. Isso permite um controle completo da jornada do viajante, desde a emissão da passagem até a geração do cartão corporativo digital, eliminando a necessidade de múltiplas plataformas e garantindo discrição no last mile.
A plataforma da VOLL oferece dashboards unificados, permitindo uma visão consolidada de todas as informações e despesas. Os relatórios podem ser configurados para ocultar dados sensíveis, quando necessário, assegurando controle financeiro sem comprometer a confidencialidade da operação.
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