Inteligência artificial a favor da produtividade na gestão de viagens corporativas

Lidar com orçamentos apertados, garantir a conformidade com as políticas da empresa, otimizar roteiros e, ao mesmo tempo, oferecer segurança e bem-estar aos colaboradores em trânsito são desafios diários dos gestores de viagens corporativas.

Nesse cenário dinâmico, a busca por soluções inovadoras que simplifiquem esses processos e aumentem a produtividade é constante.

Nesse sentido, a inteligência artificial se destaca como uma ferramenta prática e poderosa, já disponível para transformar a maneira como você, gestor, atua no dia a dia.

Neste artigo, vamos explorar algumas aplicações possíveis da IA na administração de viagens corporativas, em busca de uma rotina cada vez mais produtiva. Confira!

A relação entre inteligência artificial e gestão de viagens

Por muito tempo, decisões de negócio foram baseadas em dados limitados e em intuição, o que resultava em resoluções inseguras e custos desnecessários.

Além disso, muitas tarefas e processos eram totalmente manuais e repetitivos, consumindo tempo precioso das equipes.

A IA, com sua capacidade de processar e analisar grandes volumes de dados em tempo real, oferece uma nova perspectiva, permitindo que as empresas operem com eficiência e agilidade nunca antes vistas.

Na prática, a IA permite que os gestores de viagens adotem uma abordagem proativa, antecipando problemas, identificando oportunidades de economia e personalizando a experiência do viajante.

No entanto, é importante ressaltar que a IA não veio para substituir o trabalho humano, mas para potencializá-lo. Automatizando tarefas repetitivas, ela libera o gestor de viagens para atividades mais estratégicas, como negociação com fornecedores, desenvolvimento de políticas e suporte personalizado aos viajantes.

A transformação é tão significativa que, segundo relatório da GBTA, as perspectivas para o futuro das viagens corporativas indicam que a tecnologia e a IA continuarão a desempenhar um papel central. 

Para 2025, 32% dos compradores de viagens e 47% dos fornecedores/TMCs destacam os avanços tecnológicos, especialmente em inteligência artificial, como os principais desafios e oportunidades que o setor enfrentará.

Em paralelo, um estudo colaborativo do Sabre com a Serko reforça essa realidade, revelando que 90% dos gestores de viagens já incorporaram IA ou IA generativa em seus fluxos de trabalho. 

Os principais objetivos citados foram redução de custos (71%), melhoria da experiência do viajante (68%) e otimização da análise de dados (63%). Esses números não só confirmam a adoção massiva, como também destacam o impacto que a IA está gerando no dia a dia da gestão de viagens.

IA na prática: principais aplicações a favor da produtividade na gestão de viagens

A inteligência artificial pode ser uma aliada poderosa para aumentar a produtividade e a eficiência na gestão de viagens corporativas. Desde a análise de dados por meio do aprendizado de máquina até a automação de processos, a IA possui diversas aplicações. Conheça algumas delas a seguir:

Chatbots e assistentes virtuais

Imagine seus viajantes com dúvidas sobre políticas, reservas ou itinerários, recebendo respostas instantâneas, a qualquer hora do dia ou da noite. Os chatbots e assistentes virtuais baseados em IA tornam isso possível. 

Eles podem responder a perguntas frequentes, auxiliar em reservas e alterações, além de personalizar recomendações com base no histórico de viagens e nas preferências do viajante.

A VOLL foi pioneira no uso da tecnologia nesse sentido. Desde 2017, adotamos um atendimento omnichannel totalmente integrado, com sistema de triagem e filtros inteligentes com IA para atendimentos via chat e WhatsApp. 

A inteligência artificial é utilizada para triar os contatos e direcionar o viajante ao especialista mais adequado, agilizando o processo de suporte.

Faturas e despesas

A consolidação e análise de faturas e despesas é uma das tarefas mais demoradas e suscetíveis a erros na gestão de viagens.

Nesse sentido, sistemas com IA podem escanear faturas (digitais ou físicas), identificar e extrair automaticamente informações cruciais, como nome do fornecedor, data, valor e tipo de despesa. 

Por meio do machine learning, a IA aprende a categorizar despesas de acordo com as políticas da sua empresa, facilitando a auditoria e a prestação de contas.

Além disso, ao analisar os dados extraídos, a IA consegue sinalizar rapidamente erros, duplicidades ou despesas que não estejam em conformidade com as regras estabelecidas. 

Em seguida, com os dados processados, a IA pode gerar relatórios detalhados em poucos segundos, fornecendo uma visão clara dos gastos e facilitando a tomada de decisões.

Leia mais: IA no pós-viagem: como identificar fraudes e otimizar custos com algoritmos

Previsão orçamentária

A análise rápida e inteligente de dados históricos é um dos grandes diferenciais da IA. A tecnologia pode processar anos de dados de gastos com viagens, identificando padrões sazonais, picos e vales, além de tendências de preços.

Fatores externos também podem ser considerados: a integração com dados de mercado, como flutuações de preços de combustíveis, eventos globais, taxas de câmbio e tendências econômicas, permite que a IA crie previsões mais realistas.

Dessa forma, os algoritmos avançados de machine learning podem prever com alta precisão os custos futuros de viagens, considerando variáveis como número de viajantes, destinos prováveis e duração das viagens.

Com previsões mais certeiras, você pode alocar seu orçamento de forma mais eficiente, evitando gastos excessivos e identificando oportunidades de economia.

Acompanhamento de tarifas

Encontrar a melhor combinação de voos, hotéis e transporte terrestre que se encaixe no orçamento e nas preferências do viajante é um enorme desafio.

A IA pode analisar milhares de opções em segundos, combinando diferentes tarifas de voos e hotéis para encontrar a opção mais econômica e eficiente. 

Ela ainda pode considerar automaticamente as políticas de viagem da empresa (por exemplo, classe de voo permitida, limite de diárias para hotéis) e as preferências do viajante com base em seu histórico.

Funcionalidade inédita no Brasil, o VOLL Flights utiliza IA e aprendizado de máquina para fazer uma varredura completa e inteligente em todas as opções disponíveis, combinando trechos de companhias aéreas diferentes para encontrar a possibilidade mais econômica. Com isso, é capaz de oferecer até três vezes mais alternativas de voos e tarifas para encontrar o menor preço.

Outra possibilidade já ofertada pela VOLL são os alertas de tarifas: a IA pode monitorar as flutuações de preços de passagens e hospedagens e alertar quando os valores caem, permitindo que você reserve no momento mais oportuno.

Todas essas análises, combinações e acompanhamentos ocorrem de maneira automática, economizando tempo e esforço da equipe.

Gestão de fornecedores

A negociação e a interação com fornecedores baseiam-se no relacionamento humano. Porém, a IA pode oferecer apoio de diversas formas.

A tecnologia pode avaliar o desempenho de companhias aéreas, redes de hotéis e locadoras de veículos com base em critérios como preço, qualidade do serviço, pontualidade e feedback dos viajantes, além de apontar oportunidades para renegociar contratos e obter melhores tarifas ao analisar padrões de gastos e volumes de reservas.

Outra possibilidade é a automação de RFPs (Request for Proposal): a IA pode ajudar a otimizar o processo de criação e análise de RFPs, garantindo que todas as informações necessárias sejam incluídas e que as propostas dos fornecedores sejam avaliadas de forma justa e eficiente.

Leia mais: O que é bid e como aplicar nas viagens corporativas

Métricas e indicadores na implementação da IA

Após a implementação da IA, é preciso medir seu impacto para garantir que o investimento esteja gerando o retorno esperado. A seguir, apresentamos algumas métricas e indicadores de sucesso que você pode acompanhar:

• Redução do tempo de processamento: meça o tempo gasto em tarefas como aprovação de despesas, emissão de passagens ou consolidação de relatórios antes e depois da adoção da IA.

• Diminuição de erros manuais: monitore a taxa de erros em processos que agora são automatizados, como entrada de dados ou categorização de despesas.

• Número de chamados de suporte: avalie a redução na quantidade de perguntas repetitivas que agora são respondidas por chatbots.

• Economia nas despesas de viagem: compare os gastos totais com viagens antes e depois da implementação da IA, considerando as economias geradas por tarifas otimizadas e maior conformidade com as políticas internas.

• Redução de gastos não conformes: monitore a diminuição de despesas que violam as políticas de viagem da empresa.

• ROI (Retorno sobre o Investimento): calcule o retorno financeiro obtido em relação ao investimento feito na tecnologia.

• Feedback dos viajantes: colete avaliações e depoimentos sobre a facilidade de uso das ferramentas baseadas em IA e sobre a melhoria na experiência de viagem.

Garantindo a governança de dados na adoção da IA

A crescente utilização da IA na gestão de viagens corporativas levanta uma questão fundamental: como garantir a privacidade e a segurança dos dados dos viajantes e da empresa, especialmente em um cenário global com regulamentações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil?

A governança de dados, nesse contexto, torna-se um pilar essencial para a confiança e a sustentabilidade das operações.

Para isso, adote as seguintes práticas:

• A IA deve ser alimentada apenas com os dados estritamente necessários para cumprir sua finalidade (por exemplo, otimizar reservas, prever orçamentos). Cada dado coletado deve ter uma finalidade clara e legítima, em conformidade com a LGPD.

• Sempre que a IA utilizar dados pessoais sensíveis ou para fins que extrapolem o uso inicialmente previsto, o consentimento explícito e informado do viajante deve ser obtido. Isso inclui o uso de dados para personalização de experiências que possam revelar preferências pessoais.

• Para análises em larga escala, em que a identificação individual não é necessária, técnicas de anonimização ou pseudonimização (substituir identificadores diretos por pseudônimos) devem ser utilizadas.

• Adote sistemas de IA que ofereçam medidas avançadas de segurança cibernética, como criptografia de dados, controle de acesso rigoroso, firewalls e sistemas de detecção de intrusão.

• Para projetos de IA que envolvam alto risco à privacidade, avalie a realização de uma Avaliação de Impacto à Proteção de Dados (DPIA), com o objetivo de identificar e mitigar riscos antes da implementação.

• Atualize sua política de viagens para incluir instruções claras sobre o uso da IA e a proteção de dados, e garanta que a equipe seja devidamente treinada nas melhores práticas e na importância da conformidade com a LGPD.

A VOLL é a primeira agência de viagens corporativas do Brasil certificada com a ISO 27001, norma internacional que estabelece requisitos para um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI).

Ao seguir padrões internacionais robustos, estruturamos um sistema que protege os dados dos nossos clientes contra qualquer tipo de ameaça. Implementar e manter essas práticas nos ajuda a evitar fraudes e vulnerabilidades nas empresas, mantendo os dados de seus colaboradores seguros.

VOLL: agência de viagens corporativas pioneira na adoção de IA

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, integra as mais recentes inovações em IA em uma plataforma robusta e centrada em tecnologia.

Com funcionalidades como combinação inteligente de tarifas, análises preditivas e automação de relatórios, a VOLL oferece o que há de melhor em soluções inovadoras para trazer mais produtividade ao dia a dia do gestor e do viajante.

Leia mais: 10 facilidades que a IA da VOLL oferece para facilitar o dia a dia de gestores de viagens

Além disso, contamos com equipes dedicadas para auxiliar na implementação, treinamento e otimização do uso da plataforma, garantindo que você e sua equipe extraiam o máximo benefício das ferramentas de IA.

Essa é a oportunidade de deixar para trás tarefas operacionais repetitivas e focar no que realmente importa: estratégia, produtividade e eficiência. 

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