Como criar uma política sobre acompanhante ou cônjuge em viagens corporativas

A participação de executivos em viagens corporativas e eventos institucionais é de extrema importância para a expansão de negócios. Além de reuniões e negociações formais, tornou-se comum a presença de líderes em premiações, lançamentos, jantares corporativos e cerimônias com forte componente social.

Nesse cenário, um tema sensível ganha destaque: a autorização de acompanhantes ou cônjuges no contexto corporativo. A presença de um “+1” pode gerar dúvidas relacionadas a compliance, riscos fiscais, coerência reputacional e uso adequado dos recursos da empresa. 

Sem diretrizes claras, gestores podem tomar decisões inconsistentes que geram desconforto, questionamentos internos e até problemas tributários.

Neste artigo, você verá orientações práticas e objetivas para construir critérios éticos, documentados e alinhados às exigências de governança ao avaliar a participação de acompanhantes em viagens e eventos. Confira!

Viagens corporativas x eventos protocolares

A chave para a decisão reside na natureza e no objetivo da viagem: é preciso distinguir uma missão puramente profissional de um evento de representação institucional.

Viagens corporativas: foco exclusivamente profissional

As viagens corporativas tradicionais têm uma característica central: o objetivo é exclusivamente profissional. Isso inclui:

• Reuniões estratégicas;

• Visitas técnicas a unidades ou fornecedores;

• Treinamentos, workshops e certificações;

• Rodadas de negociação;

• Participação em conferências.

Nesses casos, não há justificativa institucional para que a empresa custeie a presença de acompanhantes ou cônjuges. A viagem existe para cumprir um compromisso de trabalho, e qualquer extensão pessoal deve ser custeada pelo próprio colaborador.

Eventos protocolares e institucionais: quando o social faz parte do protocolo

Diferentemente das viagens estritamente profissionais, alguns eventos possuem um protocolo social formal, onde a presença de acompanhantes é parte integrante da experiência institucional, como:

• Cerimônias de premiação;

• Lançamentos de produtos e iniciativas estratégicas;

• Jantares corporativos de alto nível;

• Eventos com protocolo diplomático;

• Recepções empresariais com convite explícito para acompanhante.

Nesses casos, a presença do cônjuge também cumpre uma função institucional, representando a imagem da empresa em um contexto social corporativo.

Quando considerar o patrocínio de acompanhantes? Critérios práticos

A autorização para custeio de acompanhante deve ser baseada em critérios objetivos que demonstrem o valor institucional da presença.

Avalie os seguintes pontos antes da aprovação:

• Previsão no convite oficial: o convite formal do evento prevê ou recomenda explicitamente a presença de um acompanhante?

• Valor institucional: a presença do cônjuge é uma exigência do protocolo diplomático ou de representação executiva, agregando credibilidade à representação da empresa?

• Padrão do evento: é um padrão de mercado que pares de outras empresas (concorrentes ou parceiros) participem com acompanhantes?

• Networking social: trata-se de uma situação de networking social corporativo em que a ausência do acompanhante seria percebida como inadequada, quebrando o protocolo estabelecido?

Após essa avaliação, qualquer autorização deve passar por um rigoroso processo de aprovação prévia documentada, envolvendo a diretoria, departamentos de compliance e jurídico, além do gestor de viagens e financeiro para garantir a correta classificação das despesas geradas.

Quais custos a empresa deve cobrir para o acompanhante?

A empresa pode assumir despesas apenas quando elas forem estritamente vinculadas ao caráter institucional do evento, tais como:

• Ingressos para o evento, cerimônia ou jantar corporativo;

• Itens protocolares previstos explicitamente no convite;

• Traslados diretamente relacionados ao evento;

• Hospedagem quando a presença do acompanhante for necessária para a função institucional. É possível definir um limite de categoria de apartamento para esses casos.

Custos que a empresa não deve cobrir

Para evitar riscos fiscais e percepção de benefício pessoal, a empresa não deve custear:

• Passagens aéreas ou outros meios de transporte para o acompanhante;

• Alimentação fora da programação oficial do evento;

• Passeios, turismo, souvenirs ou quaisquer atividades paralelas;

• Extensões de viagem (antecipação ou prorrogação da estadia);

• Quaisquer despesas de caráter estritamente pessoal;

• Diferença de tarifa por upgrade de quarto, classe de voo ou outros luxos não essenciais.

Caso o colaborador deseje incluir o acompanhante nesses itens, ele deve arcar com a diferença por conta própria. Lembre-se de que essa lista do que será custeado ou não deve estar presente na sua política de viagens e despesas para evitar ambiguidades.

Documentação: como garantir transparência ao processo?

A proteção fiscal e reputacional depende diretamente da qualidade da documentação exigida neste processo, que pode incluir:

• Convite do evento: deve evidenciar que a presença de acompanhante é prevista ou esperada;

• Justificativa formal: declaração do gestor ou do executivo explicando o benefício institucional da presença do acompanhante;

• Aprovação documentada: registro de todos os níveis de aprovação (diretoria, compliance, financeiro, etc);

• Termo de responsabilidade do colaborador: documento assinado onde o executivo se compromete a seguir as regras de compliance;

• Declaração de não reembolso: confirmação de que todas as despesas pessoais do acompanhante serão pagas diretamente pelo colaborador;

• Registro fiscal: declaração de que o patrocínio da presença do acompanhante está ligado a um objetivo de representação e não configura benefício pessoal para fins de tributação.

Prestação de contas

Dentro da documentação, comprovantes de despesas são uma das partes mais importantes para garantir transparência e compliance no processo de reembolso.

As despesas do colaborador e as do acompanhante (mesmo as cobertas, como o ingresso no jantar) devem ser registradas e comprovadas separadamente e, para isso, comprovantes e notas fiscais devem ser claramente identificados, indicando a quem se refere o gasto.

Reforce que somente itens estritamente aprovados e documentados na política são elegíveis para reembolso para evitar qualquer situação negativa.

Solicite, também, um relatório pós-evento que destaque o objetivo institucional atendido com a participação e declare de que não houve mistura de despesas ou reembolso de gastos pessoais.

Boas práticas para evitar riscos fiscais e reputacionais

A prevenção é sempre o melhor investimento. Por isso, assegure que a política esteja clara, atualizada e acompanhada de exemplos reais de situações aprovadas e não aprovadas, além de revisões periódicas realizadas em conjunto com as equipes jurídica e de compliance.

Utilize uma plataforma centralizada para o processo de aprovação, garantindo que todas as solicitações sigam o mesmo fluxo. Esse tipo de solução mantém um registro completo das autorizações concedidas, o que é essencial para fins de auditoria.

Outra boa prática é realizar uma avaliação prévia de risco reputacional, especialmente em casos que envolvam viagens com perfil de lazer ou agendas excessivamente amplas. Essas medidas fortalecem a governança e reduzem significativamente a possibilidade de inconsistências.

Conte com a VOLL para garantir controle, transparência e segurança

Definir quando custear ou não um acompanhante em viagens corporativas e eventos protocolares exige equilíbrio entre governança, etiqueta corporativa e clareza institucional. 

Com critérios bem estabelecidos, documentação adequada e políticas transparentes, os gestores conseguem tomar decisões seguras, coerentes e alinhadas às melhores práticas do mercado.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, apoia empresas na construção de políticas inteligentes e na gestão completa de viagens e despesas, oferecendo controle, transparência e segurança em todas as etapas, da solicitação à prestação de contas.

Nossa plataforma end-to-end conecta toda a jornada do viajante e permite personalizar políticas por cargos, áreas e grupos de colaboradores. Além disso, mantém um histórico completo de solicitações, aprovações e demais registros, tudo organizado em relatórios intuitivos.

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