Como evitar phishing em confirmações de reservas e boletos em viagens corporativas

O setor de viagens corporativas se tornou um dos principais alvos de golpes digitais, com perdas globais estimadas em US$ 21 bilhões. Entre as tentativas mais comuns estão mensagens falsas de confirmação de reservas, links de check-in e boletos fraudulentos enviados em nome de hotéis, companhias aéreas e eventos corporativos. 

Esse tipo de golpe, conhecido como phishing, busca capturar dados financeiros e credenciais de acesso, muitas vezes explorando momentos de pressa ou falta de verificação.

Em programas de viagens de médio e grande porte, onde dezenas de reservas são feitas diariamente, o risco cresce na mesma proporção do volume de transações. Por isso, o gestor deve adotar protocolos de segurança e validação que garantam a legitimidade de cada comunicação antes de qualquer pagamento ou interação com links externos.

Confira abaixo como orientar e proteger os colaboradores contra esses golpes.

Crie uma lista segura de remetentes e domínios confiáveis

Um dos passos mais eficazes para prevenir tentativas de phishing em viagens corporativas é manter uma lista atualizada de remetentes e domínios oficiais. Isso reduz o risco de interações com e-mails falsos que simulam confirmações de reserva, check-in ou pagamento.

Boas práticas para construir e manter essa lista:

• Mapeie todos os fornecedores legítimos: inclua endereços de e-mail e sites oficiais de hotéis, companhias aéreas, locadoras e organizadores de eventos.

• Registre contatos institucionais da agência ou plataforma de viagens corporativas: mensagens fora desses domínios devem ser tratadas como suspeitas.

• Padronize o formato de comunicação: fornecedores e parceiros devem usar e-mails corporativos, sem variações de domínio ou endereços genéricos.

• Revise periodicamente: verifique se há trocas de fornecedores, fusões ou alterações contratuais que possam exigir atualização da lista.

Essa base deve ser compartilhada com todos os colaboradores que aprovam, emitem ou fazem pagamentos relacionados às viagens corporativas, garantindo uniformidade e segurança nas interações digitais.

Use um checklist de validação antes de pagar ou confirmar reservas

Mesmo com os domínios confiáveis mapeados, as tentativas de phishing em viagens corporativas podem escapar por detalhes. Ter um checklist de validação antes de qualquer pagamento ou confirmação é essencial para detectar inconsistências e evitar prejuízos.

Itens que não podem faltar nesse checklist:

• CNPJ e razão social: verifique se coincidem exatamente com o fornecedor contratado e se estão ativos no site da Receita Federal.

• Dados bancários: confira se a conta está vinculada à empresa e não a uma pessoa física.

• Fatura espelho: sempre compare o boleto recebido com a fatura gerada na plataforma de viagens corporativas ou ERP.

• Endereço de e-mail do remetente: atenção a variações sutis em domínios (ex.: “.com.br” em vez de “.com”).

• Telefone de verificação: em caso de dúvida, confirme diretamente com o hotel, organizador do evento ou com a agência.

Padronizar essa etapa antes da aprovação de qualquer pagamento reduz o risco de fraudes e fortalece o compliance do programa de viagens corporativas.

Leia também: Guia antifraude para evitar golpes comuns em viagens corporativas.

Implemente aprovação a 4 mãos para pagamentos fora da plataforma

Pagamentos realizados fora da plataforma de viagens corporativas merecem atenção redobrada. Mesmo com políticas bem definidas, situações pontuais, como inscrições em eventos, reservas emergenciais ou ajustes de hospedagem, podem abrir brechas para fraudes e cobranças indevidas.

Para reduzir esse risco, adote o modelo de aprovação a 4 mãos, no qual dois responsáveis validam o mesmo pagamento de forma independente.

Como aplicar esse controle com eficiência:

• Defina duplas de aprovação por centro de custo: um responsável pela solicitação e outro pela validação do comprovante.

• Padronize o fluxo: qualquer pagamento fora da plataforma deve seguir um roteiro documentado, com registro de e-mails e evidências.

• Use dados de referência cruzada: o segundo aprovador deve confirmar CNPJ, valor e dados bancários a partir da reserva original.

• Registre o histórico da decisão: mantenha logs e anexos no ERP ou sistema de gestão de despesas.

Esse processo pode parecer burocrático, mas evita estornos complexos e perdas financeiras, além de reforçar a governança do programa de gestão de viagens corporativas.

Crie um playbook de incidentes e estornos

Fraudes podem ocorrer mesmo em ambientes controlados, e o tempo de resposta é o que define o tamanho do impacto. Por isso, um playbook de incidentes é indispensável para orientar as equipes sobre as ações a tomar diante de boletos falsos, links fraudulentos ou comunicações suspeitas.

O que incluir nesse plano de resposta:

• Canal de reporte imediato: estabeleça um e-mail ou canal interno para notificação de tentativas suspeitas.

• Procedimentos de bloqueio e contenção: detalhe como suspender pagamentos, cancelar reservas e acionar bancos ou fornecedores.

• Fluxo de comunicação entre áreas: integre TI, financeiro, compliance e gestão de viagens para garantir decisões rápidas e coordenadas.

• Prazos e responsáveis: defina metas de tempo para resposta e acompanhe cada caso até a recuperação do valor ou a conclusão da análise.

• Aprendizado contínuo: registre ocorrências, extraia lições e atualize o protocolo conforme novos tipos de fraude surjam.

Ter esse material documentado e acessível fortalece a cultura de segurança digital e aumenta a resiliência do programa de viagens corporativas diante de ameaças externas.

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Golpes de phishing e boletos falsos se tornaram cada vez mais sofisticados, mas empresas que utilizam plataformas integradas de gestão de viagens corporativas, como a VOLL, reduzem significativamente sua exposição a esse tipo de risco.

Com a centralização de reservas, pagamentos e aprovações em um único ambiente, a VOLL elimina a necessidade de interações externas com e-mails e links avulsos, que são a principal porta de entrada para fraudes. Todas as transações passam por verificações automáticas e rastreáveis, dentro de um sistema auditável e em conformidade com os padrões de segurança da informação e LGPD.

Além da tecnologia, a VOLL oferece acompanhamento consultivo e suporte 24h para incidentes, garantindo que o gestor tenha visibilidade total sobre o processo e confiança em cada etapa da jornada.

A combinação entre automação segura, dados confiáveis e atendimento humano especializado faz da VOLL uma parceira estratégica para proteger a operação e fortalecer a governança digital em programas de viagens corporativas.

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