Como gerir viagens com turnos invertidos: desafios e soluções para operações noturnas

A dinâmica do mercado atual exige que as empresas operem 24 horas por dia, 7 dias por semana. Para o gestor de viagens corporativas, isso se traduz em um desafio logístico complexo: estruturar e gerenciar viagens que ocorrem fora do horário comercial tradicional, em turnos invertidos ou operações noturnas.

Neste artigo, você verá dicas para estruturar viagens corporativas que acontecem fora do horário comercial usual, com soluções práticas para tornar o processo mais eficiente, seguro e confortável para os colaboradores.

Desafios das viagens em horários não convencionais

As viagens corporativas fora do horário convencional, como voos à noite ou compromissos durante a madrugada, exigem um planejamento especial. Isso pode envolver a escolha de voos em horários atípicos, transporte que funcione fora do expediente e a seleção de acomodações que atendam a esses horários irregulares.

Na prática, a disponibilidade de voos, transporte terrestre e serviços de apoio (como recepção de hotel ou suporte de fornecedores) é significativamente menor fora do horário padrão. 

Além disso, hotéis com políticas de check-in e check-out rígidas podem forçar o colaborador a esperar horas, reduzindo o tempo de descanso essencial antes da jornada.

Outro ponto é a segurança: o deslocamento noturno, especialmente em grandes centros, exige um nível de cuidado e planejamento de rotas superior para garantir a segurança dos viajantes.

Além dos desafios logísticos, as viagens noturnas também podem ter impacto na saúde e no desempenho dos colaboradores. A privação de sono, o jet lag e o estresse causado por viagens longas em horários pouco convencionais podem afetar a concentração e a energia dos viajantes.

O planejamento inadequado nestes cenários também pode gerar passivos trabalhistas consideráveis, como veremos adiante.

Como estruturar viagens noturnas com eficiência

A chave para o sucesso é a antecipação e a flexibilidade na política de viagens. O planejamento precisa ser adaptado para proteger a energia e o foco do viajante. Aqui estão algumas dicas práticas para otimizar cada etapa da viagem:

Seleção de voos

Priorize voos que permitam o máximo de descanso antes do compromisso. Em vez de um voo noturno que exija trabalho imediato, avalie um voo no fim da tarde que chegue a tempo de uma noite completa de sono antes da operação. A produtividade paga o custo extra de uma tarifa mais conveniente.

Transporte terrestre

Para viagens terrestres, considere o uso de transporte privado ou serviço de traslado disponível 24 horas, garantindo que os colaboradores cheguem com segurança aos destinos, mesmo em horários irregulares.

Acomodação

Priorize hotéis que ofereçam check-in flexível, serviços 24 horas e que sejam bem localizados em relação ao ponto de trabalho. O conforto do local de hospedagem vai influenciar diretamente a disposição do colaborador para enfrentar o trabalho no dia seguinte.

Alimentação

Muitos hotéis e restaurantes oferecem serviços 24 horas, mas é importante verificar a disponibilidade de alimentos nutritivos que ajudem a manter o nível de energia, evitando refeições pesadas ou desequilíbrios alimentares.

Além disso, considere fornecer snacks saudáveis e hidratação constante, como frutas, nozes e água, especialmente em viagens de longa duração, para que os colaboradores consigam manter-se focados e saudáveis durante a jornada.

Outra estratégia é negociar com fornecedores locais (restaurantes, dark kitchens ou serviços de delivery corporativo) a entrega de refeições balanceadas em qualquer horário.

Prevenção de fadiga

Para garantir que os colaboradores não sofram com a privação de sono, ajuste o cronograma de modo a permitir períodos de descanso. Se a viagem for longa, planeje atividades leves após a chegada, sem comprometer a agenda de negócios. Um cronograma flexível pode ajudar a evitar o cansaço excessivo e garantir maior produtividade.

Conformidade legal e riscos trabalhistas em viagens noturnas

A CLT estabelece que o trabalhador deve ter um período mínimo de 11 horas consecutivas de descanso entre duas jornadas de trabalho, independentemente de onde esteja.

Além disso, a lei define que, se o colaborador estiver desempenhando atividades a serviço da empresa ou aguardando ordens durante a viagem, esse tempo pode ser considerado como parte da jornada de trabalho. Ou seja, mesmo que o funcionário não esteja realizando uma atividade no momento, ele estará aguardando até ser acionado para realizar um serviço.

Neste caso, como o colaborador está impedido de realizar outras atividades, o tempo de espera deve ser contabilizado como hora trabalhada e, portanto, inserido na contagem do tempo de descanso.

Por isso, o tempo de viagem, especialmente em turnos invertidos, precisa ser cuidadosamente gerido para garantir que o colaborador usufrua das 11 horas de descanso antes de iniciar a jornada de trabalho no destino. 

Se o voo noturno consumir parte desse tempo de descanso, será necessário ajustar o cronograma de trabalho para compensar esse período.

Como gerenciar custos de viagens com turnos invertidos?

Gerir viagens noturnas não significa aumentar os custos, mas sim realocar o investimento para garantir a segurança e a produtividade. Há várias maneiras de controlar os custos sem comprometer o conforto e a segurança dos colaboradores, como:

• Negociar tarifas diferenciadas: utilize o volume de viagens para negociar tarifas especiais em horários atípicos com companhias aéreas e redes hoteleiras. A flexibilidade do late check-out pode ser negociada como um benefício recorrente.

• Usar plataformas de gestão de viagens corporativas: plataformas podem ajudar a comparar preços e encontrar as melhores ofertas em tempo real, garantindo que as opções mais convenientes sejam selecionadas sem extrapolar o orçamento.

• Compra antecipada de passagens: a compra antecipada de passagens aéreas, especialmente para voos noturnos, costuma ser mais barata do que a compra de última hora. Além disso, reservar voos em horários específicos pode evitar custos adicionais associados a mudanças de última hora ou à necessidade de ajustar o cronograma.

• Utilizar programas de fidelidade: use programas de fidelidade para reduzir custos de viagens, aproveitando milhas para resgatar passagens aéreas e garantir upgrades em hotéis, economizando em quartos e serviços extras.

• Otimizar transporte para grupos: se a empresa tiver vários colaboradores viajando para o mesmo destino, é possível contratar serviços de traslado ou compartilhar um carro alugado.

• Definir diretrizes claras de despesas: defina políticas claras sobre o que pode e o que não pode ser coberto durante as viagens, incluindo limites para alimentação e transporte.

• Utilizar softwares de gestão de despesas: use softwares que geram relatórios automáticos de todas as despesas de viagem, proporcionando uma visão detalhada sobre os gastos e ajudando a identificar áreas onde é possível fazer ajustes e cortar custos.

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Outros diferenciais são a gestão automatizada de despesas, a geração de relatórios e dashboards de indicadores e a personalização de políticas, que permite adaptar regras, como limites de custos por grupos de colaboradores.

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