Terceiros e temporários em viagens corporativas: como evitar riscos

Nem todo colaborador que viaja a trabalho faz parte do quadro fixo da empresa. Em projetos pontuais, treinamentos, eventos ou para prestar suporte técnico em campo, por exemplo, é comum que prestadores de serviço e temporários também precisem se deslocar em nome da companhia, muitas vezes com urgência e fora dos fluxos tradicionais de aprovação.

Nesses casos, a falta de políticas claras e de uma estrutura preparada para lidar com exceções pode gerar uma série de problemas: desde fraudes e pagamentos indevidos até riscos fiscais, inconsistências contábeis e retrabalho na prestação de contas.

Neste conteúdo, a VOLL te explica como habilitar terceiros e temporários a viajar pela sua empresa com segurança e sem perder o controle das despesas. Confira!

Desafios e riscos ao permitir que terceiros e temporários viagem pela empresa

Incluir prestadores de serviço e temporários no programa de viagens corporativas requer atenção redobrada. Diferente dos colaboradores fixos, esse público geralmente não tem acesso aos mesmos meios de pagamento nem passa por um onboarding estruturado sobre a política de viagens, o que amplia a margem para falhas e prejuízos.

Os principais desafios enfrentados pelas empresas nesse cenário estão relacionados aos seguintes pontos:

• Adiantamentos manuais e sem controle: A liberação de valores via reembolso antecipado ou depósitos fora do sistema oficial dificulta o rastreamento e favorece inconsistências na prestação de contas.

• Uso indevido de recursos: Sem um cartão corporativo ou meio de pagamento controlado pela empresa, há maior risco de despesas não autorizadas ou incompatíveis com a política interna.

• Riscos fiscais e trabalhistas: Pagamentos feitos diretamente ao prestador ou falta de comprovação adequada podem gerar problemas com o fisco e questionamentos sobre o vínculo empregatício.

• Falta de integração com o ERP: Quando a viagem de terceiros ocorre fora do sistema corporativo, o lançamento contábil se torna manual, abrindo espaço para erros e retrabalho nas áreas financeira e fiscal.

• Ausência de critérios e regras claras: A falta de um processo padronizado faz com que cada viagem seja tratada de forma improvisada, comprometendo a governança de T&E.

Leia também: Como calcular despesas e diárias de viagens a trabalho?

Como simplificar a política de viagens para terceiros e temporários

Ao contrário do que se pode imaginar, simplicidade é a chave para reduzir riscos e garantir o bom andamento de viagens feitas por prestadores ou temporários, afinal, políticas extensas e pouco acessíveis não funcionam para quem está entrando na operação de forma pontual ou com prazos curtos. Por isso, muitas empresas têm adotado o modelo de política de viagens em uma página para esse público específico.

Esse formato deve apresentar de forma objetiva as principais diretrizes que precisam ser seguidas por esses profissionais, como:

• Meios de transporte autorizados;

• Limites de gastos por categoria;

• Procedimento de reservas;

• Política de hospedagem e alimentação;

• Canais de dúvidas e aprovações.

Além disso, é fundamental que as diretrizes de viagem façam parte de um fluxo de onboarding e offboarding. No onboarding, o prestador ou temporário deve ser automaticamente incluído nas regras de viagem da empresa, com acesso controlado aos sistemas de reserva, política em linguagem acessível, canais de suporte e, quando aplicável, meios de pagamento temporários e rastreáveis.

Já no offboarding, é essencial que todos os acessos e permissões sejam encerrados assim que a viagem for concluída ou o contrato finalizado para evitar o uso indevido de recursos, falhas de compliance e exposição a riscos fiscais ou trabalhistas.

Esse tipo de fluxo é importante para manter a conformidade com a política de viagens e com a LGPD, ao mesmo tempo em que alivia o time financeiro e evita falhas operacionais. 

Como orquestrar os pagamentos de viagens de terceiros e temporários

Meios de pagamentos convencionais como adiantamentos manuais ou reembolsos podem gerar problemas como falta de controle, erros fiscais e risco de fraude quando utilizados por colaboradores que não fazem parte do quadro fixo da empresa.

Nesses casos, o melhor a se fazer é definir previamente os meios de pagamento autorizados. Com a tecnologia certa, é possível habilitar recursos como:

• Cartões virtuais por viagem ou projeto: O gestor define o valor exato que será disponibilizado e esse valor fica vinculado a um centro de custo ou demanda específica. O cartão tem validade e uso controlado, garantindo rastreabilidade total.

• Carteiras digitais com saldo limitado (wallet): Permitem transferir valores específicos para o prestador com regras automáticas de uso, prazos e categorias autorizadas.

• Pagamentos diretos via plataforma: O próprio sistema pode realizar a reserva e o pagamento de passagens, hospedagens e outros serviços sem envolver o viajante diretamente, reduzindo riscos e etapas manuais.

• Vouchers para alimentação e transporte: Soluções pré-aprovadas que evitam o uso indevido de recursos ou a necessidade de reembolsos complexos.

Essa organização evita que as exceções virem regra e garante que até as viagens menos frequentes ocorram com o mesmo nível de compliance das demais.

Além disso, o gestor também pode fazer a integração entre a plataforma de viagens e o ERP. Assim, todos os pagamentos ficam registrados automaticamente, com conciliação facilitada, associação a centros de custo e geração de relatórios de despesas.

Saiba mais em: Reembolso de despesas corporativas: como funciona e como contabilizar.

Como a VOLL apoia a gestão de viagens de terceiros e temporários

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já apoia empresas como Heineken, OLX, Cargill e outras centenas a estruturarem políticas claras, automatizar fluxos e simplificar a orquestração de pagamentos para todos os perfis de viajantes. 

Através da plataforma integrada da VOLL, prestadores de serviços podem se deslocar com os mesmos recursos disponíveis para colaboradores fixos, mas com parâmetros específicos para que seja possível garantir 100% de aderência à política de viagens.

Além de funcionalidades automatizadas, a VOLL oferece diversos benefícios para a gestão de viagens para colaboradores fora do quadro fixo da empresa, como:

• Perfis personalizados para terceiros: O gestor define regras específicas para esse público, incluindo tetos de gastos, meios de pagamento permitidos e categorias de fornecedores autorizados.

• Cartão virtual com saldo controlado: Ativado apenas para a duração da viagem ou projeto, com valores definidos e integração direta ao centro de custo.

• Fluxo de aprovação ágil: Pedidos de reserva e liberação de valores passam por aprovação de forma automatizada, com total visibilidade das etapas.

• Onboarding e offboarding simplificados: Os terceiros podem ser habilitados temporariamente no sistema e removidos com poucos cliques, sem risco de acesso indevido após o fim da demanda.

• Conformidade com a LGPD: Todos os dados são protegidos com rigor, e o uso de informações pessoais é restrito às finalidades específicas da viagem, com consentimento e trilha de auditoria.

• Integração com ERPs e relatórios de T&E: Os gastos desses públicos ficam registrados e vinculados corretamente, evitando retrabalho contábil e garantindo previsibilidade para o gestor.

Com todas essas soluções unidas a um time consultivo e especializado para lidar com os mais diversos cenários antes, durante e após a realização de viagens corporativas, as empresas mantêm o controle da operação e reduzem riscos relacionados a fraudes, inconsistências fiscais e despesas não justificadas.

Que tal começar a estruturar uma política inteligente para terceiros e temporários na sua empresa agora mesmo? Fale com os especialistas da VOLL e conheça as condições especiais para simplificar sua operação com tecnologia e governança.