Para o gestor de viagens, o crescimento da área vem acompanhado de um desafio recorrente: a falta de previsibilidade do volume mensal de viagens.
Em muitos casos, o orçamento anual até existe, mas a distribuição das viagens ao longo dos meses é irregular, difícil de antecipar e, frequentemente, só se torna clara quando as solicitações já chegam para aprovação.
Quando o gestor não consegue antecipar a demanda mensal, acaba operando de forma reativa. O dia a dia passa a ser marcado por “apagar incêndios”: lidar com estouros de orçamento de última hora, enfrentar a pressão da diretoria por cortes emergenciais e ver a experiência do viajante se deteriorar devido a reservas feitas às pressas.
O resultado é uma gestão reativa, compras com pouca antecedência, necessidade de cortes emergenciais, dificuldade de explicar variações para a liderança e a sensação constante de que o orçamento não fecha. Mais do que viajar mais ou menos, o problema central está na ausência de qualquer previsibilidade mínima.
Neste artigo, vamos mostrar que essa previsibilidade mínima é possível, mesmo em cenários dinâmicos, e como você pode construir um modelo de gestão capaz de antecipar tendências, em vez de apenas reagir a elas.
A oscilação do volume de viagens raramente é fruto de má gestão. Na maioria das empresas, ela é consequência direta de mudanças estruturais na forma de trabalhar e de decidir.
Antes de solucionar o problema, precisamos entender suas possíveis causas:
Dinâmica dos negócios: vendas que avançam mais rápido do que o previsto, projetos que ganham prioridade, implantações aceleradas ou demandas inesperadas de clientes geram viagens que não estavam no radar semanas antes.
Descentralização das decisões: muitas áreas demandam viagens, mas nem sempre compartilham informações com antecedência suficiente com a gestão. Quando o gestor só toma conhecimento no momento da solicitação, a previsibilidade já se perdeu.
Processos fragmentados: solicitações feitas por diferentes canais, fora da política ou sem padronização dificultam a construção de histórico confiável. Sem dados estruturados, qualquer tentativa de previsão vira suposição.
Sazonalidade: alguns meses concentram projetos, eventos, auditorias ou fechamentos comerciais. Quando esses padrões não são mapeados, a sensação é de imprevisibilidade constante, mesmo quando há repetições claras ao longo do ano.
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Trabalhar sem um forecast mínimo gera impactos financeiros e operacionais que vão muito além do valor da passagem. Quando o gestor não consegue antecipar picos de demanda, as compras tendem a ser feitas com pouca antecedência, elevando o custo médio de passagens e hospedagens.
Além disso, o orçamento passa a ser consumido de forma desigual. Meses com alta concentração de viagens pressionam o caixa e geram a necessidade de contingenciamentos em outros períodos. Isso dificulta o planejamento financeiro e cria atritos com áreas como financeiro e controladoria.
Outro impacto relevante é a perda de poder de negociação: sem clareza sobre volumes recorrentes, torna-se mais difícil negociar acordos corporativos, justificar investimentos em melhorias de processo ou mesmo dimensionar corretamente a capacidade de atendimento.
Do ponto de vista da governança, a imprevisibilidade aumenta o número de exceções à política, decisões emergenciais e ajustes de última hora. Tudo isso consome tempo do gestor e afeta a experiência do viajante, que passa a sentir os efeitos de uma gestão sempre no limite.
Apesar da sensação de surpresa, raramente as viagens corporativas surgem "do nada". Na prática, quase sempre existem sinais antecipados dentro da própria empresa, e o desafio está em identificá-los e transformá-los em informação útil.
A área de vendas é uma das maiores geradoras de viagens corporativas. A evolução do pipeline comercial costuma ser um indicador claro de demanda futura. Fechamentos previstos, renovações de contratos, negociações estratégicas e expansão para novas regiões geralmente antecedem viagens presenciais.
Quando o gestor de viagens acompanha, ainda que de forma macro, os movimentos do time comercial, consegue antecipar tendências, como aumento de visitas a clientes ou roadshows em determinadas regiões.
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Projetos e iniciativas de tecnologia também geram padrões previsíveis de viagens. Kickoffs, fases de implantação, treinamentos presenciais e entregas finais costumam concentrar deslocamentos em períodos específicos.
A criação de squads temporários ou a entrada em novos projetos é um forte indicativo de aumento no volume de viagens, mesmo que os detalhes ainda não estejam totalmente definidos.
Operações e recursos humanos também emitem sinais importantes. Abertura de novas unidades, auditorias, visitas técnicas, programas de integração e treinamentos corporativos costumam ser planejados com meses de antecedência.
Mapear calendários corporativos, ciclos de auditoria e programas internos ajuda a antecipar demandas que, à primeira vista, parecem imprevisíveis.
Você não precisa de 100% de precisão para alcançar uma gestão eficiente. O ponto central é a previsibilidade mínima: compreender as faixas de flutuação e os padrões de comportamento da empresa.
Isso envolve transformar sinais qualitativos em tendências quantitativas. Mesmo sem datas ou valores fechados, é possível identificar padrões recorrentes, faixas de volume e períodos críticos ao longo do ano.
Nesse processo, a centralização de solicitações, histórico e dados é fundamental. Com informações consolidadas, o gestor deixa de depender apenas da memória ou da urgência das áreas e passa a tomar decisões baseadas em evidências.
A previsibilidade mínima não elimina a flexibilidade, mas reduz o impacto das surpresas. Ela permite uma atuação mais proativa, com ajustes de orçamento, política e capacidade antes que os problemas se tornem urgentes.
Uma das formas mais eficazes de organizar o orçamento é abandonar a visão individual e adotar os clusters de viagens.
Clusters são agrupamentos de viagens com características semelhantes. Em vez de olhar para quem viaja, o foco está no motivo da viagem, na frequência e no comportamento de custo:
Cluster comercial: visitas a clientes, alta frequência, ticket médio moderado.
Cluster operacional: implantações, estadias longas, planejamento com média antecedência.
Cluster executivo: reuniões de diretoria, alta urgência, ticket médio elevado.
Cluster Eventos/RH: treinamentos, grandes grupos, alta previsibilidade de datas.
A definição dos clusters começa pela análise do histórico de viagens. Ao observar dados consolidados, é possível identificar quais tipos de deslocamento se repetem ao longo do tempo.
Classificar viagens por área solicitante, objetivo, recorrência e custo médio ajuda a criar grupos simples e acionáveis. O mais importante é manter a estrutura clara, evitando excessos que dificultem a análise.
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Analise o histórico: identifique quais áreas e motivos geram mais volume.
Defina médias: estabeleça o custo médio e a antecedência ideal para cada cluster.
Construa cenários: trabalhe com três níveis: base (o que é recorrente), conservador (crescimento moderado) e expansivo (novos projetos e expansão).
O objetivo não é cravar números exatos, mas sim trabalhar com cenários. Essa previsão deve ser revisada periodicamente, acompanhando mudanças no negócio e novos sinais internos.
A política de viagens também pode ser ajustada de forma estratégica, criando regras mais adequadas para diferentes tipos de deslocamento. Isso reduz exceções e melhora a adesão.
Além disso, a empresa consegue planejar melhor sua capacidade operacional, desde fluxos de aprovação até atendimento ao viajante, evitando gargalos em períodos críticos.
A maturidade da gestão passa pela medição contínua. Alguns indicadores ajudam a avaliar se a previsibilidade está evoluindo ao longo do tempo:
Variação mensal (budget x realizado): quão próximo o gasto final ficou do previsto?
Antecedência média de compra: se a previsibilidade aumenta, a antecedência também deve aumentar.
Taxa de exceções: menos urgências significam menos pedidos fora da política.
Aderência ao forecast: o percentual de acerto sobre o volume de viagens estimado.
Dashboards claros e relatórios acessíveis permitem que o gestor transforme esses dados em aprendizado, refinando continuamente sua estratégia.
É impossível alcançar previsibilidade real apoiando-se em planilhas manuais e processos descentralizados.
A tecnologia exerce um papel central na construção da previsibilidade: centralizar solicitações, aprovações, reservas, pagamentos e despesas em uma única plataforma garante dados consistentes e visibilidade em tempo real. Isso permite identificar padrões, acompanhar tendências e agir com mais rapidez e segurança.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, integra toda a jornada de viagens e se posiciona como a solução ideal para esse processo.
A plataforma oferece visibilidade em tempo real sobre o volume de viagens e os gastos, além de relatórios completos por área, período e tipo de viagem, facilitando o acompanhamento de indicadores e a construção da previsibilidade com base em histórico.
A VOLL também permite a personalização de políticas por grupos e perfis de colaboradores, garantindo uma gestão alinhada às necessidades de cada empresa. Já o exclusivo Farol de Compliance fortalece a governança ao sinalizar, no momento da reserva, solicitações fora das regras estabelecidas.
Com atendimento consultivo e profundo conhecimento das dinâmicas do mercado, a VOLL ajuda empresas a transformar dados dispersos em decisões estratégicas, saindo do modo reativo e construindo previsibilidade de forma contínua e sustentável.
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