Guia prático para receber executivos estrangeiros no Brasil

O Brasil é um polo de negócios importante e, para muitas empresas, a presença de executivos estrangeiros é fundamental para o sucesso de projetos e parcerias.

No entanto, o que à primeira vista parece ser uma tarefa simples de logística pode se transformar em um desafio complexo sem o planejamento adequado.

A chegada a um país com cultura, leis e dinâmicas próprias exige mais do que apenas um voo e uma reserva de hotel: ela exige do gestor de viagens uma postura consultiva, com atenção a temas como segurança, conectividade e adaptação cultural.

Neste conteúdo, você vai descobrir como estruturar um processo de recepção impecável, garantindo que a experiência do executivo estrangeiro seja positiva desde antes do embarque. Confira!

Os desafios da chegada de um colaborador estrangeiro

Imagine a seguinte situação: um executivo sênior, com uma agenda apertada de reuniões, chega a São Paulo. Ele precisa de um meio de transporte confiável, acesso imediato à internet para checar e-mails e, claro, um local seguro e confortável para se hospedar. Se tiver que resolver cada um desses pontos por conta própria, a frustração pode comprometer o propósito da viagem.

Os desafios se intensificam quando se trata de uma estadia mais longa. Um dos principais obstáculos é a barreira da língua: mesmo que o executivo fale inglês, a comunicação com motoristas, garçons e a população em geral pode ser difícil.

A segurança é outro ponto de atenção. Afinal, as grandes cidades brasileiras podem causar um choque cultural para quem vem de países com índices de criminalidade mais baixos. É fundamental orientar o executivo sobre as melhores práticas de segurança pessoal e patrimonial.

Por isso, você, como gestor de viagens, deve estruturar um processo completo de onboarding, com um playbook de recepção que apoie o executivo desde antes do embarque.

Leia mais: Expatriação: como funciona e quais os direitos do colaborador expatriado?

Playbook para a filial anfitriã: passo a passo para receber executivos estrangeiros

Vamos estruturar o seu playbook em três fases principais: o que fazer antes da viagem, o que fazer na chegada e o que fazer durante a estadia. Cada uma dessas fases possui ações e cuidados específicos que, juntos, formam um processo de recepção completo e sem falhas. Confira abaixo!

1. Preparativos pré-viagem

O sucesso da recepção de um executivo começa muito antes de ele embarcar no avião, e a preparação é a chave para evitar imprevistos e garantir uma chegada tranquila.

Documentações

• Visto de negócios: verifique a necessidade de visto de trabalho ou negócios. O Brasil possui acordos de isenção com diversos países, mas, para aqueles que não são contemplados, o visto de negócios pode ser exigido. Saiba mais sobre solicitação eletrônica de visto no artigo sobre o tema.

• Carta-convite: este é um documento essencial. Deve ser emitido em papel timbrado da empresa, contendo as informações do executivo (nome completo, número do passaporte), o objetivo e a duração da viagem, o endereço de hospedagem no Brasil e a responsabilidade da empresa pelos custos. Esse documento agiliza a aprovação do visto e pode ser solicitado na imigração.

• Vacinas: verifique se há vacinas obrigatórias ou recomendadas para entrada no país, como a vacina contra a febre amarela, e informe o executivo sobre a necessidade de portar o Certificado Internacional de Vacinação.

Seguro viagem

Não negligencie a importância do seguro viagem, pois ele oferece segurança não apenas para o executivo, mas também para a sua empresa.

O seguro deve cobrir despesas médicas, hospitalares e odontológicas, repatriação em caso de emergência, extravio de bagagem e, se possível, eventos inesperados como atrasos e cancelamentos de voos. 

Oriente o executivo sobre como acionar a cobertura e destaque a importância de ter os contatos de emergência do seguro sempre à mão.

Informações essenciais para a chegada

Prepare um documento conciso, porém completo, com as informações básicas da viagem, para que o executivo tenha tudo à disposição, como:

• Dados dos voos: horários de partida e chegada, número dos voos e companhias aéreas.

• Detalhes de hospedagem: endereço completo do hotel, nome da reserva e contato da recepção.

• Informações de contato: inclua o nome e telefone do gestor de viagens, do ponto de contato na empresa e, se houver, do motorista responsável pelo translado.

2. Chegada ao destino

O momento da chegada é crucial para causar uma boa primeira impressão, e você é responsável por garantir um processo tranquilo, seguro e bem informado.

eSIM Corporativo

A primeira necessidade de um executivo ao desembarcar é ter acesso à internet e poder se comunicar, pois a falta de conectividade pode gerar ansiedade e impactar a produtividade.

Caso o executivo não conte com roaming internacional da sua operadora, ou se a política da empresa exigir que a conectividade seja provida pela organização, o eSIM corporativo — ou chip virtual — é uma excelente alternativa. Ele permite acesso a um plano de dados local sem a necessidade de adquirir um chip físico.

O eSIM pode ser ativado remotamente, ainda antes do voo, garantindo que o executivo tenha internet e acesso a aplicativos de comunicação (como o WhatsApp) assim que o avião pousar. 

É uma solução prática, segura e que elimina o risco de perda ou dano ao chip tradicional.

Caso o uso do eSIM não seja viável, oriente o executivo sobre a compra de um chip pré-pago em lojas localizadas no aeroporto ou em shoppings. Entretanto, alerte para o risco de golpes ou eventuais problemas de ativação.

Mobilidade na chegada

O transporte do aeroporto ao hotel é um dos pontos mais importantes da chegada, e o transfer privado é a opção mais segura e confortável. Contratar um serviço de motorista particular elimina a preocupação com transporte público ou aplicativos de mobilidade. O motorista pode aguardar o executivo com uma placa de identificação, auxiliá-lo com a bagagem e conduzi-lo diretamente ao destino.

Se esse serviço não for contratado, forneça instruções claras sobre o uso de aplicativos como Uber e 99. Oriente sobre as áreas seguras de embarque nos aeroportos e a importância de sempre confirmar o nome do motorista e as características do veículo antes de entrar.

Câmbio e pagamentos

É importante que o executivo tenha acesso a moeda local para cobrir pequenas despesas iniciais, como alimentação ou transporte até o hotel, se necessário.

Avise sobre as taxas de câmbio praticadas nos aeroportos, que costumam ser menos vantajosas. Recomende o uso de cartões de crédito internacionais, explicando sobre as taxas de transação e a importância de notificar o banco previamente sobre a viagem.

Caso precise de dinheiro em espécie, oriente o executivo a procurar casas de câmbio confiáveis em áreas centrais da cidade ou em hotéis, e, se possível, indique algumas opções seguras.

3. A estadia

O sucesso da estadia de um executivo é medido pela sua produtividade e bem-estar, e instruções claras sobre localização e cultura facilitam esse processo.

Hospedagem

A escolha do hotel é uma das decisões mais estratégicas da viagem. Por isso, priorize zonas walk-to-work, que permitam que o executivo se desloque a pé até os escritórios ou locais de reunião. Isso economiza tempo, evita o estresse do trânsito e aumenta a produtividade.

No entanto, essa escolha precisa levar em conta a segurança. Pesquise as áreas mais seguras e com melhor infraestrutura de serviços. Bairros como Itaim Bibi e Jardins, em São Paulo; Ipanema e Leblon, no Rio de Janeiro; ou Batel, em Curitiba, são exemplos de regiões que oferecem segurança, boas opções de restaurantes e acesso facilitado a centros de negócios.

Alimentação

Apresentar a cultura local por meio da gastronomia é uma ótima forma de acolher o executivo. Indique restaurantes próximos ao hotel ou ao escritório que ofereçam opções de alimentação seguras e de alta qualidade, e oriente sobre os costumes locais — como a taxa de serviço (10%) já inclusa na maioria dos restaurantes, e o fato de que a água da torneira não é potável na maior parte das cidades.

Brand safety e privacidade

A segurança de um executivo em viagem corporativa é uma responsabilidade compartilhada, que abrange tanto a proteção física quanto a privacidade de dados.

Em relação à segurança pessoal, repasse orientações básicas, como evitar áreas de risco, não exibir objetos de valor em público e manter atenção aos arredores.

Quanto à proteção de dados, oriente o executivo a evitar redes Wi-Fi públicas. Recomende o uso de VPN para acessar a rede corporativa e destaque a importância de manter informações confidenciais em dispositivos protegidos.

Dicas extras

Pequenas ações podem transformar a experiência do executivo e demonstrar um nível de cuidado que fortalece a imagem da sua empresa.

Uma breve lista de "o que fazer e o que não fazer", por exemplo, pode evitar mal-entendidos. Explique que, no Brasil, o aperto de mão é comum em reuniões de negócios, mas entre colegas é habitual cumprimentar com abraços ou beijos no rosto. 

Comente também sobre a pontualidade, o uso de gírias, o tom informal das conversas e outros aspectos culturais.

Para estadias mais longas, considere oferecer aulas de português básico. Conhecer frases simples como "bom dia", "por favor" e "obrigado" pode melhorar a interação do executivo com a cultura local e demonstrar um cuidado extra com o seu bem-estar.

Outra prática recomendada é designar um "mentor" ou ponto de contato local. Essa pessoa pode ser alguém da equipe que se disponibilize a almoçar com o executivo, apresentá-lo a colegas e ajudá-lo com dúvidas do dia a dia, como onde comprar determinado item ou como funciona o transporte público na região.

Por fim, considere preparar um kit de boas-vindas, incluindo itens como chip SIM local, adaptador de tomada, guia impresso com informações da região e amenidades como snacks e água.

Essas ações, quando aplicadas, demonstram que sua empresa está atenta a cada detalhe da jornada do executivo, garantindo não apenas uma viagem produtiva, mas também uma experiência cultural e pessoal positiva.

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