A gestão de viagens corporativas é um universo complexo e envolve uma série de processos, políticas, custos e, acima de tudo, pessoas.
O gestor de viagens, muitas vezes, precisa orquestrar atividades e relacionamentos com diferentes áreas da empresa, cada uma com seus próprios objetivos e desafios.
Nesse caminho, o sucesso, e até mesmo a continuidade, de um programa de viagens pode ser comprometido.
As dificuldades são conhecidas: falta de adesão à política, disputas por orçamento, atritos com a área de TI por conta de integrações e a sensação de que o trabalho, por mais bem-feito que seja, não é valorizado.
A verdade é que, sem o alinhamento e o apoio das áreas-chave da empresa, o programa de viagens pode perder força e relevância.
Mas e se, em vez de enfrentar esses desafios sozinho, você pudesse transformá-los em oportunidades? E se pudesse mapear seus aliados, entender suas necessidades e construir uma proposta de valor irresistível para cada um? Este guia foi feito para você, gestor de viagens, alcançar todos esses objetivos.
Siga a leitura e descubra como fortalecer e expandir o seu programa de viagens corporativas internamente, conquistando parceiros estratégicos dentro da empresa.
Seus principais stakeholders, ou partes interessadas, são as áreas que, direta ou indiretamente, são impactadas pelo programa de viagens. Vamos entender quem são e quais as suas maiores dores:
Essa é a área que busca, acima de tudo, eficiência e redução de custos. As dores incluem a dificuldade em negociar com múltiplos fornecedores, a falta de visibilidade sobre os gastos e a necessidade de comprovar o retorno sobre o investimento (ROI) de cada contrato.
Para o RH, o foco principal é o bem-estar e a experiência do colaborador. Suas dores estão relacionadas à dificuldade em garantir que as políticas de viagens estejam alinhadas com a cultura da empresa, à gestão da satisfação dos viajantes e à necessidade de garantir segurança e suporte em caso de emergências.
Essa área é a guardiã dos números. As dores do Financeiro/Fiscal incluem a complexidade na conciliação de despesas, a dificuldade em obter notas fiscais e relatórios completos para a devida prestação de contas, o risco de não conformidade fiscal e a falta de previsibilidade orçamentária.
Leia mais: Transparência de custos: como incluir o T&E no processo orçamentário corporativo
A área de TI é responsável por garantir que as ferramentas e sistemas funcionem perfeitamente. Suas dores mais comuns são: a necessidade de integrações complexas com outros sistemas da empresa (ERP, folha de pagamento), a preocupação com a segurança da informação em plataformas de terceiros e a dificuldade em manter a estabilidade e o bom funcionamento das soluções tecnológicas.
Entender essas dores é o primeiro passo para construir um diálogo produtivo. Em vez de apresentar apenas os benefícios do seu programa, você poderá mostrar como ele resolve problemas específicos de cada área.
Quando você apresenta um novo programa ou proposta, como a implementação de uma solução como a VOLL, é natural que surjam objeções.
O segredo não é evitá-las, mas sim antecipá-las e estar preparado para respondê-las com argumentos e dados concretos.
Algumas das objeções mais comuns que você pode ouvir são:
Muitas vezes, a percepção de que a automação e a gestão profissional de viagens aumentam os custos é um mito. O gestor precisa mostrar que a redução de custos não está apenas na negociação de tarifas, mas também na otimização de processos, na prevenção de fraudes e no aumento da produtividade.
A preocupação com a adesão é real. A resposta aqui está em demonstrar o valor da ferramenta para o próprio viajante: facilidade de uso, acesso a informações importantes, suporte 24/7 e a garantia de uma viagem mais segura e tranquila. A experiência do usuário é essencial.
Essa é uma grande objeção. A sua resposta deve ser focada em como a solução simplifica, e não complica o processo. Mostre como a automação de relatórios, a centralização de notas fiscais e a visibilidade em tempo real do orçamento tornam a vida da área financeira mais fácil.
A equipe de TI, muitas vezes, já está sobrecarregada. Sua resposta deve enfatizar que a solução escolhida é fácil de integrar, segura e que seu parceiro (como a VOLL, por exemplo) oferece um time de especialistas para auxiliar em todo o processo, minimizando o esforço interno da área.
Leia mais: API da VOLL: integração completa com ERPs e data governance
Ao antecipar essas objeções e ter os argumentos na ponta da língua, você transforma um momento de confronto em uma oportunidade de educar e mostrar o valor do seu trabalho.
Depois de mapear as dores e desvendar as objeções, é hora de construir sua proposta de valor. Ela precisa ser customizada para cada stakeholder, falando a língua de cada um e mostrando como o seu programa de viagens resolve os problemas específicos daquela área.
Vamos utilizar a implementação da VOLL como exemplo. Veja abaixo como comunicar os benefícios dessa novidade:
Visibilidade: apresente relatórios que demonstrem os gastos de forma clara, por centro de custo, fornecedor e tipo de despesa.
Poder de negociação: mostre como a centralização dos dados de viagem aumenta seu poder de negociação com companhias aéreas e redes hoteleiras.
Otimização de processos: demonstre como a automação do processo de reserva e aprovação economiza tempo e recursos, permitindo que a área de Compras se concentre em atividades mais estratégicas.
Segurança e suporte: garanta ao RH que os viajantes terão suporte 24/7 em caso de imprevistos, e que a empresa terá visibilidade da localização dos seus colaboradores em situações de emergência.
Política clara: mostre como o programa de viagens ajuda a comunicar e aplicar a política de forma transparente, e destaque que a VOLL aplica as políticas de maneira automática, sem burocracia.
Satisfação do colaborador: demonstre como a VOLL melhora a experiência do usuário, tornando o processo de reserva mais rápido e agradável, impactando positivamente a satisfação geral.
Conciliação automática: apresente a capacidade da VOLL de conciliar automaticamente as despesas de viagem, eliminando a necessidade de trabalho manual e reduzindo a chance de erros.
Relatórios e notas fiscais: demonstre como o sistema unifica as faturas e centraliza notas fiscais e relatórios, garantindo que a empresa esteja em total conformidade com as leis fiscais.
Previsibilidade orçamentária: mostre como a visibilidade em tempo real dos gastos com viagens ajuda a prever o orçamento e controlar os custos de forma mais eficaz.
Integração simples: apresente a facilidade de integração da VOLL com os sistemas existentes da empresa, como ERPs e folha de pagamento, usando APIs abertas e bem documentadas.
Segurança da informação: mostre que a VOLL segue os mais rigorosos padrões de segurança, protegendo os dados da empresa e dos colaboradores.
Suporte técnico: demonstre que a solução oferece suporte especializado para a equipe de TI, facilitando a implementação e a manutenção do sistema.
Ao customizar sua mensagem para cada área, você se posiciona como um gestor que entende os problemas e a realidade de cada área, e apresenta respostas eficientes e estratégicas.
Além de conhecer as objeções e apresentar os benefícios certos para superá-las, é essencial também apresentar métricas relevantes para cada área. Essa é uma forma concreta de mostrar o valor do seu trabalho.
Confira abaixo alguns exemplos de KPIs, organizados por departamento:
Para a área de Compras:
Taxa de economia: mostre a economia gerada em passagens e hospedagens em comparação com as tarifas de mercado.
Adesão à política: apresente a porcentagem de viagens que seguem as diretrizes definidas pela empresa.
ROI do programa: calcule o retorno sobre o investimento, comparando o custo do programa com os benefícios obtidos (economia, produtividade, entre outros).
Leia mais: Indicadores de compras: quais são e como usá-los na gestão de viagens corporativas
Para o RH:
Índice de satisfação: apresente dados de pesquisas de satisfação e feedback dos colaboradores sobre suas experiências de viagem.
Tempo de resolução de problemas: demonstre a eficiência do suporte em lidar com imprevistos.
Incidentes de segurança: mostre como o programa de viagens contribui para a segurança dos colaboradores, com dados sobre ocorrências e tempo de resposta.
Para o Financeiro:
Tempo de conciliação de despesas: mostre a redução no tempo gasto com a conciliação e aprovação de despesas.
Taxa de conformidade fiscal: apresente a porcentagem de viagens com notas fiscais corretas e em conformidade com a legislação.
Orçamento x gastos reais: demonstre o alinhamento entre o orçamento planejado e os valores efetivamente gastos.
Para a área de TI:
Tempo de implementação: destaque a agilidade na implementação da plataforma, evidenciando a eficiência da equipe e do parceiro tecnológico.
Integração: apresente o sucesso na integração com os sistemas existentes da empresa (ERP, folha de pagamento), com dados sobre o tempo e a complexidade envolvidos.
Estabilidade e uptime: mostre a estabilidade da plataforma por meio de métricas de uptime (tempo de atividade) e baixa incidência de problemas técnicos.
Um programa de viagens corporativas não é um projeto com início e fim: ele exige manutenção, alinhamento e comunicação constantes.
Para garantir que todos os stakeholders estejam na mesma página, é fundamental estabelecer Acordos de Nível de Serviço (SLAs) e um ritmo de reuniões bem definido.
SLAs são acordos formais que definem as responsabilidades de cada área em relação ao programa de viagens. Estabelecê-los de forma clara ajuda a evitar situações de “terceirização de responsabilidades” e garante que cada um saiba exatamente qual é seu papel e obrigações.
Para isso, defina com clareza:
Quem aprova as solicitações de viagem?
Qual é a antecedência mínima e máxima para essas solicitações?
Qual é o prazo para a aprovação de uma viagem?
Quem é responsável pela conciliação de notas fiscais e faturamento?
Quem deve ser acionado em caso de problemas técnicos?
Além dos SLAs, é importante manter um ritmo de reuniões recorrente com cada stakeholder. A frequência pode variar, mas o objetivo é sempre o mesmo: manter a comunicação aberta, proativa e transparente.
Com Financeiro e Compras: sugerimos reuniões mensais, com foco em métricas de custo, economia gerada, performance dos fornecedores e alinhamento orçamentário.
Com o RH: recomendamos encontros trimestrais para discutir a experiência dos viajantes, feedback dos colaboradores, segurança e possíveis ajustes na política de viagens.
Com a TI: reuniões semestrais (ou conforme a necessidade) são suficientes para tratar de integrações, atualizações do sistema e questões de segurança. A frequência pode ser menor, mas o canal de comunicação deve permanecer sempre aberto.
Manter uma comunicação constante, baseada em dados e orientada por objetivos, demonstra profissionalismo, fortalece sua posição como gestor e aumenta a relevância estratégica do seu programa de viagens.
O gestor de viagens de sucesso sabe que um bom programa é sustentado por parceiros estratégicos — e eles vão além das equipes internas. Contar com uma solução de gestão como a VOLL é essencial nesse processo.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, muito além de uma plataforma, entrega um ecossistema completo, desenvolvido para otimizar, simplificar e dar sustentabilidade ao seu programa de viagens.
Ao contar com a VOLL, sua empresa conquista:
Poder de negociação e acesso a tarifas exclusivas;
Gestão centralizada de fornecedores;
Relatórios detalhados, que permitem decisões baseadas em dados e comprovam a economia gerada;
Soluções completas de duty of care e rastreamento de viajantes;
Faturas unificadas e gestão completa de despesas;
Aplicação automática da política de viagens, garantindo conformidade e eliminando solicitações fora do orçamento.
Com APIs abertas que facilitam a integração com os sistemas existentes da sua empresa, o time de especialistas da VOLL oferece todo o suporte necessário para que a implementação ocorra de forma suave e sem atritos para a equipe de TI.
Além disso, viajantes e gestores contam com atendimento consultivo 24 horas por dia, 7 dias por semana, garantindo uma experiência tranquila e eficiente.
Nosso objetivo é trabalhar ao seu lado para construir um programa de viagens corporativas sólido, eficiente e de sucesso.
Vamos juntos? Solicite agora uma demonstração e conheça todos os diferenciais da VOLL!