A relação entre viagens corporativas e clima organizacional

Viagens corporativas fazem parte da rotina de milhares de profissionais. Executivos, times comerciais, especialistas técnicos e lideranças se deslocam constantemente para representar a empresa, fechar negócios e sustentar operações estratégicas.

Ainda assim, em muitas organizações, a gestão de viagens corporativas segue sendo tratada quase exclusivamente como um tema operacional ou financeiro. O foco permanece concentrado em orçamento, negociação de tarifas e controle de despesas. Embora esses pontos sejam relevantes, eles representam apenas uma parte do problema.

Quando a experiência de viagem é ruim, o impacto não termina no aeroporto ou no retorno para casa. Ele volta para a empresa na forma de frustração, desgaste emocional, reclamações recorrentes e conflitos entre áreas.

Com isso, viagens corporativas também influenciam diretamente o clima organizacional e, cada vez mais, a satisfação do colaborador com o próprio trabalho.

Isso não é apenas uma percepção. Uma pesquisa global da GBTA mostra que 79% dos viajantes de negócios afirmam que a experiência de viagem impacta sua satisfação geral no trabalho. Entre millennials, esse percentual é ainda maior, reforçando a relevância do tema para empresas que desejam atrair e reter talentos.

Neste artigo, você vai entender por que experiências ruins em viagens corporativas geram ruído interno constante e como ajustes simples podem reduzir conflitos e melhorar a experiência de forma consistente.

Viagens corporativas como fator de clima organizacional

O clima organizacional é construído diariamente a partir das experiências que os colaboradores vivenciam nos processos internos da empresa. Ele não depende apenas de iniciativas formais de engajamento, mas também da forma como a organização estrutura suas rotinas, políticas e decisões operacionais.

Nesse contexto, a viagem corporativa ocupa um papel estratégico. Ela envolve deslocamento, mudanças de rotina, pressão por resultados, cansaço físico e exposição a imprevistos.

Quando bem gerida, transmite ao colaborador uma mensagem clara de cuidado, organização e confiança. Quando mal estruturada, gera frustração, insegurança e sensação de desamparo.

Os dados reforçam essa conexão: segundo a pesquisa da GBTA, entre 59% e 66% dos profissionais consideram a política de viagens da empresa um fator importante ao aceitar um novo emprego.

Isso demonstra que viagens corporativas não afetam apenas quem já está na organização, mas também influenciam diretamente a atratividade da marca empregadora.

Ou seja, a gestão de viagens deixou de ser apenas uma questão de custo. Ela se tornou um componente relevante da experiência do colaborador, do clima organizacional e da capacidade da empresa de competir por talentos no mercado.

Onde nascem as reclamações em viagens que afetam o clima

As reclamações relacionadas a viagens corporativas raramente surgem por um único evento isolado. Na maioria das vezes, elas são resultado da soma de pequenas fricções ao longo da jornada do viajante.

Um ponto recorrente é a falta de clareza da política de viagens. Quando as regras são extensas, pouco acessíveis ou mal comunicadas, o colaborador só entende os limites da política quando algo dá errado. Isso gera sensação de injustiça, mesmo quando a regra existe por motivos legítimos.

Outro fator comum é a burocracia nos processos de solicitação e aprovação. Fluxos manuais, múltiplos aprovadores e dependência de e-mails tornam a experiência lenta e desgastante, especialmente em viagens urgentes ou recorrentes.

As falhas de atendimento em situações de imprevisto também aparecem com frequência. Cancelamentos, atrasos, alterações de última hora e problemas com hospedagem exigem respostas rápidas. Quando o colaborador não encontra suporte fora do horário comercial ou não sabe a quem recorrer, a percepção de abandono se instala.

Há ainda o desalinhamento entre política e realidade da viagem. Opções consideradas mais econômicas no papel podem resultar em longos deslocamentos, conexões desnecessárias ou hotéis inadequados à agenda de trabalho. Isso impacta diretamente conforto, produtividade e bem-estar.

Por fim, a falta de autonomia do viajante contribui para o aumento das reclamações. Quando o colaborador não consegue comparar opções, entender escolhas ou participar da decisão dentro das regras estabelecidas, a experiência se torna rígida e pouco colaborativa.

Como as reclamações se transformam em ruído interno

Uma reclamação pontual pode ser tratada como exceção. O problema é quando experiências ruins se repetem e passam a fazer parte da rotina da empresa.

O fluxo costuma ser conhecido: o colaborador relata o problema ao gestor imediato, que aciona o RH, o financeiro ou o responsável pela gestão de viagens. Cada novo episódio consome tempo, gera retrabalho e aumenta o desgaste entre áreas que deveriam atuar de forma integrada.

Com o tempo, esse cenário se transforma em ruído interno constante. As áreas passam a criar barreiras para se proteger, os processos ficam mais rígidos e o colaborador sente que precisa “lutar” para ter uma experiência mais adequada.

Além disso, existe um custo invisível associado a esse modelo: queda de engajamento, perda de confiança nos processos internos e resistência a novas viagens.

Em empresas com equipes jovens ou altamente disputadas pelo mercado, isso pode influenciar diretamente na retenção e atração de talentos, como mostram os números da pesquisa da GBTA.

Como melhorar a percepção do colaborador e o clima organizacional? Veja dicas práticas

Melhorar a experiência em viagens corporativas não exige, necessariamente, aumento de orçamento ou renegociação complexa com fornecedores.

Na prática, muitos dos problemas que geram reclamações e afetam o clima organizacional estão ligados a processos, comunicação e uso inadequado da tecnologia.

A seguir, estão boas práticas que têm impacto direto na percepção do colaborador. Confira:

Embutir a política de viagens no momento da reserva

Um dos principais geradores de frustração em viagens corporativas é a necessidade de consultar documentos externos para entender regras e limites.

Políticas longas, em PDF, raramente são lidas antes da solicitação, o que faz com que o colaborador descubra restrições apenas quando a solicitação é negada ou ajustada.

Ao embutir a política diretamente no fluxo de reserva, a empresa transforma a regra em orientação prática.

Leia mais: Compliance by design: políticas corporativas embutidas no processo de booking

O colaborador passa a visualizar, em tempo real, quais opções estão dentro da política e quais estão fora, além de entender o motivo de cada restrição. Isso reduz erros, retrabalho e a sensação de punição, substituindo-a por uma experiência mais educativa e transparente.

Do ponto de vista do clima organizacional, essa prática aumenta a percepção de justiça e clareza, dois fatores essenciais para reduzir conflitos internos.

Oferecer opções dentro da política, não uma única escolha

Outro ajuste simples, mas relevante, é permitir que o colaborador tenha opções dentro das regras, em vez de impor uma única alternativa “aprovada”.

Quando o viajante pode comparar voos, hotéis ou meios de transporte que já respeitam a política, ele sente que participa da decisão e que suas necessidades individuais estão sendo consideradas. Isso não significa perder controle de custos, mas sim equilibrar governança e autonomia.

Essa prática é especialmente importante para agendas complexas, viagens longas ou colaboradores que viajam com frequência. A sensação de autonomia reduz resistência às políticas, diminui reclamações e melhora significativamente a experiência percebida.

Automatizar aprovações para casos recorrentes e previsíveis

Fluxos de aprovação excessivamente manuais são uma fonte constante de ruído interno. Viagens recorrentes, com padrões bem definidos, não precisam passar sempre pelos mesmos níveis de validação humana.

A automação de aprovações, baseada em regras claras, perfis de viajantes e histórico de comportamento, acelera o processo, reduz gargalos e elimina atritos desnecessários entre colaborador, gestor e áreas de apoio.

Além do ganho operacional, essa prática transmite uma mensagem importante: a empresa confia em seus processos e em seus colaboradores. Essa percepção de confiança impacta diretamente o clima organizacional e o engajamento.

Centralizar toda a jornada de viagens em um único ambiente

Quando informações de viagens estão espalhadas entre e-mails, planilhas, diferentes sistemas e canais informais, o resultado é confusão, perda de controle e aumento de reclamações.

Centralizar solicitação, aprovação, reserva, comprovantes, histórico e suporte em um único ambiente, como a VOLL, traz menos retrabalho, mais previsibilidade para o colaborador e mais visibilidade para o gestor.

Além disso, a centralização reduz o estresse do viajante, que sabe exatamente onde encontrar informações e a quem recorrer em caso de dúvida ou problema. Isso impacta diretamente a percepção de organização e maturidade da empresa.

Oferecer suporte 24/7 para situações críticas

Cancelamentos, atrasos, problemas com hospedagem ou transporte não acontecem apenas em horário comercial.

A ausência de suporte nesses momentos é um dos fatores que mais afetam negativamente a experiência do colaborador. Garantir atendimento 24/7, com canais claros e resolutivos, reduz drasticamente a sensação de abandono e insegurança.

Mesmo quando o problema não pode ser totalmente evitado, a existência de suporte rápido e especializado muda completamente a percepção do colaborador sobre a empresa e seu cuidado com quem está viajando.

Leia mais: Atendimento em 60 segundos: como o suporte da VOLL protege o viajante e libera tempo do gestor?

Garantir comunicação clara

Muitos problemas relacionados a viagens corporativas não surgem da política em si, mas da forma como ela é comunicada. Uma política tecnicamente correta, porém pouco clara, tende a gerar o mesmo nível de frustração que uma política mal estruturada.

Comunicação clara significa transformar a política de viagens em um instrumento educativo. O colaborador precisa entender não apenas o que pode ou não pode ser feito, mas também o porquê das regras. Transparência reduz conflitos e aumenta a percepção de justiça.

Outro ponto fundamental é o gerenciamento de expectativas. Quando o colaborador sabe o que esperar em termos de hospedagem, transporte, prazos de aprovação e suporte em imprevistos, a chance de frustração diminui. Mesmo situações adversas são melhor aceitas quando há previsibilidade e orientação clara.

A comunicação deve acompanhar toda a jornada: antes da viagem, durante o deslocamento e após o retorno. Canais de suporte bem definidos e informações acessíveis fazem diferença real na experiência.

Leia mais: Comunicação interna que engaja: viajantes corporativos como aliados da política

Indicadores de clima organizacional ligados às viagens corporativas

Para tratar viagens corporativas como um fator estratégico de clima organizacional, é importante acompanhar indicadores específicos. Veja alguns KPIs que ajudam a transformar percepções em dados acionáveis:

Volume de chamados relacionados a viagens

• O que mede: a quantidade de solicitações, reclamações ou dúvidas abertas pelos colaboradores relacionadas a viagens corporativas.

• Por que é importante: um volume elevado indica falhas recorrentes em processo, política ou comunicação. Também sinaliza aumento de ruído interno e sobrecarga das áreas envolvidas.

• Como calcular: número total de chamados de viagens em um período ÷ número total de viagens realizadas no mesmo período.

Principais motivos de reclamação

• O que mede: os temas mais recorrentes que geram insatisfação (ex.: aprovação, atendimento, política, reembolso, hospedagem).

• Por que é importante: permite identificar gargalos estruturais, priorizar melhorias e atacar a causa raiz dos problemas, em vez de tratar sintomas isolados.

• Como calcular: classificação percentual dos chamados por categoria de motivo, com base no total de reclamações registradas.

Tempo médio de resolução de problemas

• O que mede: o tempo necessário para resolver solicitações ou incidentes relacionados a viagens corporativas.

• Por que é importante: quanto maior o tempo de resolução, maior o desgaste emocional do colaborador e maior o impacto negativo no clima organizacional.

• Como calcular: soma do tempo de resolução de todos os chamados ÷ número total de chamados no período.

Taxa de adesão à política de viagens

• O que mede: o percentual de solicitações realizadas dentro das regras definidas pela empresa.

• Por que é importante: baixa adesão pode indicar política pouco clara, desalinhada com a realidade ou difícil de cumprir, gerando frustração e exceções constantes.

• Como calcular: número de solicitações dentro da política ÷ número total de solicitações de viagem × 100.

NPS do viajante

• O que mede: o nível de satisfação do colaborador com a experiência de viagem corporativa.

• Por que é importante: é um indicador direto de percepção de cuidado, eficiência e qualidade da experiência oferecida pela empresa.

• Como calcular: aplicação da pergunta padrão de NPS (“De 0 a 10, o quanto você recomendaria a experiência de viagens da empresa?”), com cálculo de promotores, neutros e detratores.

Taxa de retrabalho entre áreas

• O que mede: quantas solicitações precisam ser reprocessadas, corrigidas ou revisitadas por falhas iniciais.

• Por que é importante: retrabalho constante gera desgaste entre áreas, consome tempo e contribui para um clima organizacional mais tenso.

• Como calcular: número de solicitações que exigiram reprocessamento ÷ número total de solicitações no período.

VOLL como parceira estratégica na experiência do colaborador

Como a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL combina tecnologia, dados e atendimento especializado para elevar a experiência do colaborador em viagens a trabalho.

Sua plataforma self-booking e mobile-first oferece autonomia ao viajante, que pode solicitar, comparar e reservar opções já alinhadas à política da empresa de forma simples e intuitiva. As regras são aplicadas automaticamente no momento da reserva, reduzindo erros, exceções e frustrações ao longo da jornada.

Ao mesmo tempo, o gestor mantém controle total do programa. É possível personalizar políticas por perfil, acompanhar indicadores em dashboards e contar com o apoio do Farol de Compliance, enquanto o viajante tem acesso a suporte 24/7 para lidar com imprevistos quando eles acontecem.

Esse equilíbrio entre autonomia e governança ajuda as empresas a reduzir ruído interno, aumentar a adesão às políticas e fortalecer a percepção de cuidado com quem viaja a trabalho.

Quer conhecer todos os diferenciais da VOLL? Fale agora com um especialista e evolua seu programa de viagens, colocando a experiência do colaborador no centro, sem abrir mão de controle, eficiência e redução de custos.