Como integrar as viagens corporativas de uma empresa adquirida em M&A?

Uma operação de fusão e aquisição (M&A) é um marco importante para qualquer empresa, representando crescimento e expansão de mercado. No entanto, para o gestor de viagens, essa mudança exige uma integração operacional complexa, que demanda precisão, agilidade e um plano de ação bem estruturado.

Além de unificar culturas e sistemas, o gestor precisa garantir que os colaboradores da empresa adquirida continuem realizando suas viagens corporativas com segurança, em conformidade com a política vigente e sem interrupções.

Nesse cenário, um programa de viagens fragmentado no pós-M&A pode resultar em custos descontrolados, riscos de compliance e uma experiência negativa para o viajante.

Se o seu objetivo é unificar políticas, perfis e fornecedores de viagens da nova empresa de forma fluida e eficiente, confira as dicas que preparamos neste conteúdo!

O que uma aquisição muda na gestão de viagens corporativas?

Uma aquisição cria ondas de mudança na rotina operacional, e a área de viagens é especialmente sensível a essas transformações.

O choque entre políticas e culturas de viagem é o ponto de atrito mais imediato, já que a empresa adquirida provavelmente possui sua própria política, e as regras sobre classe de voo, teto de diárias de hotel, fluxos de aprovação e categorias de táxi ou mobilidade podem ser completamente diferentes. 

Se não forem unificadas rapidamente, essas políticas conflitantes podem levar à perda de controle de gastos e a questionamentos sobre equidade entre os colaboradores das duas empresas.

Além disso, duas empresas significam, geralmente, duas agências de viagem, dois ou mais acordos diretos com companhias aéreas ou redes hoteleiras, além de sistemas distintos de pagamento e prestação de contas. 

Essa fragmentação de dados e fornecedores gera a ausência de uma visão consolidada dos custos, dificultando a tomada de decisões estratégicas.

Por fim, ao absorver uma nova operação, você herda também seu passivo e seus processos, incluindo a forma como ela lida com faturas, recibos e impostos em diferentes jurisdições ou regiões. 

A falta de padronização rápida pode gerar inconsistências na prestação de contas, dificultar auditorias e aumentar a exposição a riscos fiscais e regulatórios.

Leia mais: Como gerenciar o programa de viagens em um grupo com diversas empresas?

Como ajustar a gestão de viagens para incluir empresas adquiridas?

A integração bem-sucedida do programa de viagens requer uma abordagem baseada em três pilares: inventário rápido, adaptação imediata e ajuste estrutural. Veja como colocar cada um deles em prática:

1. Inventário

Você precisa realizar um mapeamento completo do cenário atual da operação de viagens da empresa adquirida. Esse inventário deve ser concluído nas primeiras semanas após o anúncio da aquisição e deve incluir:

• Agência atual: qual é o nível de serviço, a tecnologia utilizada (plataforma de reservas) e o volume transacionado?

• Acordos diretos: a empresa tem tarifas negociadas com redes hoteleiras, companhias aéreas específicas ou locadoras?

• Contratos e prazos: quando expiram os contratos de fornecimento? Existem multas por rescisão?

• Cartões corporativos: quantos funcionários possuem cartões? Qual é a bandeira e o emissor? Qual é o fluxo de upload de despesas e de prestação de contas?

• Faturas diretas: a empresa utiliza faturas centrais da TMC ou de hotéis para pagamento? Qual é o padrão de informações contidas nessas faturas?

• Diferenças na política de viagens: identifique os 3 a 5 pontos mais divergentes em relação à sua política (por exemplo: executivos que viajam em classe executiva, enquanto sua política prevê classe econômica). Entenda também os níveis de aprovação: quem aprova e qual é o fluxo hierárquico?

2. Adaptação imediata

O primeiro mês é crítico para garantir a continuidade operacional e a percepção de valor da aquisição pelos colaboradores. Seu foco deve estar em medidas provisórias que assegurem a continuidade das viagens e a segurança dos viajantes, enquanto a integração completa é planejada.

Solicite à sua TMC/agência que crie perfis espelho para todos os colaboradores recém-integrados. Marque esses perfis com uma tag ou centro de custo temporário que identifique a empresa de origem. 

Isso permitirá aplicar a política de viagens da empresa adquirida como uma exceção temporária dentro do seu sistema, utilizando também seu suporte de emergência e segurança.

Em relação aos meios de pagamento, não tente unificar os cartões corporativos nos primeiros 30 dias, já que processos bancários costumam ser lentos. 

Priorize a centralização das compras e o controle de gastos: utilize o meio de pagamento da sua empresa-mãe para todas as reservas feitas por meio da sua agência, mantendo o sistema de cartões ou reembolso da empresa adquirida por um período de transição (30 a 60 dias). 

Inicie, desde já, a comunicação sobre o novo processo (como uso do seu cartão corporativo ou aplicativo de despesas).

Por fim, invista em uma comunicação clara e didática com os novos colaboradores. Crie um guia rápido de viagem, destacando onde reservar (URL da sua plataforma), com quem falar (contato da sua equipe) e a política temporária (regras essenciais que devem ser seguidas neste momento).

3. Ajuste estrutural

Com a operação sob controle, o próximo passo é focar na integração sistêmica, contratual e estratégica de longo prazo. Aqui, o objetivo principal é unificar os processos fiscais e contábeis.

Negocie com a sua agência de viagens para emitir uma fatura única (ou um grupo consolidado de faturas) para a entidade jurídica combinada, mantendo um nível de detalhamento que permita a conciliação contábil individualizada no ERP da sua empresa.

Além disso, garanta que os códigos de despesa, centros de custo e a estrutura de aprovação da empresa adquirida sejam devidamente mapeados e refletidos no seu ERP.

Dicas extras

Revise acordos comerciais

Utilize o inventário rápido para somar o volume de viagens de ambas as empresas e apresente o novo volume total aos seus principais fornecedores, com o objetivo de renegociar as tarifas corporativas. 

Com um volume de viagens maior, você ganha mais margem para negociação. Se a empresa adquirida possuía um acordo vantajoso, considere incorporá-lo ao seu, negociando um desconto mais agressivo sobre o volume consolidado.

Leia mais: 10 dicas para fechar acordos vantajosos com fornecedores de viagem

Analise boas práticas

Se a política da empresa adquirida incluir pontos que proporcionam uma melhor experiência ao viajante sem impactar significativamente os custos, como a preferência por hotéis com Wi-Fi gratuito e espaços adequados para coworking, avalie incorporá-los à nova política unificada.

Adotar boas práticas contribui para o bem-estar dos colaboradores e para a aceitação das novas diretrizes.

Crie um comitê de integração

Forme um pequeno comitê com líderes e viajantes frequentes de ambas as empresas para discutir e validar a nova política de viagens. Essa abordagem aumenta o engajamento, fortalece a comunicação e reduz a resistência à mudança, além de garantir que a nova política reflita as necessidades reais dos viajantes.

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A complexidade de unificar políticas, compliance, diferentes perfis de viajantes e meios de pagamento exige uma solução robusta e flexível, que siga o conceito end-to-end.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e integra viagens, mobilidade e despesas para oferecer uma experiência única e fluida de ponta a ponta, tanto para gestores quanto para viajantes.

Com isso, você contará com a estrutura tecnológica e operacional necessária para absorver a nova empresa com agilidade, por meio de recursos como:

• Criação de políticas e fluxos de aprovação personalizados;

• Relatórios e dashboards para acompanhamento de reservas, emissões e despesas;

• Integração via API com ERPs, CRMs, sistemas de RH e outros;

• Agentes de IA para monitoramento de tarifas e detecção de anomalias em comprovantes e pagamentos;

• Aplicação automática de políticas em solicitações de reserva;

• Soluções de duty of care;

• Atendimento consultivo especializado, 24 horas por dia.

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